Uuendatud 06. veebruar 2025

Standard Booksi aruannete kasutamise veebiseminar Standard Books 8.5 põhjal (02.11.2023)

Webinari salvestus, kus tutvustati valitud aruandeid ja nippe nende efektiivsemaks kasutamiseks. Salvestust saad vaadata SIIT

Teemad:

• Pearaamat
• Pearaamatu objekti tulemus
• Päevaraamat
• Kasumiaruanne kuude lõikes
• Kasumiaruanne objekti lõikes
• Aruannete saatmine
• Aruannete lisamine lühiteedesse
• FlexBI
• Osalised maksed
• Arveread
• Klientide statistika riikide lõikes
• Lepingud

Järgnevalt kokkuvõte toimunud seminarist.

Pearaamat

Finants moodulis on meil olemas selline aruanne nagu Pearaamat.

Avan selle aruande ekraanile, ilma lisamääranguid tegemata. Pearaamatu aruanne sisaldab kõigi finantskannete kokkuvõtet, järjestatuna numbrite ja operatsiooni kuupäevade järgi. Kui aruanne on ekraanil avatud, on võimalik kasutada ka drill-down funktsiooni. Kui vajutate kursoriga mõne kande kaardile, avaneb selle detailne vaade. Näiteks, kui vajutan müügiarvest koostatud finantskandele, avaneb selle detailne finantskanne. Lisaks saate finantskande Operatsioonide menüüst liikuda edasi ka allsüsteemi kaardini, ehk algse müügiarve kaardini.

Kui kasutate kannetel objekte ja soovite teada, millistel kannetel on objektid määratud ja millistel mitte, avage uuesti Pearaamatu aruande määramise aken. Siin on valik “Näita objekte”. Käivitan uuesti aruande. Nüüd kuvatakse aruandes eraldi veerus kõik kasutatud objektid. Minu demo andmebaasis on sisestatud kaks objekti: Tallinn ja Tartu, ning need on siin ilusti näha. Kanded, millel objekte pole kasutatud, jäävad selles veerus tühjaks.

Standard Booksi Finants moodulis on võimalik sisestada ka eelarveid. Eelarved sisestatakse Finants mooduli registrisse “Eelarved”. Minul on näitena sisestatud ainult ühe konto eelarve. Kokku on sisestatud 12 000 eurot, mis on jaotatud ka objektide lõikes.

Kui soovite Pearaamatu aruandes võrrelda eelarve summasid tegelike käivetega, leidke aruande määramise aknas valik “Lisa eelarve”. Lisan filtrisse ka objekti, et vaatame ainult seda konkreetset kontot. Käivitame aruande. Nüüd on ilusti näha, milline on selle konto tegelik käive ning kuidas see erineb eelarvest. Kui lisada määramisaknas ka konkreetne objekt, näiteks Tallinn, ning käivitada aruanne uuesti, kuvatakse aruandes ainult Tallinna objektiga seotud eelarve ja vastavad kanded.

Pearaamatu aruandes on vaikimisi näha lühendatud kannete selgitused, mis võivad olla liiga lühikesed. Selle jaoks on meil kolm võimalust. Kui avada Pearaamatu aruande määramise aken, on seal “Pikad tekstid” valikud: “Pika reana”, “Lühendatud reana” ja “Lühendatud ridadena”.

• Kui valida “Pika reana”, kuvatakse kogu selgituse tekst ühe pika reana.
• Kui valida “Lühendatud ridadena”, trükitakse tekst samuti kogu pikkuses, aga jaotatuna mitmele reale.
• Kui kasutada vaikimisi valikut “Lühendatud reana“, kuvatakse ainult osa tekstist.

Proovime “Pika reana” valikut. Eemaldan objektide ja kontode piirangud ning käivitan aruande uuesti. Nüüd on kõik selgituse tekstid täielikult nähtavad, mis muudab kannete leidmise palju lihtsamaks.

