Ettevõtte toimimise lahutamatu koostisosa on raamatupidamistarkvara, mis teeb nutikalt ära palju aeganõudvat käsitsitööd, kasvab ja areneb koos sinu ettevõttega ning ühildub sujuvalt teiste äris kasutatavate tarkvaradega. Vaatame lähemalt, kuidas leida oma ettevõttele kõige sobivam raamatupidamistarkvara.
Raamatupidamistarkvara valik on otsus, mida tehakse tavaliselt pikka perspektiivi silmas pidades. Väga sageli kasutab ettevõte sama raamatupidamistarkvara aastaid või lausa aastakümneid ning tarkvara välja vahetamine on viimane asi, mida ettevõtja teha tahab. Seda enam tasub raamatupidamistarkvara valimisel olla hoolikas ja tähelepanelik ning kaaluda asja iga külje pealt.
Turul pakutakse mitmeid raamatupidamistarkvarasid. Kuidas neid enda jaoks paremuse järjekorda seada ning kuidas saada aru, et just sinu ettevõttele see tarkvara sobib?
Siin on mõned põhimõtted, millele võiksid tähelepanu pöörata:
Tarkvara peab olemas mugav kasutada. Hea raamatupidamistarkvara on loogiline ja lihtne kasutada. Tarkvara kasutamisega saab hakkama ilma suuremalt vaeva nägemata, sest selle ülesehitus ja toimimine on loogiline.
Tarkvara on funktsionaalne ja automaatne. Raamatupidamistarkvara peaks pakkuma kõiki raamatupidamises vajalikke funktsioone nagu arvete koostamine, maksuarvestus, palgaarvestus, varude haldamine ja finantsaruandlus. Mida enam võimaldab tarkvara raamatupidamist automatiseerida, seda parem, sest automatiseerides vähendad vigade riski, mis võivad tekkida käsitsi andmeid sisestades.
See ühildub kõigi teiste äris kasutatavate süsteemidega. Hea raamatupidamistarkvara integreerub sujuvalt teiste äris kasutatavate süsteemidega nagu näiteks e-poe platvormid jms, Nii on tagatud andmete ühtsus ning välditakse aeganõudvat ja topelttööd.
Tarkvara kasvab koos sinu ettevõttega. Tarkvara peab olema suuteline kohanema sinu ettevõtte arenemisega. Nagu näiteks laienemine uutele turgudele, klientide arvu kasvamine või uute toodete loomine. Ettevõtjana on sulle ülimugav, kui tarkvara tuleb muutustega toime ning sa ei pea iga kord kui ettevõtte arengus toimub hüpe või laienemine hakkama juurutama uut võimsamat raamatupidamistarkvara.
Turvalisus on tasemel. Ettevõtte finantsandmed on äärmiselt tundlikud ning kindlasti viimane asi, mis võiks sattuda kurjadesse kätesse. Sellepärast ongi väga oluline, et raamatupidamistarkvara oleks turvaline. Turvalisusel on mitu aspekti: andmete krüpteerimine, regulaarsed turvaaukude kontrollimised ja usaldusväärne andmete varundamine.
Igakülgne kasutajatugi küsimuste ja probleemide korral. Hea tarkvarapakkuja toetab tehniliste küsimuste ja probleemide korral ning pakub regulaarseid uuendusi tarkvara parendamiseks. Samuti korraldavad paljud tarkvarapakkujad kasutajakoolitusi, kus saab häid nõuandeid, kuidas tarkvara enda heaks veelgi paremini tööle rakendada.
Enne lõplikku otsustamist kaalu erinevaid tarkvarasid.
Millist tarkvara su ettevõttel ikkagi vaja on? On palju lihtsam midagi valida, kui tead, mida sul täpselt vaja on. Ehk – tee põhjalik ja detailne nimekiri sellest, milliseid funktsioone su ettevõtte raamatupidamine vajaks. Arvesta ka ettevõtte laienemise ja tulevikuplaanidega.
Pane eri tarkvarad võrdluses kõrvuti. Võrdle kõrvuti nende pakutavaid funktsioone, hinda, kasutajatuge ning kasutajate tagasisidet.
Proovi demoversiooni. Enamik tarkvarapakkujad võimaldavad proovida demoversiooni. See on suurepärane võimalus päriselt järgi proovida, kas raamatupidamistarkvara võiks sobida sinu ettevõttele.
Uuri, mida arvavad kasutajad ja spetsialistid. Kui kõik tarkvarad tunduvad võrdselt head, tasub nõu küsida ka mõnelt IT-asjatundjalt või hoopis raamatupidajalt, kes tarkvaraga igapäevaselt töötab. Igapäevane kasutaja näeb sageli nüansse, mida märkabki ainult tarkvaraga pikaajaliselt töötades ja sellist kasutajalt saadav info on väga väärtuslik.
Ükskõik millise raamatupidamistarkvara kasuks lõpuks otsustad, on see otsus ettevõtte seisukohalt väga kaalukas. Ettevõtte vajadustele hästi vastav raamatupidamistarkvara teenib sinu äri aastaid ja aitab kokku hoida väga palju töötunde ning eurosid.
Seega – milline raamatupidamistarkvara siiski valida? Loe lähemalt, miks just Standard Booksi raamatupidamistarkvara on raamatupidajatele suurepärane valik!
