Kuigi raamatupidajatele meeldiks, kui kogu numbritega seotud info oleks koondunud ühte programmi, on paljudes ettevõtetes kasutusel erinevad tarkvarad müügi, lao, palgaarvestuse ning logistika jaoks. Kui tunnete, et selline süsteem hakkab ettevõtte arengule jalgu jääma, on ehk aeg liikuda edasi ja leida lahendus, mis lihtsustaks nii raamatupidajate, ettevõtte juhtkonna kui ka töötajate tööd?
„Uuele tarkvaralahendusele mõeldes tuleks kõigepealt kaardistada ettevõtte vajadused – milliseid programme on tarvis ning mida võiks uus tarkvara pakkuda? Kuna raamatupidaja tahaks tõesti näha kõiki andmeid ühes kohas, peab uus tarkvara võimaldama liidestust kõigi allesjäävate programmidega,” ütleb äritarkvarade arendaja Excellent Business Solutions Eesti ASi vanemkonsultant Kristel Tohver.
Ta toob näiteks, et suuremate ettevõtete raamatupidajaid ei kujuta täna enam ettegi, kui nende tarkvara automaatselt arveid vastu ei võtaks või sel puuduks liidestus pankadega, sest need funktsioonid hoiavad oluliselt kokku tööaega. Nüüd on aeg ka pisematel firmadel sinnapoole liikuda.
Kui vajadused on kaardistatud, tuleb hakata võrdlema erinevate programmide võimalusi. Kõige parema ülevaate saab, kui küsida arvamust teistelt, oma ettevõttega sarnase profiiliga firmade kasutajatelt, ja küsitleda programmide müügiinimesi. Usaldust tekitavad tarkvarad, millel on palju kasutajaid, samuti on heal tarkvaramüüjal või -arendajal olemas korralik koduleht koos positiivsete kliendilugudega. Liiga keerulised või liiga palju tarbetuid funktsioone sisaldavad lahendused tasuks nimekirjast kohe maha tõmmata.
Mida suurema kliendibaasi ja töötajate arvuga klient, seda kauem võtab aega uue programmi kasutusele võtmine. Lisaks vajavad mõned ettevõtted vastavalt oma tegevuse spetsiifikale erilahendusi, mille arendamine võib võtta tarkvarafirmal lisaaega.
Koolitusse tasub investeerida
Kui programm on valitud, demoversioon katsetatud ning koolitused läbitud, algab andmete ületoomine uude süsteemi. Lihtsalt käib staatiliste registrite nagu klientide, kontaktide, objektide ja kontode andmete ületoomine. Keerulisem on lugu ostu- ja müügiarvete ning tšekkide importimisega – nende puhul on mõttekam tegeleda lähiajalooga ning jätta vanemad andmed lihtsalt arhiivi. Uuele programmile üleminek annab ettevõttele ka võimaluse oma infobaasi korrastada ning vananenud ja mõttetuks muutunud teabe likvideerida.
„Sellelt kulult, mis uue tarkvara kasutusele võtmisel koolituste alla pannakse, ei tasu kokku hoida,” rõhutab Tohver. „See on investeering tulevikku, mis hoiab edaspidi kokku ettevõtte aega ja raha. Palju hullem on, kui programmikasutajad ei oska seda õigesti kasutada ja kulutavad liiga palju aega jalgratta leiutamisele. Lisaks võivad oskamatusest ja teadmatusest tehtavad vead tuua kaasa konkreetse kahju.”
Siit tuleneb veel üks väga oluline punkt, mida tarkvarafirma osas jälgida: milline on nende klienditugi. Klient peab saama abi nii e-kirja kui ka telefoni teel, lisaks võiks tarkvara pakkuva firma kodulehel olla põhjalik korduma kippuvate küsimuste rubriik, kust saab ka iseseisavalt vastuseid otsida.
Mis on tarkvara vahetamiseks parim aeg?
Tohver märgib, et ühest küljest võiks see olla aastavahetus, et alustada aastat uue programmiga, puhtalt lehelt, ent teisalt on harilikult aastavahetus raamatupidajatele kõige kiirem aeg. „See on aeg, kus tehakse aastaaruandeid, mõeldakse välja uusi kampaaniaid, samas on teatud hulk inimesi puhkamas ja Eestist ära. Selles valguses võiks tarkvara vahetamisele mõelda pigem sel ajal, kui on rahulikum periood, audiitorid on käinud, aastaaruanded esitatud ning saab keskenduda jooksvale tööle.”
Olenevalt tegevusalast soovitab ta tarkvara vahetamise ajaks aega, kui tööd on vähem, õhkkond rahulikum ning töötajad on valmis pühenduma uutele asjadele. „Elu on näidanud, et alati on inimesi, kes ei taha muudatusi ega uute asjadega kaasa minna. Samas kui nähakse, et uus programm täidab oodatud vajadusi, lihtsustab tööd ning teeb inimeste eest ära tüütut „käsitööd”, ollakse palju avatumad. Need võivad raamatupidajate puhul olla näiteks automaatsed pangalaekumised, liidestus veebipoega või topelt-andmesisestuse vältimine.”
Ülemineku aeg sõltub enamasti kliendi enda tahtest, vajadusest ja õppimisvõimest. Ettevõte, kus tootmine ja müük asuvad erinevates tarkvarades, võtab integreerimine kindlasti rohkem aega, sest tarvis on läbi proovida rohkem nüansse ning katsetada, millised lahendused on mugavamad ja kiiremad. Väikese osaühingu jaoks võib aga uuele raamatupidamistarkvarale üleminek ja koolitused toimuda vaid mõne nädalaga.
Kolm olulist sammu tarkvara vahetusel:
- Tee enda jaoks selgeks, mida ettevõtte töötajad vajavad, siis on lihtsam teha tarkvarade vahel valikut.
- Kui programm tundub ootustele vastavat, küsi müügiesindajaga kohtumist ja lase tal tarkvara endale põhjalikult demonstreerida.
- Ole valmis uute asjade õppimiseks! Ja võta selleks aega, sest üleöö ei saagi kõike iga tarkvara kohta teada.
Originaalteksti loe raamatupidaja.ee saidilt siit
