Uuendatud 16. aprill 2024

UUE LEPINGU SISESTAMINE

Uut lepingut on võimalik koostada kahel viisil:
A) Moodul Lepingud > Registrid > Lepingud
Alljärgnevalt on kirjeldatud Lepingu kaardil väljade kasutusvõimalusi.

B) Moodul Müügiarved > Registrid > Arved > Koosta menüü > Leping
Loe sellest funktsioonist täpsemalt SIIT

LEPINGU KAARDI PÄIS

Nr.
Vali number numbriseeriast (ctrl+enter). Kui numbriseeriat pole kirjeldatud, siis programm alustab Lepingute nummerdamist kasvavalt numbrist 1. Esimesele Lepingule võid sisestada ükskõik millise numbri ning programm jätkab sealt. Kui Leping on kinnitatud, ei saa selle numbrit enam muuta. Kui Leping koostatakse Lepingupakkumisest, sisestub Lepingu number ka pakkumisele.
Numbriväljast paremal asuvale väljale saad sisestada Lepingule lisanumbri. Peale Lepingu salvestamist seda välja enam muuta ei saa. Alati antakse lisanumber Lepingutele, mis on loodud kasutades hooldusfunktsiooni ‘Uuenda lepingud – uus leping‘ funktsiooni rakendamisel asendatakse kõik sama Lepingunumbri ning varasemate lisanumbritega Lepingud uue Lepinguga.

Klient
Sisesta Kliendi kood, kasutades Ctrl-Enter klahvikombinatsiooni. Veelkord Enterit vajutades sisestuvad Kliendi nimi, aadress ning muu Klienti puudutav informatsioon.

Nimi
Kliendi nimi sisestub automaatselt Kliendi koodi määramisel.

Osakond
Määra Lepingu eest vastutav Osakond. Selleks võib olla nii Kliendi kui sinu enda firma Osakond.

Alguskuupäev
Lepingu jõustumise kuupäev. Kui see väli on tühi, ei saa Lepingule Arvet koostada.

Lõpukuupäev
Lepingu perioodi viimane kuupäev. Kui see väli on tühi, ei saa Lepingule Arvet koostada Operatsioonide menüü funktsiooniga ‘Koosta arve’. Välja võib jätta täitmata, kui kasutad hooldusfunktsiooni ‘Koosta lepinguarved’.

Lepingu kehtivusaeg on periood, mis jääb Lepingu Algus- ja Lõpukuupäevade vahele. Arvete koostamiseks on Lepingu kehtivusaeg jagatud lühemateks perioodideks (Arve perioodid), kasutades Perioodi tüübi ja Pikkuse valikuid. Kuna Arveid saab koostada vaid kogu perioodi kohta, veendu, et Lepingu Algus- ja Lõpukuupäevad oleksid sisestatud õigesti. Kui Lepingul, mille kehtivusaeg on üks aasta ja mille eest esitakse Arveid igakuiselt, on Lõpukuupäev kas või päeva võrra hilisem kui aasta peale Alguskuupäeva, koostatakse sellele Lepingule Arve ka kolmeteistkümnenda kuu eest.

Lepingukuupäev
Lepingu sõlmimise kuupäev.

Viimase arve kp.
Arvete koostamiseks on Lepingu kehtivusaeg jagatud lühemateks perioodideks, kasutades Perioodi tüübi ja Pikkuse valikuid. Arve koostamisel sisestub siia automaatselt Arves kajastuva perioodi alguskuupäev, võttes arvesse Arve esitamise valiku seadistusi.

See väli täidetakse automaatselt, kui Arve koostatakse kasutades hooldusfunktsiooni ‘Koosta lepinguarved’ või Operatsioonide menüü funktsiooni ‘Koosta arve’.

Lepinguarve krediteerimisel võib tekkida vajadus koostada uus Arve. Selleks, et Lepingule koostataks uus Arve järgmisel korral, kui kasutad hooldusfunktsiooni ‘Koosta lepinguarved’, pead siia väljale sisestama eelmises Arves kajastuva perioodi vastava kuupäeva. Ole selle funktsiooniga väga hoolikas, kuna võib juhtuda, et Arved koostatakse topelt või rikutakse Lepingu perioodi struktuur.

Järgmine hinnamuutus
Sisesta siia kõige varajasem kuupäev, millal Lepingu hindasid ja muud informatsiooni võib uuendada. Hooldusfunktsioon. ‘Uuenda info lepingutel’ ei uuenda Lepingut, mille Järgmise hinnamuutuse kuupäev on hilisem funktsiooni rakendamise kuupäevast.