Kui soovite otsida kandeid kindla teksti alusel, on aruande määramise aknas lahter “Ainult tekstiga”. Siia saab sisestada näiteks kliendi või tarnija koodi, nimeosa või mõne muu tekstiosa kande kirjeldusest. Tekst ei pea olema täielik – piisab osalisest sisestamisest.

Näiteks, mina tean, et mul on klient või tarnija nimega “Green”. Sisestan Green ja käivitan aruande uuesti. Nüüd kuvatakse ainult need kanded, kus see sõna sisaldub selgitustekstina.

Standard Booksis on võimalik sisestada ka simulatsioonikandeid. Need sarnanevad tavalistele finantskannetele ja neid kasutatakse näiteks periodiseerimise jaoks. Kui simulatsioonikandeid on koostatud, saab need pearaamatu aruandesse lisada.

Pearaamatu aruande määramisaknas, teisel vahelehel, on valik “Kaasaarvatud simulatsioonid”. Valin “Kõik” ja käivitan aruande uuesti. Nüüd on simulatsioonikanded aruandes eristatavad lühendiga “SIM”. Need on näidiskanded, millest pole veel finantskandeid koostatud, kuid mis annavad aimu, kuidas Pearaamatu aruanne muutuks, kui need kanded kinnitataks.

Nagu mainitud, kasutatakse simulatsioonide kandeid Standard Booksis ka periodiseerimise jaoks. Aga mida periodiseerimine täpsemalt tähendab? Vaatame seda lähemalt.

Tavaliselt kantakse arve rea summa vastavale müügi- või ostukontole, sõltuvalt sellest, kas tegemist on müügi- või ostuarvega. Kui aga arve esitatakse teenuse või lepingu eest, mis kestab pikema perioodi jooksul, ei pruugi see ühekordne kanne olla sobiv. Sellisel juhul võib summa müügi- või ostukontole kanda järk-järgult kogu teenuse osutamise või lepinguperioodi jooksul. See on eriti oluline siis, kui lepinguperiood ulatub järgmisesse finantsaastasse.

Periodiseerimise kasutamiseks tuleb Finants mooduli seadistustes luua periodiseerimise mudelid. Need määravad, millise loogika alusel arve summad järk-järgult kantakse. Iga perioodi kohta tuleb koostada eraldi mudelikaart.

Minul on näiteks loodud 6-kuuline periodiseerimise mudel. Kui aga vajate näiteks 12-kuulist, kahe aasta või kümne kuu mudelit, tuleb iga perioodi kohta luua eraldi periodiseerimisemudeli kaart.

Oluline osa periodiseerimise mudelis on eelkonteerimise konto, mida kasutatakse ülemineku kontona. Kui mudelit kasutatakse ostuarve real, siis debiteeritakse see konto arve summas ilma käibemaksuta. Hiljem, kui simulatsioonikannetest finantskanded luuakse, krediteeritakse see konto ning summa kantakse järk-järgult kulukontole.

Periodiseerimise mudeli kaardil on ka veerud “Kuud” ja “Päevad”, mida kasutatakse kande kuupäevade arvutamiseks. Mina olen kasutanud ainult “Kuud” veergu, mis tähendab, et soovin, et kande kuupäev oleks arve kuupäev, millele lisatakse vastavalt mudelile kuus kuud.

Oluline on ka arvutuslik protsent. Siia tuleb sisestada, kui suur osa arve summast peaks minema igasse perioodi. Mudeli viimasele reale tuleks sisestada “=”, et tagada, et kõik summad summeeruksid õigesti ja ei läheks sente kaotsi.

Kui periodiseerimise mudel on loodud, saab seda rakendada ostuarvele. Avan mooduli Ostuarved ja koostan uue ostuarve. Sisestan tarnija ning määran ostuarve summa ja kuupäeva. Seejärel valin C-vahelehel periodiseerimise mudeli ja kinnitan ostuarve.

Nüüd ostuarve kinnitamisel kantakse summa eelkonteerimise kontole, mitte kohe kulukontole.

