Raamatupidamisprogrammi vali hoolikalt, sest see on tähtis pikaajaline otsus kogu sinu ettevõttele. Sobivat tarkvara on lihtne kasutada, see aitab säästa aega, vähendada vigu ja parandada finantsjuhtimist. Siiski tehakse valikul mõnikord vigu, mille parandamine võib hiljem osutuda kulukaks ja aeganõudvaks.
Vaatame lähemalt, millega ettevõtjad raamatupidamisprogrammi valikul kõige enam mööda panevad. Katsu sina neid vigu vältida!
- Sa ei tea täpselt, mida sul vaja on.
Üks levinumaid vigu on oma ettevõtte vajaduste ebapiisav analüüs enne tarkvara valimist. Erinevad ettevõtted vajavad erinevaid funktsioone, seega on oluline kaardistada täpselt, mida just sinu ettevõte vajab. Kas on vaja laohaldust? Kas kasutate mitut valuutat? Kas palgaarvestus on keeruline? Ilma põhjaliku vajaduste analüüsita on suur tõenäosus, et valid programmi, mis ei vasta ettevõtte nõudmistele.
- Võtad pikemalt mõtlemata turu kõige odavam pakkumise!
Odav hind on muidugi ahvatlev, kuid väga sageli on madalal hinnal mingi põhjus – kas programm või olla puuduliku funktsionaalsusega või ei pakuta sellele korralikku kliendituge. Pane tähele, et oluline pole valida mitte kõige odavam pakkumine, vaid leida parim hinna ja kvaliteedi suhe, arvestades sinu ettevõtte vajadusi ja tulevikuplaane. Kallim programm võib pikaajalises perspektiivis osutuda tasuvamaks, kui see aitab vältida vigu ja parandab efektiivsust.
- Vaatad mööda koolitus- ja kasutajatoest.
Sinu ettevõtte töötajatel võib uue raamatupidamisprogrammiga töötamiseks vaja minna koolitust. Sellepärast on oluline valida programm, mis pakub piisavat koolitust ja tuge. Ilma piisava toeta võivad programmis jääda teatud funktsioonid kasutamata või osutub programmiga töötamine keeruliseks ja aeganõudvaks.
- Unustad ära integreerumise teiste tarkvaradega.
Tänapäeva ettevõtted kasutavad sageli mitmeid erinevaid tarkvarasüsteeme, nagu CRM, e-kaubandusplatvormid ja palgaarvestussüsteemid. Raamatupidamisprogramm, mis ei integreeru sujuvalt juba olemasolevate süsteemidega, võib tekitada lisatööd ja vigu andmete sünkroonimisel. Enne ostu veendu kindlasti, et valitud programm on ühilduv teiste ettevõttes kasutatavate süsteemidega.
- Kardad pilvepõhiseid lahendusi ja igaks juhuks väldid neid.
Paljud ettevõtted eelistavad endiselt kasutada lokaalseid lahendusi pilvepõhistele, sest kardavad andmete turvalisuse ja ligipääsetavuse pärast. Siiski pakuvad pilvepõhised lahendused mitmeid eeliseid, nagu automaatsed uuendused, kaugjuurdepääs ja madalamad infrastruktuurikulud. Pilvepõhiste lahenduste turvalisus on viimastel aastatel oluliselt paranenud, seega tasub kaaluda ka neid võimalusi.
- Sa ei võta arvesse tulevikku!
Iga ettevõte kasvab ja areneb, seega peab ka raamatupidamisprogramm olema piisavalt paindlik ja skaleeritav, et vastata tuleviku vajadustele. Tarkvara, mis täna tundub ideaalselt sobiv, võib ettevõtte kasvades mõne aasta jääda ajale nii jalgu, et sul on vaja jälle uut programmi hakata juurutama. Et nii ei läheks, vali lahendus, mis võimaldab lihtsalti lisada uusi funktsioone ja kasutajaid.
Ükskõik millega sinu ettevõte tegeleb, on raamatupidamisprogrammi valimine iga ettevõtte jaoks strateegiline otsus, mis mõjutab ettevõtte finantsprotsesside tõhusust ja täpsust. Ära tee kiirustatud valikuid ja katsu vältida eelpool kirjeldatud levinud vigu.