Viimane hinnamuutus
Siin näed kuupäeva, millal Lepingu hindasid viimati uuendati, kasutades hooldusfunktsiooni ‘Uuenda info lepingutel’. Väli on ainult informatsiooni talletamiseks ning seda muuta ei saa.

Tühistamise kuupäev
Lepingu tühistamise kuupäev. Arved koostatakse vaid perioodi kohta, mis lõpeb selle kuupäevaga (st Lepingu kehtivusaeg on periood, mis jääb Alguskuupäeva ja Tühistamise kuupäeva vahele).

Arvete koostamiseks on Lepingu kehtivusaeg jagatud lühemateks perioodideks, kasutades Perioodi tüübi ja Pikkuse valikuid. Arveid saab koostada vaid kogu perioodi kohta, nii et kui Tühistamise kuupäev jääb Arve periood sisse, koostatakse Arve kogu selle perioodi kohta, kuid mitte järgnevate perioodide kohta.

Lepinguid, millede Arved on tasumata, saad tühistada, kasutades hooldusfunktsiooni ‘Tühista tasumata lepingud’.Lepingutele, mille Arvete maksetähtaeg on määratud päevade võrra ületatud, sisestatakse antud väljale käesolev kuupäev.

Koefitsient
Üldine kordaja, mis rakendub kõigile Lepingule sisestatud Artiklitele. Koefitsienti võiks kasutada Lepingutel, millede aastamaks tasutakse osamaksetena. Näiteks kui Lepingule koostatakse Arved igakuiselt, sisesta aastamaks Lepingu ‘Artiklite kaardile’ ning Koefitsiendiks määra 0,083 (1/12).

Klass
Kui soovid, määra Lepinguklass. Lepinguklassid võimaldavad Lepinguid aruandluse huvides klassifitseerida.
Kui soovid Klasse kasutada, siis soovitame Klassid määrata kõikidele lepingutele, muidu ei ole võimalik lepinguarveid koostada hooldusega ‘Koosta lepinguarved’.

Periood, Pikkus
Nende valikutega määratakse Lepingu periood, mille kohta Arve koostatakse. Selleks perioodiks võib olla teatud arv päevi või kuid: tee sobiv valik ning sisesta number väljale Pikkus. Kui valid Päevi ning Pikkuseks 30, koostatakse Arved iga 30 päeva kohta. Kui aga valid Kuid ning Pikkuseks 6, koostatakse Arve vaid iga kuue kuu kohta.

Kui väli Pikkus on tühi, ei saa Lepingule Arvet koostada.

Koosta arve, Päevi
Nende valikutega saad määrata, millal Arved koostatakse. Näiteks Lepingul, mille Alguskuupäev on 1. jaanuar ning millele koostatakse Arved igakuiselt, algab Arve periood iga kuu esimesel päeval. Kui valid siin Enne perioodi ning sisestad päevade arvuks 10, koostatakse Arve kümme päeva enne iga lepinguperioodi algust. Kui valid Peale perioodi, koostatakse Arve kümme päeva pärast iga lepinguperioodi lõppu.

Välja arvatud juhtudel, kui Arved on koostatud hooldusfunktsiooni ‘Koosta lepinguarved’kasutades, määravad antud valikud ära ka iga Arve kuupäeva. Samuti määravad antud valikud ära kuupäeva Arvetel, mis on koostatud korraga kogu Lepingu perioodi kohta, kasutades Operatsioonide menüü funktsiooni ‘Koosta arve’.

Aktsepteeritud
Märgi antud valik, kui Klient on Lepingu aktsepteerinud. Lepingud: Sirvi aknas on aktsepteeritud Lepingud märgitud linnukesega vastavas tulbas.

OK
Antud valik tuleks märkida siis, kui Leping on üle vaadatud ja heaks kiidetud. Kuni seda valikut märgitud pole, ei saa Lepingule Arvet koostada. Kinnitatud Lepingut saad muuta, kuid ‘ Artiklite kaardil ‘ ridu lisada ega kustutada ei saa.

LEPINGU KAARDI READ

Enne Lepingule uute ridade lisamist veendu, et määratud oleks õige Valuuta ja Kurss lepingu Valuuta osal. Kui Kurss on määratud, konverteeritakse kõik Artiklite registrist võetud hinnad. Kui aga kurssi muudetakse peale seda, kui Artiklid on Lepingule sisestatud, nende hindu enam ei konverteerita.

Lepingule uute ridade lisamiseks mine esimesele vabale reale ja sisesta informatsioon soovitud väljale. Rea kustutamiseks klõpsa reanumbril ja vajuta Backspace klahvi klaviatuuril. Olemasolevate ridade vahele uue rea sisestamiseks klõpsa selle rea numbril, mille ette soovid rida sisestada ja vajuta Enter. Ridu ei saa lisada ega kustutada, kui Leping on kinnitatud ja salvestatud.