Nüüd on näha, et varasemalt on ka teiste ostuarvete puhul simulatsioone koostatud, nii et neid on järgmisel aastal veelgi rohkem. Nagu te Pearaamatu aruandest näete, on seal ka kande sisestaja info. Kui teil on vaja seda aruannet ettevõttesiseselt kellelegi saata või te ei soovi, et sisestaja oleks nähtav, siis aruande määramise aknas on olemas valik “Peida sisestaja”. Kui see valik aktiveerida, siis kaob isikukood aruandest ära.

Võib olla ka selliseid olukordi, kus Pearaamatu aruandes on vaja teatud kontosid kasutajate eest peita. Näiteks juhul, kui soovite, et mõni kasutaja ei näeks palgakandeid. Selleks saab seadistada Kasutajagruppide seadistuses, mida hallatakse moodulis Üldine. Mul on näiteks loodud kasutajagrupp “AD Peidetud Kontod”. Kasutajagrupi kaardil on väli “Blokeeri kontod”, mis võimaldab määrata kontod, mida vastavasse gruppi kuuluvad kasutajad Pearaamatu aruandes ei näe. Siia saab sisestada kontod kas komadega eraldatuna või määrata vahemiku, eraldades kooloniga. Need kontod ilmuvad küll teistesse aruannetesse, nagu Kasumiaruanne või Bilanss, kuid kui avada detailsem Pearaamatu aruanne, siis neid ei kuvata ja kasutajad ei pääse ligi detailsetele kande andmetele.

Pearaamatu objekti tulemus

Järgmise finantsmooduli aruandena vaatame “Pearaamatu objekti tulemus”. Programmis saab objekte kasutada kontode klassifitseerimiseks ja aruandluse struktureerimiseks. Selle asemel, et luua pikk kontoplaan erinevate kontode ja alamkontodega, saab kasutada objekte. “Pearaamatu Objekti Tulemus” on tegelikult Pearaamatu aruande laiendus, mis sisaldab konto kannete grupeerimist objektide kaupa. Aruande määramise aknas saab sisestada ainult ühe objekti tüübi – vahemikud ja mitme objekti tüübi määramine ei ole lubatud. Küll aga saab määrata kontode ja objektide vahemikke, eraldades kooloniga.

Kui aruande määramisaknas ei määrata peale perioodi ühtegi täiendavat filtrit (näiteks kontot või objektitüüpi), võib suure andmemahu korral aruande arvutamine võtta kaua aega. Kui on valitud “Summeeri objektide lõikes”, siis aruande lõpus kuvatakse kõikide kontode kohta objektide saldod ja käibed, samuti kokkuvõte kontode saldodest ja käivetest. Siin on oluline meeles pidada, et konto kogukäive ei pruugi tingimata olla võrdne objektide käivete summaga, kuna samal finantskande real võib olla mitu erinevatesse objekti tüüpidesse kuuluvat objekti. Samuti võib olla kontoga seotud kandeid, millele ei ole objekti määratud – selliseid kandeid ei kuvata aruandes.

Valime siia näiteks objekti tüübi “Osakond” ja jätame valiku “Summeeri objektide lõikes” aktiivseks. Käivitame aruande ja näeme, et kuna valisin objektitüübiks osakonna, siis kuvatakse ainult sellesse tüüpi kuuluvate objektide käibed. Objektitüübist väljaspool asuvaid objekte ei kuvata ning summana näeme osakondade kogukäivet. Kuna valik “Summeeri objektide lõikes” on aktiivne, liigume aruande lõppu, kus on näha kõikide kontode objektide saldod ja käibed, samuti kontode saldod ja käibed ilma objektideta.

Sellese aruandesse saab kaasata ka simulatsioonid, täpselt nagu Pearaamatu aruandesse. Kui läheme tagasi aruande määramise aknasse, siis teisel vahelehel on valik “Kaasa arvatud simulatsioonid”. Siin on võimalik valida, kas kaasata kõik simulatsioonid või teha valikuid.

