E-arvetest on juttu olnud aastaid ning eriti aktuaalseks muutus see eelmise aasta 1. juulist, kui avalikule sektorile sai saata arveid vaid e-arvete kujul ning tänu sellele on e-arvete osakaal oluliselt tõusnud.
Mis ikkagi on e-arve?
Kõigepealt tuleb selgeks teha, mis üldse on e-arve. E-posti teel liikuv arve ei ole e-arve ning PDF-arve ei võrdu XML formaadiga, sest nende kahe formaadi pakutavad võimalused on väga erinevad.
PDF formaadis arved on sisuliselt arvutiekraanilt vaadatavad paberlehed, kuid e-arve on digitaalne arve, mis liigub ühest infosüsteemist teise. Näiteks ühe ettevõtte äritarkvarast teise ettevõtte tarkvarasse või eraisiku internetipanka.
E-arveid võiksid kasutada kõik ettevõtted
Sellised ettevõtted, kelle partneriks on avalik sektor ehk riik, peavad oma töös kasutama e-arveid. Eraettevõtetel on arvetega majandamises küll rohkem vabadust, aga tegelikult liigub kogu maailm e-arvete poole, kuna seeläbi muutub arveldamine lihtsamaks ning vähendab töökoormust.
E-arved on mõeldud kõikidele ettevõtetele – nii mõne töötajaga kui ka väga suured ettevõtted saavad e-arvete abil säästa aega ning vähendada töökoormust. See on universaalselt ahvatlev võimalus, sest mida lihtsam ja kiirem on arvete saatmine, vastuvõtmine ja maksmine, seda sujuvam on ettevõtete töö, omavaheline suhtlus ning koostöö.
E-arved muudavad töö sujuvamaks
E-arve suurim eeliseks on, et arve saatmine ja vastuvõtmine ei eelda eraldi tööd, kuna infosüsteemid teevad selle inimeste eest ise ära. Samuti näevad ettevõtted reaalajas ülevaadet finantstoimingutest. Kuna e-arvete puhul ei pea arveid erinevatesse süsteemidesse käsitsi sisestama, on märkimisväärselt väiksem võimalus teha andmete sisestamisel vigu.
Arve saatja ei pea e-arve puhul muretsema, kas arve ikka läks teele ning kas see ka kohale jõudis, sest arve liikumine on süsteemis jälgitav. Maksmine käib ühe liigutusega ning arve saaja võib teha püsimakselepingu, mis tähendab, et ettenähtud kuupäeval toimub arve maksmine automaatselt.
Kuidas näeb välja e-arvete saatmine?
Selleks, et saata e-arve, on tarvis sõlmida e-arvete operaatoriga leping. Eestis on selleks mitu valikut ning kõikide operaatorite infosüsteemid on omavahel ühenduses. See tähendab, et ühe operaatori kliendi e-arve jõuab otse teise operaatori kliendini. Samuti on võimalik valida, kas soovitakse arve saata e-arvena infosüsteemi, e-posti aadressile või paberil postkasti.
E-arve saatmiseks tuleb koostada äritarkvaras arve, mis jõuab operaatori vahendusel teise ettevõtte äritarkvarasse ning arve saaja saab arve ühe nupuvajutusega maksmisele saata. Äritarkvara pakkujate ülesanne on tegeleda järjepidevalt kasutajamugavuse suurendamisega, et e-arvete saatmine ja vastuvõtmine kulgeks võimalikult lihtsalt ja mugavalt. Samuti on eesmärk võimaldada laia operaatorite võrgustikku, et klient leiaks just endale sobiva teenusepakkuja.
Operaatorite valik
Eestis on mitmeid operaatoreid – Omniva, Fitek, Envoice, Telema jt. Standard Booksi äritarkvara arendajad on oma töös arvestanud klientide tagasisidega ning kui 2015. aastal oli valikus vaid üks operaator, siis 2020. on neid neli. Nii saavad kliendid valida endale sobivaima operaatori ning äritarkvara tagab e-arvete genereerimise ja kohaletoimetamise iga operaatoriga.
Seadista ja kasuta
Kui operaator valitud ja leping sõlmitud, tuleb seadistada äritarkvara e-arveid saatma ja vastu võtma. Vastava unikaalse aktiveerimisvõtmega seotakse Standard Books e-arve operaatoriga ning e-arved saavadki hakata liikuma.
E-arved lihtsustavad oluliselt ettevõtja ja raamatupidaja elu, vähendades töökoormust ning tagades veatu arvete liikumise. Seda eriti neil ettevõtetel, kes saadavad iga päev välja kümneid ja sadu arveid ning lõppude lõpuks on e-arvete puhul väga raske leida ratsionaalsust põhjust, miks peaks nende kasutuselevõttu edasi lükkama.
E-arve suurimad plussid
- E-arve hoiab kokku tööaega, mida saab kasutada mõistlikumalt
- E-arve hoiab ära inimlikud eksimused
- E-arve annab ettevõttele võimaluse saada ülevaate finantsseisust reaalajas
