Kodukontoris töötamine on uus reaalsus. Viiruse saabudes püüti esialgu distantsilt töötamise ja kontaktide vältimisega lihtsalt selle levikut tõkestada. Tänaseks on paljud leidnud, et tegelikult polegi vahet, kas töö käib kontoris või kodus, asjad sujuvad ühtviisi hästi mõlemal moel.
Nii ongi paljud ettevõtjad ja töötajad, kel tööandjaga kokkulepe olemas, endale kodukontori sisse seadnud. Kaasaegne äritarkvara on ükskõik millisest maailma nurgast tööprotsessi juhtimise ning dokumentide ja töövoo haldamise äärmiselt lihtsaks teinud. Vaja läheb vaid toimivat internetiühendust.
Juhul kui ettevõtja töötab kodukontoris võiks mõelda sellele, et osa koduga seotud jooksvaid kulusid on võimalik firma kaudu kompenseerida.
Proportsioon
Kodukontoriga seotud kulud peavad olema ettevõtlusega seotud, kui korterist või majast on kasutusel osa isiklikuks otstarbeks ja osa ettevõtluseks, siis tuleb leida proportsioon.
Proportsiooni aluseks võib olla pindala suhe, kui suur osa on ettevõtluses kasutatav ja milline isiklikuks tarbeks olev osa. Seda võib ka ajaliselt määratleda, et kui suures ulatuses toimub ettevõtlusega tegelemine ja mil määral isiklik. Kui proportsiooni määramine on keeruline, siis on aktsepteeritav ka pool ja pool määratlus, st 50% on ettevõtluseks ja 50% on isiklikus kasutuses. Kindlasti tuleks vastavad proportsioonid ka kirjalikult fikseerida.
Toome näite – kolmetoaline korter, millest üks tuba on sisustatud kontoriks. Korteri pindala on kokku 40 m2, kontorina kasutatav tuba 10m2, siis on keskmiselt neljandiku kulude ettevõtte kuludena näitamiseks õigustatud.
Kui ettevõtja otsustab oma kodus olevat ühte tuba kodukontorina rentida, siis tuleb jälgida, et rendihind oleks turuhinnas. Selgi juhul on oluline vaadata, et renditud ja isiklikus kasutuses oleva pinna proportsioon oleks mõistlik. Kui rendihind on turul kehtivast erinev, siis maksustatakse tehingu hinnavahe erisoodustusena. Renditulu on maksustatav tulu, millelt tuleb tulumaks kinni pidada.
Kui tegemist on ainult kulude osalise kompenseerimisega, siis see ei ole eraisiku jaoks maksustatav tulu. Siinkohal peab tähelepanu juhtima sellelegi, et üürikorteri üüri mingi osa kompenseerimine on võrdeline üüri endale maksmisega, mille puhul läheb see ikkagi maksustamisele.
Kommunaalkulud
Kodukontoris töötamisel saab ettevõtte kuludesse kanda vaid neid kulusid, mis seonduvad kodu kasutamisega töö tegemiseks. Selliste kulude kandmist töö tegemiseks ei käsitleta eluasemekulude katmise ja erisoodustusena. Kulude proportsioon peab olema põhjendatud ja kantavad kulud dokumentaalselt tõendatud.
Näiteks oleks tõenäoliselt õigem kajastada veekuludest ettevõtlusega seotud kuluna väiksem osa kui neljandik, kaabel-TV kulu ja ühistu kogutav laenumakse hoopiski ettevõtte kuludest välja jätta. Seevastu internetikulust võib ettevõtte arvele kanda pool. Täpne arvestus näitab ka maksuametnikule, et ettevõtja on korrektselt kulusid hinnanud.
Vormistamine
Ettevõte võib vastava osa kuludest nii otse omalt arvelt maksta kui kodu omanikule kompenseerida. Tavaliselt tehakse selleks lihtne üheleheküljeline leping, kus kirjas, millised kulud kompenseeritakse ja millises ulatuses. Seejärel teeb korteri omanik (näiteks kord kuus) kuluhüvitisnõude, kuhu lisab vajalikud tšekid ja arved ning selle alusel saab ettevõttelt raha tagasi. Lisatud tšekkidele ja arvetele tuleks märkida kasutatav proportsioon ja lisada ettevõtte nimi ja aadress.
Kodukontoriga seotud kulude käibemaks
Käibemaksukohustuslasena registreeritud äriühing saab sisendkäibemaksu maha arvata kaupadelt ja teenustelt vaid siis, kui arve on suunatud äriühingule ja selle peal on äriühingu nimi. Kuludokumendiks sobib küll ka ettevõtja kui eraisiku poolt esitatud kuluhüvitisnõue, millele on lisatud eraisiku nimele väljastatud arved ja tšekid, aga ostukäibemaksu ettevõte neilt tagasi ei saa.
Juhul, kui korteriühistu on käibemaksukohuslane, saab ka nende väljastatud kommunaalkulude arvetelt proportsionaalselt käibemaksu tagasi küsida. Elektriarvetelt paraku käibemaksu tagasi ei saa. Telefoni- ja internetiarvete osas võib võimalusel vormistada lepingu ettevõtte nimele ning osa kuludest ettevõttele hüvitada või vormistada eraldi lepingud. Omaniku eluasemelaenu ja –intressikulusid hüvitada ei saa.
Riskid
Soovides kunagi korterit või maja müüa, tuleks mingil mõistlikul ajal enne müüki (Maksuamet on toonud oma juhendis näiteks kolm aastat, tõenäoliselt piisab ka aastast) lõpetada korteri ametlik kasutamine ettevõtluses. Tulumaksuvaba on müügist saadud tulu (müügihind – ostuhind – tehingukulud) eeldusel, et tegemist oli müüja peamise elukohaga. Maksuamet ütleb, et kui korterit kasutati näiteks kodukontorina, tuleb vastavas ulatuses saadud tulult tulumaks ära maksta.
Lisaks võib tekkida pigem filosoofiline küsimus, kas osaliselt kodukontorina kasutatava eluasemelaenuga soetatud korteri korral võib omanik laenuintressid 100% tagasi küsida või tuleks ka seal arvestada proportsionaalselt. Välja üüritud korteri laenuintressidelt tulumaksu tagasi ei saa.
