Kuidas kustutada ülearust kausta/konverentsi, mida ei soovi enam kasutada?

Ava Põhiaknas ikoon Kaustad. Tee aktiivseks (NB! ära ava) Kaust/Konverents, mida soovid kustutada. Seejärel vajuta nupule ‘Info’, mille järel avaneb aken. Kausta kustutamiseks vali Kaart menüüst käsklus ‘Kustuta’.

Pane tähele, et kaustasid/konverentse on võimalik kustutada ainult juhul kui need ei sisalda ühtegi kirja. Kui kirjad on sees, tuleb need eelnevalt kustutada.

Kuidas teha uut kausta/konverentsi?

Kaustad/konverentsid on nagu avalikud Postkastid: nende sisu näevad kõik, kui ei ole kehtestatud kasutuspiiranguid. Erinevalt Postkastidest on Konverentsidesse võimalik kirja vaid sisse saata. Võimalik on luua hierarhiline Kaustade süsteem sarnaselt kataloogidele arvuti kõvakettal.

Kui avad ikooni [Kaustad] Põhiaknas näed olemasolevaid Kaustu/Konverentse. Uue kausta loomiseks, vajuta Uus. Avaneb aken ‘Postkast/Konverents: Uus’.

Nimi - Anna kaustale nimi. Jälgi, et trükid nime õigesti, kuna seda ei ole enam võimalik muuta, kui kausta sisse on kirju saabunud.

Klass - Kasuta Ctrl+Enter, et valida üks järgmistest valikutest — Konverents, Uudised, Tahvel, Arhiiv, Kartoteek, Kataloog, E-mail.

Vali üks neist valikutest, kui soovid, et Konverentsi oleks võimalik Maile saata. Valikute ainsaks erinevuseks on erinevad ikoonid ning Maili seadistustes on võimalik määrata neile erinevad seadistused (Maksimaalne Mailide arv ja Mailide eluiga).

Isik - Seda valikut siin ei kasutata.

Konverentsi kasutajagrupp -  Vali siin "Maili kasutajagrupid" seadistusest(Tehnika moodul) grupp, kes tohib seda kausta vaadata.

Kui kasutaja üritab Kausta/Konverentsi avada, võrdleb programm isiku Postkastile määratud "Maili kasutajagruppi" Kaustale määratud "Maili kasutajagruppidega". Kui vähemalt üks Maili kasutajagrupp kattub, Kaust avatakse. Kui soovid, et Kaustale oleks juurdepääs kõigil kasutajatel, jäta see väli tühjaks.

Salvesta Kaust/Konverents osutades.

Kuidas saata kliendikirja e-mailiga?

Kliendikirja on võimalik saata e-mailiga kõikidele klientidele, kes kirjaga seotud on. Enne peab olema seadistatud e-mailide saatmine.

Et koostada kliendikirjast e-mail ava kliendikiri ekraanile ja siis operatsioonide menüüst vali "Saada e-mail". Kaart peab olema salvestatud.

Kliendikirja kaardilt võetakse "Päis" väljal olev info ja sellest saab e-maili Teema (Subject). "Tervitused" ja "Allkiri" väljade info lisatakse e-maili sisu teksti lõppu. Saaja e-maili aadress võetakse Kliendikirja "Aadressi" lehelt E-maili lahtrist või Kontakti kaardilt.
Iga e-maili aadress kontrollitakse enne saatmist üle, et kas see on õiges formaadis.

Kirja saatja e-maili aadress võetakse:
a) Kliendikirja kaardi lahtrist "Vastus e-mailile" või
b) kasutaja/isiku kaardilt või 
c) "E-mail ja kaustad" mooduli seadistusest "E-maili SMTP server", lahtrist "Kasut. aadress".

Kuna mõlemad e-mailiaadressid on nö. välised, siis ei jää need e-mailid kellegi Postkasti, aga need e-mailid on nähtavad "Saatmisel e-mailid" registris.

Kas kliendikirjade saatmisel saan valida klientide gruppi? Kas saan ise koostada saajate listi?

