Uuendatud 27. märts 2025

Kuidas sisestada uut teeninduslepingut?

Moodul Lepingud > Registrid > Teeninduslepingud

Seda registrit saate kasutada koos hooldusfunktsiooniga „Koosta tegevused teeninduslepingutest“ ja Lepingu F.osal olevate veergudega, et koostada konkreetse Lepinguga seotud regulaarseid Tegevusi. Näiteks, kui Leping nõuab, et te teeksite perioodilisi kõnesid või külastusi kliendile (näiteks, iga kahe kuu või kuue kuu tagant), saate koostada Tegevusi, mis tuletavad teile meelde, et te peate neid tööülesandeid õigeaegselt täitma.

Esimene samm on kaartide koostamine erinevatest järeltegevuste protsessidest, mida te oma ettevõttes kasutate. Iga Tegevuste protsess tuleks registreerida eraldi kirjetena Teenuslepingute registris. Näiteks, teil võib olla eraldi Teenuslepingute kaardid Tegevuste koostamiseks iga kahe kuu ja iga kuue kuu tagant. Samuti võib teil olla eraldi kaardid erinevate Tegevusetüüpide (nt telefonikõned, hoolduskülastused jne) ja erinevate Isikute kohta. Lepingu sisestamisel määrake F.osal, millist neist teenuslepingutest tuleb kasutada iga Artikli puhul. Lõpuks, kui klient on lepingu heaks kiitnud, kasutage Tegevuste koostamiseks funktsiooni „Koosta tegevused teeninduslepingutest“. Sellega koostatakse järeltegevused ja paigutatakse need vastava isiku kalendrisse või „Tööülesanded“ kausta Põhiaknal nii, et neile tuletatakse meelde, et nad peaksid tööde tegemise ajal neid tegema.

Tegevuste koostamiseks Teenuslepingute abil järgige järgmisi samme:

Avage Teenuslepingute register, mis näitab kõiki varem sisestatud Teeninduslepingute kaardid. Nimekirjas oleva kaardi muutmiseks tehke topeltklõps või lisage uus kaart, valides Koosta menüüst valik „Uus“. Kui kaart on valmis, salvestage see, klõpsates nuppu Salvesta.

Iga kaart selles registris peaks esindama konkreetset tegevuste kogumit, mida soovite Lepingust koostada. Allpool esitatud näites koostatakse iga kahe kuu tagant isikule FF tegevus tegevusetüübiga “CV” (näiteks, konsultatsiooni külastus) ja iga kuue kuu tagant isikule IP tegevus tegevusetüübiga “ET” (näiteks, koolitus).

Kasutage Teeninduslepingu ridasid ehk maatriksit, et koostada nimekiri järgnevatest tegevustest, mis tuleb koostada iga kord, kui Teeninduslepingut kasutatakse. Hooldusfunktsioon “Koosta tegevused teeninduslepingutest“ käivitamisel kontrollib programm ühe rea korraga, koostades Tegevused vastavalt määrangutele. Kui teil on vaja, et teatud Teeninduslepingu realt genereeritakse keerukama loogikaga Tegevusi, peaksite neid Tegevusi käsitlema ühe perioodina. Teenindslepingu ridadele ehk maatriksisse tuleks sisestada üks periood.

Siin näites on esimesel real 60 päeva intervall ja kordade arv on 3, mis tähendab, et seda rida rakendatakse kolm korda, nii et tulemuseks on kolme CV tegevusetüübiga Tegevuse kaardi tekitamine FF isiku Tööülesannete nimekirja 60 päevase vahega. Esimene neist Tegevustest koostatakse 67 päeva pärast algse Lepingu rea alguskuupäeva (“Päevi algusest” + “Intervall”). Näite teine rida toob kaasa ET tegevusetüübiga Tegevuse kaardi loomise IP Tööülesannete aknasse. Intervall on 0 (null), nii et see langeb samale kuupäevale kui kolmas CV tüübiga Tegevus. Kui hooldusperiood on piisavalt pikk, naaseb funktsioon seejärel maatriksi esimesele reale ja genereeritakse veel kolm CV tüübiga Tegevust, millest esimene on 60 päeva hiljem, ja nii edasi.

A – VAHELEHT

Kood

Sisestage unikaalne kood, mille abil Teeninduslepingu kaart salvestatakse.

Komment.

Sisestage Teenuslepingu kirjeldus, mis kuvatakse ka Teeninduslepingute sirvimise aknas.

Päevi algusest

See lahtris kontrollitakse, kuidas arvutatakse esimese järeltegevuse kuupäeva. Määrake siin, mitu päeva pärast Lepingu rea alguskuupäeva (Lepingu F.osal) peaks see kuupäev olema. Meie näites antakse esimesele CV tegevusetüübiga Tegevusele kuupäev, mis on 67 päeva pärast Lepingu rea alguskuupäeva (päevi algusest + intervall, 7 + 60).”Päevi algusest” kehtib ainult esimese järeltegevuse kohta. Kui te käivitate hooldusfunktsiooni „Koosta tegevused teeninduslepingutest“ konkreetse Lepingu jaoks teist korda (nt teise aasta kohta), jäetakse esialgsed päevad arvesse võtmata.Sellesse lahtrisse võib sisestada ka negatiivse arvu. Kui siin näites sisestada -30 “Päevi algusest“, siis saaks esimene CV tegevusetüübiga Tegevus kuupäevaks ühe kuu pärast Lepingu rea alguskuupäeva (päevi algusest + intervall, -30 + 60). Teine CV tüübiga Tegevus oleks kaks kuud hiljem, ja nii edasi.