Päevaraamat

Järgmine aruanne, mida vaatame, on “Päevaraamat”. See on väga hea tööriist vigade otsimiseks. Valime järjestuse “Kuupäev” ja võtame kokkuvõtva vaate. Käivitame aruande ekraanile. Kuna valisin järjestuseks kuupäeva, siis kanded on aruandes järjestatud kande kuupäeva alusel. Selle aruande saab eksportida ka Excelisse, kus saab vajadusel teha lisatöötlusi.

Mis teeb selle aruande kasulikuks, on see, et siin on eraldi välja toodud “Registreerimise kuupäev” ja “Kande kuupäev”. Registreerimise kuupäev näitab, millal kande tegelikult Standard Booksis sisestasite, samas kui kande kuupäev on see, mille määrasite finantskandele. Seda aruannet on hea kasutada näiteks olukordades, kus on tehtud varasemast finantskandest koopia ning kogemata jäetud vale kande kuupäev. Sellisel juhul saate vaadata registreerimise kuupäeva järgi, milliseid kandeid te konkreetsel kuupäeval tegite, ning leida võimalikke vigu.

Kasumiaruanne kuude lõikes

Lähme edasi järgmise aruande juurde ja vaatame “Kasumiaruannet kuude lõikes”. Käivitame selle ekraanile. Kasumiaruanne kuude lõikes kuvab kuude kaupa kasumiaruande tulemusi, mis võimaldab vaadata finantsseisu kuu lõikes ilma, et peaks iga kuu kohta eraldi aruannet võtma. Ka siia aruandesse saab vajadusel kaasata simulatsioone.

Kui aruandes vajutada mõne konto peale, näiteks konto 5030, siis kuvatakse kõik selle konto kanded aasta jooksul. Kui valida konkreetse summa peale, siis avaneb täpsem ülevaade, kus näeb vastavaid kandeid. Sealt saab edasi liikuda ka näiteks ostuarve finantskande peale või isegi vastava allsüsteemi kaardini.

Kasumiaruanne objekti lõikes

Järgmine aruanne, mida vaatame, on “Kasumiaruanne objekti lõikes”. Finants moodulis on võimalik Kasumiaruannet vaadata nii objekti kui objekti tüübi järgi. Alternatiivina on aga võimalik kasutada kasumiaruannet objekti lõikes. Siin on oluline, et aruande käivitamiseks peab olema valitud objekti tüüp, vastasel juhul aruanne ei tööta. Valime näiteks objekti tüübi “Osakond” ja avame aruande ekraanile.

Selles aruandes kuvatakse objektide tulud valitud perioodi lõikes – iga objekti tulemused on eraldi veerus. Kui valitud objekti tüübi alla ei kuulu ühtegi objekti, siis on aruanne tühi. Kui aga mõne objekti kohta ei olnud aruandeperioodil ühtegi tehingut, siis kuvatakse selles veerus nullid. Kui objekte on väga palju, võib aruanne muutuda keeruliselt loetavaks. Sellisel juhul on soovitatav see eksportida Excelisse, kus saab veerge paremini hallata.

Aruannete saatmine

Järgmisena räägime, kuidas Standard Booksist aruandeid saata. Vaatame näiteks Kasumiaruannet. Kui aruanne on avatud, saab selle salvestada PDF-failina ja käsitsi e-kirjale manustada. Aga kui kasutada Standard Booksi sisseehitatud e-kirjade saatmise võimalust, siis saab aruande saata otse programmist ilma, et peaks seda eraldi salvestama. Selleks valige “Saada PDF e-kirjana”. Avaneb e-kirja aken, kus saab sisestada saaja e-posti aadressi ja lisada teksti. E-kirja manusena lisatakse Kasumiaruanne automaatselt PDF-formaadis.

Standard Booksis on võimalik aruandeid saata ka aktiivsete aruannetena, mis tähendab, et kui saaja avab manuse, avaneb aruanne otse Standard Booksis, mitte eraldi failina. Seda saab kasutada ainult Standard Booksi siseste kasutajate vahel. Selleks tuleb avada Põhiaknas Postkastis uus e-kiri, salvestada see ning lohistada aruanne manusena.

