Kolimine, isegi kehvemast korterist uuemasse ja uhkemasse, on enamasti üks stressirohkem tegevus. Tuleb ju kõik asjad ühest kohast teise viia ja neile oma koht leida ja siis uue paigutusega harjuda. Lisaks veel läbi mõeldult sorteerida, mida kaasa võtta ning mida ära visata.
Täpselt samamoodi võib firma juhtkonna ja raamatupidaja stressitase tõusta juba raamatupidamisprogrammi vahetust mainides, rääkimata andmetega päriselt “kolimisest”.
Õnneks saab ka äritarkvara migratsioonile läheneda läbimõeldult ja organiseeritult – kaks märksõna, mida ka järgmine kord korterit või maja vahetades meeles tasub pidada.
Mõtle, kaardista ja alles siis otsusta
Igale raamatupidajale meeldiks, kui kõik firma numbritega seonduv info koonduks ühte programmi.
Paljudes ettevõtetes kasutatakse aga erinevaid tarkvarasid nii müügi-, lao- ja palgaarvestuse kui ka logistika jaoks. Õnneks on üha enam ettevõtjaid ja raamatupidajaid hakanud taipama, et majandada saab ka palju efektiivsemalt.
Esimese asjana tuleks uuele tarkvaralahendusele mõeldes kaardistada selgelt ära ettevõtte vajadused. Milliseid programme on vaja ja mida uus tarkvara pakkuma peaks?
“Kui raamatupidaja tahab tõesti näha kõiki andmeid ühes kohas, peab uus tarkvara võimaldama liidestust kõigi allesjäävate programmidega,” räägib äritarkvarade arendaja Excellent Business Solutions Eesti ASi vanemkonsultant Kristel Tohver.
Ta toob näiteks, et suuremate ettevõtete raamatupidajad ei kujuta täna enam ettegi, kui nende tarkvara automaatselt arveid vastu ei võtaks või sel puuduks liidestus pankadega, sest need funktsioonid hoiavad oluliselt kokku tööaega. Nüüd on aeg ka pisematel firmadel sinnapoole liikuda.
Kui vajadused on kaardistatud, tuleb hakata võrdlema erinevate programmide võimalusi. Parima ülevaate saab mõistagi suheldes. Küsi arvamust teistelt, oma ettevõttega sarnase profiiliga firmade kasutajatelt, ja küsitle programmide müügiinimesi.
Anna endale õppimiseks aega
Iga muutusega tuleb kohaneda ning selleks võiks endale ja töötajatele aega anda. Demoversioonide katsetamine ja koolitused on raamatupidamistarkvara vahetades kindlasti koht, kust ei maksa kokku hoida.
„See on investeering tulevikku, mis hoiab edaspidi kokku ettevõtte aega ja raha. Palju hullem on, kui programmi kasutajad ei oska seda õigesti kasutada ja kulutavad liiga palju aega jalgratta leiutamisele. Lisaks võivad oskamatusest ja teadmatusest tehtavad vead tuua kaasa konkreetse kahju.” Samuti rõhutab Tohver, et uut raamatupidamisprogrammi valides tuleks kindlasti jälgida seda, milline on nende klienditugi.
“Klient peab saama abi nii e-kirja kui ka telefoni teel, lisaks võiks tarkvara pakkuva firma kodulehel olla põhjalik korduma kippuvate küsimuste rubriik, kust saab ka iseseisvalt vastuseid otsida.”
Mõtle läbi, mis andmeid tahad kaasa tuua
Kui programm on valitud, demoversioon katsetatud ning koolitused läbitud, algab andmete ületoomine uude süsteemi. Lihtsalt käib staatiliste registrite nagu klientide, kontaktide, objektide ja kontode andmete ületoomine.
Keerulisem on lugu ostu- ja müügiarvete importimisega – nende puhul on mõttekam tegeleda lähiajalooga ning jätta vanemad andmed lihtsalt arhiivi. Uuele programmile üleminek annab ettevõttele ka võimaluse oma infobaasi korrastada ning vananenud ja mõttetuks muutunud teabe likvideerida.
Millal on tarkvara vahetamiseks parim aeg?
Tohver märgib, et ühest küljest võiks see olla aastavahetus, et alustada aastat uue programmiga, puhtalt lehelt, ent teisalt on harilikult aastavahetus raamatupidajatele kõige kiirem aeg.
„See on aeg, kus tehakse aastaaruandeid, mõeldakse välja uusi kampaaniaid, samas on teatud hulk inimesi puhkamas. Selles valguses võiks tarkvara vahetamisele mõelda pigem sel ajal, kui on rahulikum periood, audiitorid on käinud, aastaaruanded esitatud ning saab keskenduda jooksvale tööle.”
Olenevalt tegevusalast soovitab ta tarkvara vahetamise ajaks aega, kui tööd on vähem, õhkkond rahulikum ning töötajad on valmis pühenduma uutele asjadele.
„Elu on näidanud, et alati on inimesi, kes ei taha muudatusi ega uute asjadega kaasa minna. Samas kui nähakse, et uus programm täidab oodatud vajadusi, lihtsustab tööd ning teeb inimeste eest ära tüütut „käsitööd”, ollakse palju avatumad. Need võivad raamatupidajate puhul olla näiteks automaatsed pangalaekumised, liidestus veebipoega või topelt-andmesisestuse vältimine.”
Kolm olulist sammu tarkvara vahetusel:
- Tee enda jaoks selgeks, mida ettevõtte töötajad vajavad, siis on lihtsam teha tarkvarade vahel valikut.
- Kui programm tundub ootustele vastavat, küsi müügiesindajaga kohtumist ja lase tal tarkvara endale põhjalikult demonstreerida. Küsi eriti just nende vajaduste ja funktsioonide kohta, mida enda töös enim kasutad.
- Ole valmis uute asjade õppimiseks! Ja võta selleks aega, sest üleöö ei saagi kõike iga tarkvara kohta teada.