On Võimalik luua klientide nimekirjad, kellele kliendikirju regulaarselt saadetakse. Uue grupi /listi loomiseks ava kliendikirja kaart ja mine "Nimekiri" väljale. Ctrl+Enter vajutamisel avaneb nimekiri, kus saad valida "UUS". Anna listile lühikood ja nimetus.

Listi akna operatsioonide menüü alt on võimalik lisada või eemaldada kliente ühekaupa, kliendiklassi või kliendiklassifikaatori järgi.

Kuidas saan valida, kellel kliendikiri saadetakse?

Moodulis Kliendihaldus registris Kliendikirjad on kliendi kirja kaardil valikud:
"E-maili aadress"
- Kliendi peamine e-mail
- Kõik kontaktisikud
- Peamise kontaktisiku e-mail

Selle valikuga on võimalik määrata kirja saajate grupid. 

a) Kliendi peamine e-mail
Saadab kirja ainult kliendi(firma) kontakti kaardil määratud üldisele e-maili aadressile. Ei saada kontakisikutele.

b) Kõik kontaktisikud
Saadab kirja kõikidele konaktisikutele, kes on konakti(firma) kaardiga seotud. Ei saada üldisele e-mailile.

c) Peamise kontaktisiku e-mail
Saadab kirja ainult kontakt(firma) kaardil määratud peamise kontaktisiku e-mailile. Ei saada üldisele ega teistele kontaktisikutele.

Võimalik on kasutada kombinatsioone mitmest valikust. Näiteks:

a) + b)
a) + c)
b) + c)

Kui juhtumisi sama isiku e-mail on mõlemas, siis saadetakse ikka ainult 1 e-mail, nii et isik ei saa topelt kirju.

Millised seadistused tuleb teha MailBow ühendamiseks ja kasutamiseks?

Funktsioon on kasutatav koos Kliendihalduse mooduliga. Mooduli tellimiseks võta ühendust See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.

Kontaktide edastamiseks MailBow keskkonda tuleb teha järgnevad seadistused:

1.1. Teenuse aktiveerimiseks avage seadistus: Üldine moodul > Seadistused > E-teenuste seadistused > Muud teenused.
Avanenud aknas (joonis 1) vajuta Mailbow teenuse real nupule Aktiveeri.

1.2. Vajutades nupule Aktiveeri avaneb Mailbow teenuse aktiveerimise aken.
Avanenud aknas tuleb täita teie Mailbow keskkonna informatsioon. Andmed leiate Mailbow veebikeskkonnas: menüü My Account > API.
Aadress (Host) - teie Mailbow keskkonna API aadress
Kasutajatunnus - API kasutajanimi (Username)
Salasõna - API salasõna (Password)
Vaikimisi nimekiri (List) - nimekiri Mailbow keskkonnas, kuhu soovite vaikimisi kontakte saata.
Vastuse konverents (Teadete postkast) - Books tarkvaras loodud konverents/postkast, kus soovite näha teateid kontaktide edastamise õnnestumisest või ebaõnnestumisest.
Puuduva kausta loomiseks vajuta Põhiaknas ikoonle “Kaustad”. Avanenud akna ülemises ääres vali “Uus”. Sisesta kausta nimi (näiteks: Mailbow admin). Salvesta.

1.3. Kui aktiveerimise aken on täidetud, vajutage nupule Aktiveeri.
Seejärel "E-teenuste seadistuse" aken suletakse.
Avades uuesti seadistuse E-teenuste seadistused saate kontrollida lahtrit "Süsteemi teade".
Edukal aktiveerimisel ilmub teade: "Registreerimine õnnestus" ja kellaaeg.

Loe täpsemalt siit juhendist: PDF

Kas Books tarkvara on ühilduv MailBow e-mailide saatmise keskkonnaga?

Mailbow on online tarkavara ja teenus, mille abil saab kiirelt ja lihtsalt välja saata personaliseeritud kampaania e-maile. Mailbowga on võimalik luua e-kirjade kampaaniaid (uudiskirjad, sünnipäeva meeldetuletused, pakkumised või isegi arved), neid oma klientidele välja saata ning analüüsida tulemusi.  

