Uuendatud 16. jaanuar 2024

Kuidas väljastada kliendile Saldoteatist?

Sul on võimalik salvestada saldoteatised oma arvutisse ja saata oma e-maili tarkvaraga (A) või saata otse Standard Books tarkvarast e-mailiga (B).

Kontrolli esmalt, kas sul on saldoteatise jaoks seadistatud sobiv vorm ehk dokumendimall (näiteks: SaldoteatisMR). Selleks mine moodulise Müügiarved > Dokumendid > Saldoteatis.  Tee rida aktiivseks (ära ava!) ning vali Operatsioonide nupu alt “Kirjelda dokument“. Avaneb uus aken, kus tabeli 1. real on “Dokumendimall” veerus valitud õige mall. Kui see puudub, siis kasuta Ctrl+Enter sobiva valimiseks. Vajuta Salvesta.

Saldoteatise dokumendimallil on sul võimalik muuta kujundust, tekste, logo ja väljatrükitavate koopiate arvu (moodul Üldine > Registrid > Dokumendimallid).

A) SALDOTEATISE SALVESTAMINE PDF FAILIKS
Moodul Müügiarved> Dokumendid > Saldoteatis. Ava määramisaken ja tee soovitud valikud.

Klient  – Sisesta siia Kontakti kood või vahemik, kelle kohta soovid saldoteatist. Vahemiku määramiseks kasuta koolonit.
Klass – Kui soovid trükkida saldoteatist teatud kliendiklassi kuuluvate klientide kohta, vali ctrl+enter see Klass siin.
Klassifikaator – Vali Klassifikaator (ctrl+enter), kui soovid saldoteatist ainult selle Klassifikaatoriga seotud klientide kohta. Kui sisestad mitu komadega eraldatud Klassifikaatorit, prinditakse teatis vaid antud Klassifikaatorite kombinatsiooni kandvate Klientide kohta.
Miinimum viivitatud päevi – Kui soovid väljavõtetesse ainult Arveid, mille tasumisega on viivitatud üle tähtaja rohkem kui teatud arv päevi, sisesta see päevade arv siia.
Min. arvete arv – Kui soovid piirata teatisi klientidega, kellele on esitatud vähemalt teatud hulk Arveid, sisesta see number siia.
Kuupäev – Sisesta kuupäev, mille kohta saldoteatisi soovid. Saldoteatistel näed kõiki Arveid, mis olid antud kuupäeval kas tasumata või tähtaja ületanud (olenevalt allpool tehtud valikust). Teatisel ei ole näha sellest päevast hilisemaid Arveid ega Laekumisi. Kui jätad välja tühjaks, kasutatakse tänast/käesolevat kuupäeva.
Arved
Kõik – Selle valikuga võetakse teatisele kõik tasumata Arved.
Aegunud – Selle valikuga võetakse teatisele ainult need Arved, mille tasumistähtaeg on ületatud.
Vali – Antud valikutega eemaldad teatiselt vaidlustatud, märgukirjadeta ja/või kogumiseta Arved.

Suurenda märgukirja taset – Igal Arvel on kood (Märgukirjatase), mis näitab, mitu korda on sellele Arvele märgukirju või saldoteatist koostatud. Märgi antud valik, kui soovid, et Märgukirjataset muudetaks automaatselt, kui trükitakse Saldoteatis.
K.a. lahtised kreeditarved – Märgi antud valik, kui soovid teatisele kaasata Kreeditarved, mis pole veel ühegi Arvega seotud.
Jäta vahele ridadeta väljavõte – Kui soovid saldoteatist väljastada ka juhul, kui kliendil võlas/tasumata arveid ei eksisteeri, siis tee määramisaknas see valik.
Näita ametlikku seerianumbrit – Saldoteatisele näidatakse alternatiivset dokumendi numbrit, kui see on sisestatud müügiarvele “Amet. ser.nr” lahtrisse. Selleks tuleb ka saldoteatise dokumendimallile lisada väli “Ametlik seerianumber” (loe uute väljade lisamisest SIIT)

B) E-MAILIGA SALDOTEATISE SAATMINE BOOKSIST
Saldoteatisi on võimalik ka otse programmist e-mailiga saata. Ava moodul Müügarved > Funktsioonid > Hooldus > “Koosta saldoteatise e-mail“.
Määramisakna valikud o n samad, mis PDF dokumendi väljastamisel.
Hooldusfunktsioon koostab sinu postkasti ettevalmistatud e-mailid, millele on lisatud kliendi saldoteatis PDF failina. Postkastis saad need kirjad üle vaadata, kas e-maili aadressid olemas ja ära saata. Kui soovid, et e-mailid saadetakse automaatselt, siis märgi juba hoolduse määramisaknas valik “Saada e-mailid automaatselt”.

Vaata ka saldoteatise koostamise näidis videot SIIT

NB! TEADMISEKS
* B hooldusfunktsiooni ei saa kasutada arvete puhul, millele on määratud mitme osamaksega ja erinevate tähtaegadega tasumistingimus. Kui kasutad müügiarve peal Koosta menüü valikut “Osaliste maksete laekumised“, siis saldoteatise asemel saad saata aruande “Kliendi väljavõte, tasumata arved” koos linnukesega “Näita osamakseid“.

* Väli “Keel” täida (B) hoolduse aknas ainult juhul, kui kliendi Kontakti kaardil on Keel lahter tühi. Keele väli ei toimi siin aknas filtrina ehk see ei piira saldoteatiste saatmist ainult nende klientidega, kellel on see Keel määratud. Keele määrangu järgi leitakse hoopis saldoteatise e-maili Teema ja Sisu tekstid (moodul “E-mail ja kaustad” > Seadistused > E-mailide tekstid).

* Kui hoolduse (B) käivitamisel ei ole programmi andmebaasivõti aktiivne, siis ilmub ekraanile teade:
“Andmebaas piiratud kasutusega seisus. E-mailidele manuste lisamine piiratud. Uuendage andmebaasivõtit“.
E-maili selle teate järel ei teki. Lahendamiseks toimi selle juhise järgi SIIT

(saldokinnitused, saldovõrdlus, võlateatis, saldoväljavõte, saldoteatisel, saldopäring)