Raamatupidamistarkvara valik on ettevõtte jaoks kriitiline otsus, mis mõjutab ettevõtte finantsprotsesside tõhusust ja täpsust. Vale valik võib põhjustada tõsiseid probleeme, sealhulgas andmete kaotsiminekut, aruandluse ebatäpsust ja koguni suuremaid kulusid. Selles blogipostituses käsitleme levinumaid vigu, mida tehakse raamatupidamistarkvara valimisel ja jagame nõuandeid nende vältimiseks.
- Vajadused jäetakse piisavalt kaardistamata
Lihtsamalt öeldes jäetakse paika panemata, millist tarkvara vaja oleks. See on üks suuremaid vigu, mida ettevõtted ikka teevad. Tihti keskendutakse tarkvara üldistele funktsioonidele ja unustatakse spetsiifilised nõudmised, nagu eripärased aruandlusvormid, integreerimisvõimalused teiste süsteemidega või maksuarvestuse erinõuded.
Kuidas vältida: Koosta põhjalik nimekiri kõigist funktsioonidest ja nõuetest, mida sinu ettevõte vajab. Kaasa arutelusse raamatupidajad ja teised olulised töötajad, kes hakkavad tarkvaraga tööle ja kes oskavad välja tuua ettevõtte spetsiifilised vajadused.
- Valitakse liialt keeruline tarkvara
Mõnikord valitakse tarkvara on liiga keeruline ja selles leidub funktsioone, mida tegelikult ei ole vaja. See võib viia olukorrani, kus töötajad ei suuda tarkvara tõhusalt kasutada, mis omakorda põhjustab vigu ja ajakulu.
Kuidas vältida: Hinda hoolikalt, millised funktsioonid on ettevõttele päriselt vajalikud. Vali tarkvara, mis on piisavalt lihtne, et meeskond saaks seda hakata kasutama ilma ulatusliku väljaõppeta. Samas peab tarkvara olema piisavalt võimas, et rahuldada ettevõtte peamisi vajadusi.
- Eelarve ja kulude alahindamine
Raamatupidamistarkvara maksumus ei piirdu sageli ainult litsentsitasudega. Täiendavad kulud võivad hõlmata kasutajatoe teenuseid, täiendkoolitusi, tarkvara uuendusi ja integratsioonikulusid.
Kuidas vältida: Koostage detailne eelarve, mis sisaldab kõiki võimalikke kulusid, mitte ainult esialgset tarkvara ostuhinda. Küsige tarkvara pakkujalt selgeid vastuseid kõikide võimalike lisakulude kohta.
- Tarkvaral on turvalisuse probleemid
Finantsandmed on tundlikud ja nõuavad kõrget turvalisuse taset. Vale tarkvara valik, millel puuduvad piisavad turvameetmed, võib viia andmelekkeni ja edasi juba ettevõtte maine kahjustamiseni.
Kuidas vältida: Veendu, et valitud tarkvara vastab kõikidele kaasaegsetele turvanõuetele. Kontrolli, kas tarkvara pakub krüpteeritud andmesidet, regulaarselt uuendatavaid turvapaikasid ja andmete varundamise võimalusi.
- Tarkvara ei ühildu teiste tarkvaradega
Tänapäeva ärikeskkonnas on oluline, et raamatupidamistarkvara saaks sujuvalt integreerida teiste kasutusel olevate süsteemidega nagu CRM, ERP ja palgaarvestuse tarkvara. Ilma integratsioonita võib tekkida vajadus andmete käsitsi sisestamise järele, mis on ajakulukas ja veaohtlik.
Kuidas vältida: Kontrolli enne ostu, kas tarkvara suudab integreeruda ettevõtte teiste süsteemidega. Küsi müügiesindajalt konkreetseid näiteid ja soovitusi, kuidas integratsiooniprotsess läbi viiakse.
- Klientide tagasisidet ignoreeritakse
See on hästi levinud viga, mida teevad paljud ettevõtted – nad jätavad tähelepanuta klientide ja teiste kasutajate tagasiside tarkvara kohta. Tea, et see tagasiside võib anda väärtuslikku teavet tarkvara tugevuste ja nõrkuste kohta, mida ei pruugita mainida ametlikes kirjeldustes.
Kuidas vältida: Loe hoolikalt klientide arvustusi ja otsi foorumeid või sotsiaalmeedia gruppe, kus tarkvara kasutajad oma kogemusi jagavad. Võta arvesse nii positiivseid kui ka negatiivseid kommentaare.
Raamatupidamistarkvara valimine on ettevõtte töös strateegiline ja pikaajalise mõjuga otsus, mis vajab hoolikat läbimõtlemist ja planeerimist. Väldi ülalkirjeldatud puudusi ja võta aega oma ettevõtte vajaduste põhjalikuks analüüsimiseks. Vajadusel küsi nõu ning tutvu Standard Booksi pakutava lahendusega!