Books 8.4 versioonis on loodud lihtne võimalus Kontaktide teatud andmete edastamiseks otse Books tarkvarast MailBow veebikeskkonda. Näiteks, saad oma kliendibaasis teha kindla valiku ning saata konkreetselt sellele grupile e-maile.

Kuidas kaustadele saab erinevaid sisenemise õigusi määrata?

Koos Kliendihalduse mooduliga on kasutatav kaustade/konverentside funktsionaalsus. Kaustad saab avada Põhiaknast ikoonist "Kaustad". Iga ettevõtte saab luua omale kaustu, mille kaudu saab jagada ettevõttesiseselt infot ja faile. Vaikimisi on kõik kaustad nähtavad kõigile kasutajatele. Kui soovid aga piirata osade kasutajate ligipääsu kindlatele kaustadele, siis toimi järgnevalt.

Kasuta "Konverentside kasutajagrupid" seadistust "E-mail ja kaustad" moodulis. NB! Ära aja seda seadistust segamini Üldises moodulis Kasutajagruppide seadistusega.

Ava seadistuse sirvimise aken ja vali Koosta menüüst Uus. Anna grupile lühikood ja nimetus. Vali Tase (Ctrl+Enter):
Täielik - Täielik ligipääs kaustale.
Vaata - Lubab kasutaja avada kausta ja ükskuid kirju kausta sees, aga ei saa neid muuta ja uusi teha.
Vaata/Uus - Lubab kasutaja avada kausta ja ükskuid kirju kausta sees, aga ei saa neid muuta. Lubatud on uute kirjade koostamine ja koopia tegemine.
Sirvi - Lubab kasutaja avada kausta ja vaadata kirjade nimekirja kausta sees, aga ei tohi avada ühtegi kirja.
Sirvi/Uus - Lubab kasutaja avada kausta ja vaadata kirjade nimekirja kausta sees, aga ei tohi avada ühtegi kirja. Lubatud on uute kirjade koostamine.
Puudub - Ligipääs kaustale puudub.
Vajuta Salvesta.

Kui Konverentside kasutajagrupid loodud, siis saad need siduda iga kaustaga. Kui kasutaja üritab kausta avada, võrdleb programm isiku Postkasti kaardile(moodul "E-mail ja kasutad" seadistus Postkastid) määratud Konverentsi kasutajagruppi Kausta kaardile määratud kasutajagrupiga. Kui vähemalt üks kasutajagrupp kattub, kaust avatakse. 

Kui kasutajal puudub ligipääs kaustale sisu vaatamiseks, siis kasutaja saab ikkagi saata kirju sellesse kausta oma Postkastist.

Kuidas peita Kalendris tegevusi, nii, et teised kasutajad neid ei näeks?

Kui lisad kalendrisse uut tegevust, siis märgi tegevuse kaardil valik "Isiklik". Sellisel juhul näeb kasutaja oma kalendrid tegevust, kuid teised kasutajad sinu kalendrit vaadates seda tegevust ei näe.

Kas müügiprotsessi etappe saab automatiseerida, nii et ühe tegevuse järel tekiks automaatselt järgmine tegevus?

Sarnase olukorra lahendamiseks sobib kasutada Kliendihalduse mooduli funktsiooni Järgnevad tegevused. Sellega saad ära seadistada müügiprotsessi etapid nii, et iga sammu lõpetamisel tekib automaatselt tegevus järgmise sammu jaoks. See on vajalik, kui näiteks helistad kliendile, kuid inimene, kellega soovisid rääkida, ei ole hetkel kohal. Sellisel juhul saad lasta automaatselt koostada uue Tegevuse, mis meenutab sulle, et pead paari päeva pärast uuesti helistama. Seda funktsiooni saavad kasutada ka kliendivõlgnevuste jälgimisega tegelevad töötajad, kellel Tegevuste register aitab süstematiseerida tehtud telefonikõnesid.

Mine Kliendihalduse moodulisse ja vali seadistus "Järgnevad tegevused". Uue kaardi sisestamiseks klõpsa Koosta menüüst Uus. Täida kaart ja salvesta see, klõpsates Salvesta.  Seadistuse kohta saad täpsemalt lugeda siit: hansamanuals.com