Kui ma selle e-maili ära saadan ja teine kasutaja avab manuse, avaneb talle Standard Booksi sisene aktiivne aruanne, kus on juba paigas kõik need aruande määramisakna valikud, mille mina eelnevalt seadistasin.

Standard Booksis on võimalik kasutada ka automaatseid taustatoiminguid. See seadistus võimaldab kasutajatel luua automaatseid taustatoiminguid, millega saab ajastada e-kirjaga aruannete saatmist või käivitada ajastatud hooldusi, näiteks saldo teatise saatmist. Automaatsete taustatoimingute seadistamine asub moodulis Üldine. Selle kohta on olemas ka juhend ja kirjeldus meie kodulehel.

Seadistuse nimeks on “Automaatne taustatoiming”. Minul on siin tehtud näidisena üks aruanne ja üks hooldus. Näiteks, mul on määratud, et Bilanss saadetakse automaatselt e-kirjaga. Siin ongi näha aruande määramise akna valikud – kasutaja saab valida, kas tegemist on aruandega või hooldusega. Aruande puhul tuleb määrata ka, kellele e-kiri saadetakse, kui tihti ja millise perioodi kohta. Kui olen valinud perioodi “Iga nädal esmaspäeval”, siis süsteem saadab eelmise nädala Bilansi automaatselt määratud e-posti aadressile.

Saan näidata teile näiteid ka oma Postkastist, sest mul on siin mitmeid automaatselt saadetud Bilansse. Nii ei pea ma igal nädalal aruannet käsitsi ülemusele saatma, vaid Standard Books teeb seda minu eest. Samamoodi saab seadistada ka saldoteatiste automaatse saatmise. Saldoteatiste seadistamine on natuke keerulisem, kuna tehnilisel vahelehel tuleb lisada parameetreid, kuid nende kohta on samuti juhend meie kodulehel. Soovitan tutvuda juhendiga ja katsetada.

Lühiteed isiklikus aknas

Kui kasutate mõnda aruannet igapäevaselt või iganädalaselt ja teete igal korral samu valikuid aruande määramise aknas, siis tasub see salvestada lühiteedesse. Võtame näiteks Müügireskontro aruande. Oletame, et olen müügimees ja soovin regulaarselt kontrollida, kas klient on arved tasunud või kas tal on võlgnevusi. Teen määramise aknas kindlad valikud – soovin näha ka ettemakseid ja osalisi makseid, kui klient tasub graafiku alusel.

Kui olen aruande käivitanud ja tahan edaspidi kasutada samu määranguid, siis lohistan aruande kirjaklambri ikoonilt enda lühiteedesse. Järgmine kord ei pea ma aruannet menüüst otsima ega määranguid uuesti seadistama, vaid avan selle lühiteedest ja lasen numbrid lihtsalt uuesti arvutada.

Flex BI

Olete ilmselt märganud, et Standard Booksi põhiaknas on nupp “BI”. See on Flex BI aruande lahendus. Praegu kuvab see müügiandmeid, kuna me vaatame Lite paketti, mis sisaldab ainult kinnitatud müügiarveid. Muud moodulid, nagu ostuarved, põhivarad või finantsandmed, ei ole selles paketis kaasatud. Kui soovite laiemat aruandlust, saab kallimates pakettides lisada rohkem andmeid ja kohandada aruandeid koostöös FlexBI-ga.

Flex BI aktiveerimine on lihtne – nupu “Aktiveeri” vajutamisel avaneb koduleht, kus on eesti keeles selgitatud, mida Lite pakett sisaldab ja milline on selle hind.

Kui teenuse aktiveerimine on tehtud, jääb üle oodata kinnituskirja, mis teavitab aktiveerimisest. Teenus aktiveeritakse üldjuhul ühe tööpäeva jooksul. Kui olete aktiveerinud, kuid vastust ei ole tulnud, andke meile teada.

