Raamatupidamistarkvara vahetamine on oluline otsus, mis võib mõjutada ettevõtte finantsjuhtimist ja efektiivsust. Samas on see ka otsus, mida kergekäeliselt ehk ei kiputa tegema,, sest harjunud tarkvara ja töövõtete väljavahetamine on tihti peale midagi sellist, mida üritatakse edasi lükata. Anname samm-sammult nõu, kuidas vahetada välja raamatupidamistarkvara.
Üleminekuprotsessi õige läbiviimine on tähtis, sest see väldib kaost, mis võib tekkida ühelt programmilt teisele üle minemisel, kui uue tarkvara juurutamine ei lähe päris nii nagu loodetud. Probleeme saab vältida ja raamatupidamine uues programmis jätkub tõrgeteta, kui oled valinud õige tarkvara ja teinud vajalikud ettevalmistustööd.
Hinda kõigepealt oma ettevõtte vajadusi
Enne uue raamatupidamistarkvara otsingutele asumist on oluline mõista oma ettevõtte vajadusi. Tasub mõelda järgmistele küsimustele:
- Milliseid funktsioone ettevõte praegu kasutab ja millistest funktsioonidest tunneb puudust?
- Kui palju kasutajaid vajab juurdepääsu tarkvarale?
- Kuidas peab tarkvara integreeruma teiste süsteemidega nagu pank, CRM või e-kaubandus?
- Milline on programmi vahetuse eelarve?
Uuri võimalusi
Turul on palju raamatupidamistarkvara pakkujaid ning leida võib väikestele ettevõtetele mõeldud lihtsaid lahendusi ja suurfirmadele sobivaid kompleksseid süsteeme. Uuri erinevaid võimalusi ja võrdle nende funktsioone, hinda ja kasutajasõbralikkust.
Proovi tasuta demoversioone
Enamik raamatupidamistarkvara pakkujaid pakuvad tasuta proovi- või demoversioone. Kasuta neid võimalusi, et testida tarkvara ja näha, kuidas see ettevõtte vajadustele vastab. Pööra tähelepanu kasutajaliidese lihtsusele, funktsioonide kättesaadavusele ja klienditoe kvaliteedile.
Planeeri üleminek korralikult
Kui oled leidnud sobiva tarkvara, on aeg planeerida üleminek. Seda tuleb teha hoolikalt ja asjad läbi mõelda, et tarkvara vahetus sujuks tõrgeteta. Üleminekul on mõned võtmekohad, millele tasub eriliselt tähelepanu pöörata.
Andmete üle kandmine on kindlasti üks sellistest äärmiselt olulistest etappidest. Koosta plaan, kuidas olemasolevad andmed uude süsteemi üle kanda. See võib hõlmata andmete eksportimist ja importimist, aga ka käsitsi sisestamist.
Uue programmi kasutajaid on tarvis kindlasti koolitada. Veendu,, et kõik kasutajad saavad vajaliku koolituse uue tarkvara kasutamiseks. Kasuta julgesti tarkvara pakkujate veebikoolitusi ja tugiteenuseid.
Enne kui lõplikult vanale süsteemile “head aega” ütle, testi uut süsteemi põhjalikult, et tuvastada ja parandada võimalikud probleemid ja vead.
Vali üleminekuks hea aeg
Vali üleminekuks sobiv aeg, eelistatavalt perioodil, mil raamatupidamistegevus on vähem aktiivne. Vii läbi lõplik andmete migreerimine ja alusta uue tarkvara kasutamist. Ole valmis lahendama ette tulevaid probleeme ja konsulteeri vajadusel tarkvara klienditoega.
Jälgi ja kohanda
Kui üleminek on toimunud, jälgi hoolikalt, kuidas uus tarkvara töötab ja kas see vastab ootustele. Kogu kasutajatelt tagasisidet ja tähelepanekuid ning tee vajalikud kohandused. Pidev jälgimine aitab tagada, et uus süsteem töötab tõrgeteta ja pakub maksimaalset väärtust ning funktsionaalsust.
Raamatupidamistarkvara vahetamine võib olla keeruline protsess, kuid korraliku planeerimise ja ettevalmistusega saab ülemineku teha sujuvalt ja tõhusalt. Õige ja ettevõtte vajadustele vastav raamatupidamistarkvara aitab optimeerida finantsprotsesse ja suurendada ettevõtte efektiivsust.