Artikkel
Siia sisesta Artikli Number või ribakood. Hind, nimetus jm informatsioon sisestub automaatselt Artikli kaardilt. Kui jätad Artikli välja tühjaks, saad Sisu väljale sisestada vabalt valitud teksti – näiteks täiendavad kommentaarid, mis trükitakse ka Lepingust koostatud dokumentidele.

Kogus
Sisesta Artikli ühikute arv. Kui Koefitsiendi väljale on sisestatud mingi väärtus, korrutatakse kõigil Lepingule koostatud Arvetel kõikide Artiklite kogused Koefitsiendiga läbi.

Sisu
Artikli sisestamisel sisestub siia automaatselt Artikli nimetus vastavalt kaardilt Artiklite registrist. Vajadusel võid lisada täiendava kirjelduse – ruumi on sellel väljal kuni 100 tähemärki. Kui sellest jääb väheks, jätka järgmiselt realt.

Ühikuhind
Artikli ühikuhind vastavalt antud Kliendile kehtestatud Hinnakirjale. Kui Kliendile ei ole Hinnakirja määratud või ei ole Hinnakirjas seda Artiklit, võetakse siia väljale Baashind Artikli kaardilt. Kui Lepingule kehtib mingi Hinnakiri, näed seda ‘Tasumistingimuste osal. Kui Hinnakirjas on hinnad koos käibemaksuga, on ka siia hind koos käibemaksuga.
Kui Artikliks on aastane Leping ja Sa koostad sellele Arved osamaksetena, võid siia sisestada vastava osa Lepingu koguhinnast. Teine võimalus on jätta siia koguhind ning määrata Koefitsiendi väljale kordaja. Näiteks kui aastase perioodiga Lepingu hind on 120,00, on see summa määratud Baashinnaks Artikli registris ning sisestub automaatselt antud väljale Artikli koodi sisestamisel. Kui Lepingule koostatakse Arved igakuiselt, sisesta siia vaikimisi valiku asemel 10,00, või siis jäta väljal summa (120,00) muutmata ning määra Koefitsiendiks 0.083 (1/12).
Kui on määratud Valuuta ja Kurss, sisestub ka ühikuhind vastavas valuutas.

%
Hinnaalandusprotsent. Kui Kliendile on määratud Hinnaalandusmaatriks, mis hõlmab seda Artiklit, arvutatakse protsent lähtuvalt Artikli Koodist ja Kogusest. Vajadusel võid antud välja konkreetse Artikli jaoks muuta.
Üldise mooduli Ümardamise seadistuses saad määrata, kas hinnaalandus arvutatakse Ühikuhinnalt enne Kogusega korrutamist või rea kogusummalt. Teatud situatsioonis (kui Ühikuhind on väga väike ja Kogus väga suur) võib hinnaalanduse summa olenevalt ümardamisel kasutatavast arvutusmeetodist erineda. Täpsema kirjelduse ja näite leiad Üldist moodulit käsitlevast juhendist.
Siia sisestatud protsent võib olla kas Hinnaalandus, Juurdehindlus või Juurdehindluse protsent. Vastav valik määratakse Üldise mooduli Hinnaalanduse seadistuses. Täpse kirjelduse leiad Üldist moodulit käsitlevast juhendist.

Summa
Rea kogusumma: Kogus korrutatud Ühikuhinnaga miinus Hinnaalandus. Kui muudad seda summat, arvutab programm Hinnaalanduse protsendi ümber. Kui määratud Hinnakiri sisaldab hindu koos käibemaksuga, on ka Summa koos käibemaksuga.

LEPINGU KAARDI B OSA

Konto
Artikli Müügikonto Finantsmoodulis. Finantskandel, mis tekib Lepingust koostatud Arvest, krediteeritakse siin määratud Kontot. Konto sisestub automaatselt Artikli kaardilt. Kui seal ei ole Kontot määratud, võetakse see Artikliklassi kaardilt või Müügireskontro seadistusest “Lausendamine, müük”. Vaikimisi pakutavat kontonumbrit saad vajadusel igal üksikul Lepingul muuta.

Objekt
Artiklile saad määrata kuni 20 komadega eraldatud Objekti, mis kanduvad ka sellega seotud toimingutele. Erinevate Objektidega võid tähistada erinevaid osakondi, kulukohti või toote tüüpe. See võimaldab paindlikult analüüsida Finantsaruandeid.
Siin määratud Objektid sisestuvad Lepinguarvest koostatud Finantskandel Müügikonto kreeditkonteeringule ning, kui kasutad kuluarvestust, Kulukonto deebetkonteeringule. Mõlemal juhul lisanduvad siin määratud Objektid Lepingu ‘Lähetustingimuste kaardil’ määratud Objektidele.