Flex BI aruandlus ja graafikud on inglise keeles ning interaktiivsed – neile saab vajutada, lisada filtreid ja täpsustada vaadet. Filtrid asuvad üleval ja rakenduvad kõigile allolevatele graafikutele. Võimalik on filtreerida müügiisikute, kliendiklasside või artikliklasside järgi. Vaikimisi kuvab üleval olev aruanne käesoleva kuu käivet, brutokasumi marginaali, brutokasumit, keskmist arve summat ja unikaalsete klientide arvu.

FlexBI Lite paketis on värvid fikseeritud, kuid kallimates pakettides saab neid kohandada. BI nupud on leitavad ka artiklite, artikliklasside, klientide ja kliendiklasside kaardil. Kui teil pole Flex BI aktiveeritud, näete demoandmeid, kuid saate tasuta proovida ja otsustada, kas see on teie jaoks sobiv lahendus.

Osalised maksed

Kui kliendiga on kokku lepitud mitmes osas arve tasumine, saab kasutada spetsiaalset tasumistingimust, mis määrab kliendi osamaksed. Selle seadistamiseks tuleb müügiarvete moodulis luua “Osalised maksed”. Minul on siin näidis, kus iga osamakse vahel on üks kuu, ehk kuuekuuline graafik.

Tingimuste tüüp võib olla kas “Laekumise tähtaeg” või “Arve kuupäev”. Kui valida “Arve kuupäev”, lisatakse osamakse kuupäevaks arve päev ja määratud ajavahemik. Kui valida “Laekumise tähtaeg”, siis lisatakse osamakse kuupäevaks arve tasumise tähtaeg pluss määratud ajavahemik.

Makse suurust saab määrata, kas kindla summana või protsendina arve summast (protsendi puhul lisada kindlasti protsendi märk). Viimasele reale soovitan panna võrdusmärgi, et vältida ümardamisvigu ning tagada, et viimane osamakse katab kogu ülejäänud summa.

Kui osaliste maksete kaart on loodud, tuleb see siduda tasumistingimusega. Minul on loodud eraldi tasumistingimus “Graafiku alusel tasumine”, kuid võib kasutada ka olemasolevat tingimust. Tasumistingimusel pole vaja midagi määrata peale osalise makse valiku.

Kui koostan müügiarve ja valin kliendi, kellel on kokku lepitud osaline makse, siis määran arvele tasumistingimuseks “Graafiku alusel tasumine”. Laekumise tähtaeg muutub automaatselt viimase osamakse kuupäevaks. Peale arve kinnitamist kajastuvad osamaksed Müügireskontro aruandes. Kui avada aruanne “Müügireskontro” ja lisada valik “Näita osalisi makseid”, kuvatakse kõik osamaksed eraldi ridadena. Sama infot saab vaadata ka laekumise ennustuse või likviidsusprognoosi aruannetest.

Osalisi makseid saldoteatisele ei lisata, seal kajastub ainult arve lõplik tasumise tähtaeg. Kui on vaja kliendile saata ülevaade tema osamaksetest, saab kasutada aruannet “Kliendi väljavõte, tasumata arved” ning valida “Näita osamakseid”.

Arve read

Moodulis Müügiarved on veel kasulik aruanne “Arve read”, mis kuvab arved ridade kaupa. Siin on iga arve kohta nii palju ridu, kui müügiarve kaardil artikleid. Selle aruande kaudu saab liikuda ka arve, kliendi või artikli kaardile.

Ettemaksete jälgimiseks on soovitatav neile määrata unikaalne number. Näiteks, kui sisestan laekumise kliendi ettemaksuna, siis määran “T” vahelehel sellele unikaalse numbri. Nii on hiljem lihtsam jälgida, mis ettemaks on seotud millise arvega. Ettemakse ajaloo aruande kaudu saab kontrollida, millised summad on kasutatud ja millised on veel alles. Sama aruannet saab kasutada ka ostuarvete puhul.

