Selleks, et iga ettevõtte äritegevus kulgeks sujuvalt ja takistusteta, on hea, kui kogu ettevõtte töö ja suhtlus toimub ühes tarkvaras, mis sisaldab endas CRMi ehk kliendihaldust. Iga ettevõtte üheks tähtsaimaks ressursiks on aeg ja tarkvara, mis koondab kõik kliendihaldusega seonduva info ühte kohta tagab kiirema infovahetuse nii ettevõtte sees kui väljas.
CRM tagab selle, et kogu info klientide, tehingute ja plaanide kohta on töötajatele kiiresti kättesaadav ja kergesti hallatav. Nii saab ettevõte klientidega suhelda personaalselt ja vahetult. Mida tõhusam on suhtlus klientidega, seda paremini mõistab teenusepakkuja kliendi soove ja vajadusi ja oskab pakkuda igale kliendile sobivaimat lahendust.
360-kraadine ülevaade kliendist
Kui ettevõtte tööjaotus on üles ehitatud nii, et kogu klientidega seotud teadmised on ühe-kahe töötaja vastutada, on see tegelikult ettevõtte seisukohast riskantne. Mis saab siis, kui vastutav töötaja haigestub, läheb puhkusel või lahkub ootamatult töölt? See tähendab, et klientide haldamine ja sellega seotud teadmised tuleb kiiresti edasi anda järgmisele töötajale, mis aga võib ajakulu tõttu ajutiselt klienditeeninduse rivist välja lüüa.
Seepärast on ettevõtte äritegevuse seisukohast märksa turvalisem, kui kogu info kliendiprofiilide kohta on ühes kohas olemas ja lihtsalt hallatav. Siis ei oma tegelikult tähtsust, kes klienti teenindab, sest pärast kliendi tuvastamist, leiab teenindaja süsteemist kogu vajaliku info – arved, toimingud, kokkulepped, plaanid ja varasemad tehingud. CRM annabki ettevõttele kliendist 360-kraadise ülevaate ning võimaldab teda teenindada parimal võimalikul viisil.
Info ühes süsteemis säästab aega
Kui kliendihaldus on integreeritud ülejäänud äritarkvaraga, siis ei ole ettevõttel tarvis teisi andmebaase ega programme kasutada. Nii ei pea töötajad andmeid mitu korda sisestama, sest kogu vajalik teave on süsteemselt ühes kohas olemas. See muudab kiiremaks suhtluse klientidega, aga säästab ka aega selle arvelt, et info liigub kiiremini ka ettevõtte sees. Tänu sellele on ettevõtte erinevad osakonnad üksteisega paremini kontaktis ning saavad sujuvamalt koostööd teha.
Ülevaatlik ajalugu ja selged tööprotsessid
Kliendihaldustarkvarasse saab märkida kõik tööülesanded, sündmused ja kohtumised, mis on seotud klientide, müügikontaktide või teenindus- ja erinevate kokkulepetega. Üles märgitud tegevused ja sündmused on ettevõtte töötajatele nähtavad ning neid saab vajadusel muuta ja täiendada.
See aitab ettevõttel kogu tööl paremini silma peal hoida ning annab ülevaate tööplaanidest, kliendisuhtlusest ja tööülesannete täitmisest. Tarkvaras saab erinevaid tööülesandeid koordineerida, kooskõlastada ja vajadusel ka delegeerida. Samuti annab see hea ülevaate sellest, kui kaua kulus mõne ülesande täitmiseks aega.
Klientide kategoriseerimine
CRMis saab kliente erinevate kategooriate põhjal gruppidesse jaotada ning erinevatele gruppidele massipostitusi ja teateid suunata. Kategooriate põhjal on kliente märksa lihtsam hallata ning selline jaotus võimaldab ettevõttel klientidega seotud tegevus paremini analüüsida.
Kliendihaldus pakub erinevate kliendigruppide kohta aruandeid, mis annavad parema ülevaate klientide käitumisest ja valikutest. Aruandlusest tulevad välja erinevate kliendigruppide eelistused ja ostud ning selle põhjal saab ettevõte oma äritegevust paremini planeerida. Nii teavad ettevõtte müügiinimesed ja projektijuhid, millele rõhku panna ja kuidas teenuste kvaliteeti parandada.
Müügiprotsesside jälgimine
Heas tarkvaras on oluline roll ka müügitorul. See jaguneb vastavalt kasutaja soovile veergudeks ehk faasideks. Näiteks võivad esimeses veerus olla kliendid, kellega on esimene kontakt tehtud ja vaja edasi suhelda. Kui pakkumine on tehtud, tõstetakse klient järgmisse ehk ooteveergu. Kui ettemaksuarve on tehtud, saab kliendi taas edasi tõsta.
Seejuures saab müügitorus märkida oma järgmisi tegevusi erinevate värvidega: halli märkega klientidega tuleb ühendust võtta tulevikus, rohelistega täna ning punastega tuli suhelda eile. See funktsioon lihtsustab oluliselt müügiprotsesside jälgimist.
Hea CRM programm võimaldab:
- näha klientidest täielikku ülevaadet ja leida kiirelt vajalikud andmed;
- hoida end kursis kliendi ajaloo, vajaduste ja hetkeseisuga;
- väljastada klientidele tehtud töö eest arveid;
- saata e-kirju, meeldetuletusi ja talletada dokumente;
- hoida kokku aega, sest kogu kliendiinfo on ühes süsteemis olemas;
- hoida ettevõttesiseselt klientide info kogumiseks ühist süsteemi, mis tagab ka töötajate vahetumisel või eemalolekul järjepidevuse;
- pärida kliendiandmeid otse Inforegistri andmebaasist, mis hoiab need alati ajakohasena;
- hallata kalendrit ja olla kursis ka kolleegide tegemistega;
- jälgida müügiprotsesse.
- jpm