KM-k
Siia sisestatud KM koodiga määratakse ära, kuidas Artiklile käibemaksu arvestatakse ning käibemaksu konto, mida krediteeritakse Lepingule koostatava Arve summas. Vaikimisi sisestub siia KM kood Kliendikaardilt. Kui Kliendikaardil ei ole KM koodi määratud, võetakse see kas Artikli või Artikliklassi kaardilt või “Lausendamine, müük” seadistusest Müügi kaardilt. Vajadusel saad vaikimisi sisestunud KM koodi igal üksikul Lepingul muuta.

Osa C

Hinnafaktor
Artikli Ühikuhinna ümberarvutamiseks võid kasutada Hinnafaktorit. Kui näiteks tavaliselt ostetakse Artiklit kastides, milles on 24 ühikut, võid Artikli kaardile sisestada Hinnafaktoriks 24. Seega tähistab selle Artikli Ühikuhind 24 ühikuga kasti hinda. Lepingule sisestub Hinnafaktor Artikli kaardilt. Seda on võimalik muuta ning HansaWorld arvutab ka Summa vastavalt ümber. Valem, mida programm kasutab, on järgmine: Summa = (Kogus/Hinnafaktor) * Ühikuhind.

LEPINGU KAARDI D OSA

Per. mudel
Üldjuhul kantakse Lepinguarvest Finantskande koostamisel Müügikontole Arve ridade Summa. Kuid selline moodus võib mitte sobida pika Lepinguperioodiga Arvete puhul. Sel juhul võib olla sobivam, kui Summa kantakse Müügikontole osade kaupa Lepinguperioodi jooksul.
Näiteks on Lepingule määratud aastane periood ning hind 1200. Sa soovid esitada ühe Arve terve aasta eest, mitte kahtteist igakuist Arvet. Kuid Sa ei soovi, et Müügikontot krediteeritakse korraga kogusummaga (1200). Otstarbekam oleks krediteerida kontot aasta jooksul igakuiselt summaga 100, eriti kui Lepingu periood ulatub ka järgmisesse arvstusaastasse.Sisesta siia Periodiseerimise mudeli kood. See määrab ära valemi, mille alusel Summa Müügikontole krediteeritakse (toodud näite puhul 100 (või 8.33%) kuus). Kui Arve on kinnitatud ja salvestatud, ei kanta Summat (ilma KM-ta) Müügikontole tavapärasel moel. Selle asemel kantakse see summa Periodiseerimise mudeli seadistuses määratud Eelkonteerimise Kontole. See ei mõjuta kandeid KM ega Müügivõlgade Kontodele. Samuti luuakse Simulatsioonide registrisse kaart, mis sisaldab kahtteist deebet- ja kreeditkonteeringute paari, debiteeritavaks kontoks Eelkonteerimise Konto ning krediteeritavaks Müügikonto. Kasutades Finantsmooduli hooldusfunktsiooni Koosta perioodilised kanded, kantakse Summa Eelkonteerimise Kontolt Müügikontole määraga 8,33% kuus.

Artiklitüüp
Seda välja kasutatakse Artiklite klassifitseerimiseks vastavalt Artiklitüüpide seadistuses salvestatud nimekirjale.

Kontaktisik
Sisesta igale Artiklile kontaktisiku nimi.

LEPINGU KAARDI E OSA

Originaalartikkel
Kui tegemist on hoolduslepinguga ja Sinu firma on müünud hooldatava Artikli, sisesta siia selle Artikli number. Kui Leping on koostatud Arvest, kasutades Operatsioonide menüü funktsiooni Koosta leping, sisestub Artikli number siia Arvelt automaatselt.