Klientide statistika riikide lõikes

Moodulis Müügiarved on meil olemas aruanne “Klientide statistika riikide lõikes”. Sarnaselt on ostuarvete moodulis “Tarnijate statistika riikide lõikes”. See aruanne annab infot tarnijate kohta erinevate riikide lõikes. Summad kuvatakse baasvaluutas ehk eurodes ning kokkuvõttes summeeritakse valitud perioodi tarnija ostuarvete summad ilma käibemaksuta. Samuti kuvatakse aruande lõpus riikide summad.

Kui klientidel on erinevad harukontorid või kauplused, mida kasutatakse kauba lähetamisel, siis on Standard Booksis võimalik müügihalduse moodulis sisestada klientide lähetusaadresse. Selleks on eraldi seadistus “Lähetusaadressid”. Olen sisestanud näidiseks ühe kliendi, kellel on kaks lähetusaadressi: Tartu ja Tallinna kontor. Lähetusaadresse saab valida pakkumistele, müügitellimustele, müügiarvetele ja lähetustele. See tähendab, et kuigi klient on üks, võivad kauba tarnekohad olla erinevad.

Kui olen kliendi erinevatele lähetusaadressidele kaupa tarninud ning soovin näha, milliseid artikleid olen müünud, saab kasutada aruannet “Artiklid lähetuse aadressidele”. See aruanne asub Logistika moodulis ning siia tuleb alati valida konkreetne klient – ilma selleta aruanne ei käivitu. Kui valin kliendi ja käivitan aruande, siis kuvatakse mulle, milliseid artikleid olen selle kliendi erinevatele lähetusaadressidele müünud. Aruandes kuvatakse ainult saldoga artiklid – kui artiklit ei ole arveridadel, seda aruandesse ei kuvata. Samuti ei kuvata artikleid, mille kogus on null või mille koguse lahter on tühi.

Lepingud

Olen sisestanud kolm Lepingut erinevatele klientidele erinevate algus- ja lõppkuupäevadega. Lepingu põhjal saab koostada müügiarve kahel viisil:

1. Lepingu kaardilt – Koosta menüü alt valides Arve, mis loob arved kogu lepingu kehtivusperioodi ajaks korraga.
2. Hooldusfunktsiooniga – Koosta lepingu arved. See asub Lepingute moodulis hoolduste nimekirjas ning võimaldab koostada arveid jooksvalt kogu lepingu kehtivusperioodi jooksul.

Kui hoolduse käivitamisel määrata periood, näiteks detsember, koostatakse arved ainult selle perioodi kohta. Hoolduse määramisaknas on valik “Käivita aruandena”, mis avab Lepingute mooduli aruande “Lepingute arvesoovitus”. See võimaldab enne arvete loomist kontrollida, millistele lepingutele, mis summas ja mis perioodi kohta arveid tehakse.

Kui aruandest selgub, et mõnele lepingule arvet ei looda, saab minna lepingut kontrollima. Näiteks, kui mul on kolm lepingut, aga arved luuakse ainult kahele, saan aruandest kontrollida, mis võib valesti olla. Võimalik, et lepingu lõppkuupäev on määratud valesti. Kui avastan vea, pean lepingu korraks kinnitusest lahti võtma, tegema paranduse ja selle uuesti kinnitama. Kui aruanne on avatud, ei pea seda uuesti kinni panema ja avama – piisab, kui valida aruande peal “Arvuta ümber”, et uuendatud andmed sisse tuua. Kui vead on parandatud, saab samast aruandest valida “Koosta arved”, mis koostab kõik puuduvad arved.

Kui pärast arvete koostamist selgub, et need on valesti ja need tuleb kustutada ning uuesti koostada, siis on hooldusfunktsioon “Eemalda lepingult viimase arve kuupäev“, mis tühjendab kõigi lepingute “Viimase arve kuupäeva” välja korraga. See muudab suure hulga lepingute korrigeerimise oluliselt kiiremaks.