Seerianumber
Kui on tegemist hoolduslepinguga, sisesta siia hooldatava Artikli Seerianumber. Kui Leping on koostatud Arvest, kasutades Operatsioonide menüü funktsiooni Koosta leping, sisestub Seerianumber siia Arvelt automaatselt. Kui teenindatav Artikkel müüdi Sinu firmast, sisesta uuele Lepingule kõigepealt Seerianumber. Nii kanduvad Lepingule automaatselt Kliendi kood ja Nimi ning Artikli number “Müüdud Seadmed” (Tuntud seerianumbrid) registrist. Artikli number sisestub Originaalartikli väljale ning mõningatel juhtudel A osa Artikli numbri väljale. Erandiks on juhused, kus Artikli Retsepti kaardil on määratud Lepinguartikkel. Sel juhul sisestub A osale Lepinguartikli number. Nõnda saad Kliendiinfot muuta, kui Artikkel on edasi müüdud. Seerianumbri väljale trükkimisel pane tähele suur- ja väiketähti. Vale tähekombinatsioon võib olla põhjuseks, et Klient ja Artikkel ei sisestu automaatselt. Teine võimalik põhjus võib olla, et “Müüdud Seadmed” (Tuntud seerianumbrite) register ei sisalda müüdud Artiklite kohta vastavat Kliendiinfot, kuna Sa ei kasuta Laoseadistustes valikut “Uuenda müüdud seadmete registrit“. Ctrl-Enter klahvikombinatsioon avab “Müüdud Seadmed” (Tuntud seerianumbrid) registri, mis sisaldab Hooldusteeninduse mooduli Teeninduslao kannete registris eelnevalt kasutatud Seerianumbreid ja Sinu valikul ka Sinu firma poolt müüdud Artiklite Seerianumbreid. Müüdud Seadmete registri kirjelduse leiad Hooldusteeninduse mooduli juhendist.

LEPINGU KAARDI F OSA

Nende väljade kirjelduse leiad Hooldusteeninduse mooduli Teeninduslepingute registrit käsitlevast lõigust.

LEPINGU KAARDI G OSA

Reatüüp
Siin määra ära valik Korduv, kui soovid, et rida sisalduks igal Lepingule koostatud Arvel. Kui soovid, et rea kohta koostataks vaid üks Arve, määra ära valik Üks arve. Seda valikut kasuta, kui soovid Lepingutel näha alghinda või lõpetamistasu.

Arve alates
Kui Reatüübiks on määratud Üks arve, saad siia sisestada kõige varajasema kuupäeva, millal väljastatud Arve sisaldab antud rida. Kui jätad selle välja tühjaks, võetakse rida juba järgmisesse Lepingust koostatavasse Arvesse.

Arve nr.
Kui Reatüübiks on määratud Üks arve, näed siin antud rea kohta koostatud Arve numbrit. Nõnda ei koostata rea kohta mitut Arvet.

LEPINGU KAARDI H OSA

Pikkus, Algus, Lõpp – Kui lisate lepingu ridadele artikleid juurde ning täidate ära H alamkaardi veerud, siis koostatakse nendele täiendavatele ridadele eraldi arved määratud perioodis. Antud funktsionaalsus ei asenda lepingu põhiartikleid samas perioodis, vaid annab võimaluse täiendavalt arveldada teisi artikleid.

LEPINGU KAARDI JALUS

Kogus kokku
Antud Lepingule sisestatud Artiklite koguarv. Selle summa saad printida Lepingusedelitele.

Valuuta
Lepingu Valuuta. Kurss on määratud Lepingu Valuuta kaardil, kus saad seda vajadusel individuaalse Lepingu jaoks muuta. Jälgi, et sellele väljale oleks sisestatud õige Valuuta (see, mida soovid, et kasutataks Arvetel) enne, kui Lepingule sisestatakse Artiklid. Sellega tagad, et hinnad arvutatakse ümber õigesti: Artiklite hindu, mis on Lepingule kantud enne Valuuta määramist, ümber ei arvutata. Kui soovid, et Arvetel kasutataks kohalikku valuutat, jäta see väli tühjaks (juhul kui Sa ei ole määranud eelistatud Baasvaluutat, millisel juhul käsitletakse seda kohaliku valuutana ning mis sisestub vaikimisi).

Transport
Transpordikulude seadistuse (Müügireskontro) abil saad lisada igale Lepingule fikseeritud summa transpordikulude katteks. Kui kasutad seda seadistust, sisestub Kliendi valimisel siia määratud summa. Vajadusel saad seda summat muuta. KM kood ja Müügikonto, kuhu Transpordikulu summa kantakse, võetakse Artiklilt, mille määrasid Transpordikulude seadistuses.Kui Transpordikulude seadistust ei kasutata, lisa vastav summa käsitsi. Sel juhul käibemaksu ei arvestata ning Arvest koostatud Finantskandel kantakse transpordikulu summa Kliendi piirkonnale määratud Müügikontole (määratakse seadistuses Lausendamine, müük).
Transpordi summa on kindel suurus, mida ei korrutata Arve koostamisel Koefitsiendiga.

KM
Lepingu käibemaks kokku.

Kokku
Lepingu summa kokku ilma käibemaksuta.

TASUDA
Lepingu summa kokku koos käibemaksuga.