Nädalalõpud

Kasutage neid valikuid, et määrata, kas järeltegevustele lubatakse nädalavahetuse kuupäevi. Näiteks, Lepingu rea alguskuupäev on teisipäev. Meie näite puhul peaks esimese järeltegevuse kuupäev olema 67 päeva hiljem (päevi algusest + intervall). See on aga laupäev, seega tõstetakse see Tegevus edasi nädalavahetusele järgnevale esmaspäevale. Teine Tegevus toimub 60 päeva (intervall) pärast laupäeva, mitte 60 päeva pärast esmaspäeva.

Ignoreeri

See valik võimaldab Tegevusi koostada ka nädalavahetuse kuupäevadele.

Enne

Kasutage seda valikut, kui Tegevus, millele tavaliselt antakse nädalavahetuse kuupäev, tahetakse tõsta reedele enne nädalavahetust.

Pärast

Kasutage seda valikut, kui Tegevus, millele tavaliselt antakse nädalavahetuse kuupäev, tuleb tõsta esmaspäevale pärast nädalavahetust.

Teg.tüüp

Määrake Tegevusetüüp, mida soovitakse kasutada järeltegevuste kaartidel. Tegevuse tüüp on vahend Tegevuste liigitamiseks (näiteks: telefonikõned, müügiohtumised, seadmete hooldus jms).

Isikud

Määrake isik, kes peab teostama järeltegevusi. Saate määrata mitu Isikut, mis on eraldatud komadega.

Kommentaar

Siia sisestatud kommentaar kopeeritakse Teeninduslepingu abil koostatud Tegevuse päises olevasse teksti väljale.

Kordade arv

Määrake siin, mitu korda rakendatakse hooldusfunktsiooni “Koosta tegevused teeninduslepingutest“, enne kui programm läheb edasi järgmisele reale. Välja tühjaks jätmine annab sama tulemuse kui „1“ sisestamine.

Intervall

Määrake iga järeltegevuse vaheliste päevade arv. Meie näites koostatakse uus CV tüübiga Tegevus iga 60 päeva järel ja uus ET tüübiga Tegevus iga 180 päeva järel.

B – VAHELEHT

Koopia

Sisestage kasutaja/isiku kood, kes peab ilmuma järeltegevuse kaardile “Koopia” lahtrisse. Koopia väli on mõeldud Isikutele, kes ei ole peamiselt seotud Tegevusega, kuid peavad sellest hoolimata sellest teada saama. Saate sisestada ka mitu isikut, eraldades komadega.

Tüüp

Määrake Tegevuse tööülesande tüüp, mida soovite kasutada järeltegevustel. Tööülesannete tüüp kontrollib, kas uued Tegevused ilmuvad Kalendrisse või Tööülesannete aknasse.

Sümbol

Määrake sümbol, mida kasutatakse järeltegevustes. Kui Tegevuse tüübiks on „Tööülesanne“, siis kuvatakse tegevus „Tööülesanded“ aknas. Sümboliga kaasneb väike pilt, nii et sellega kaasnevat tüüpi tööd on võimalik kohe näha.

Kui sisestate Lepingu (registris Lepingud), mille puhul on vaja koostada perioodilisi järeltegevusi, kasutage vahelehel „Artiklid“ F.osa veergusid. Need lahtrid võimaldavad teil koostada Lepingu iga kirje jaoks erineva hulga järeltegevusi.

Teenuslep.

Valige siin Teenusleping (ctrl+enter). See kontrollib Lepingu realt koostatud järeltegevuste arvu ja määranguid.

Alguskp.

Määrake kuupäev, mille alusel arvutatakse järeltegevuste kuupäevad.  Meie näites toimub esimene CV tegevusetüübiga Tegevus 67 päeva pärast siin määratud kuupäeva (päevi algusest + intervall) ja esimene ET tüübiga Tegevus 187 päeva pärast seda kuupäeva. Te peate sisestama alguskuupäeva, kui olete vasakul asuval lahtris määranud Teeninduslepingu koodi, vastasel juhul ei saa te Lepingut salvestada.

Lõppkp.

Sisestage siia viimane võimalik kuupäev, mida saab anda järeltegevusele. See kuupäev võib olla hilisem kui Lepingu Lõppkuupäev või “Tühist.kp.” . See võib olla kasulik, kui soovite pärast Lepingu lõppemist planeerida kõne, et kontrollida, kas klient on lepingut pikendanud. Kui aga leping tühistatakse enne tähtaega, võiksite seda kuupäeva muuta, kui sisestate tühistamiskuupäeva, et vältida tulevaste Tegevuste koostamist.

Lõppkuupäeva ei ole kohustuslik sisestada. Ei ole vaja karta, et tulevikus koostatakse veel Tegevusi, sest kui käivitate funktsiooni “Koosta tegevused teeninduslepingutest“ määrate te nagunii perioodi. Pärast selle perioodi lõppu ei koostatud ühtegi Tegevust.

Viimane tegevus

Kui käivitate hooldusfunktsiooni “Koosta tegevused teeninduslepingutest“, et koostada Lepingust järeltegevusi, sisestatakse siia automaatselt viimase Tegevuse kuupäev. Kui te käivitate hooldusfunktsiooni kogemata uuesti, ei koosta sellele kuupäevale eelnevaid Tegevusi, vältides seega juhusliku koopia tekkimist. Kui te käivitate hooldusfunktsiooni uuesti hilisemaks perioodiks, koostatakse Tegevused alles alates sellest kuupäevast.

Pärast Lepingu salvestamist kasutage järeltegevuste koostamiseks funktsiooni moodulis Lepingud > Funktisoonid > Hooldus > „Koosta tegevused teenindslepingutest“

Funktsiooni käivitamiseks klõpsake või vajutage nuppu [Käivita]. Iga uus Tegevus ühendatakse Lepinguga, millest see loodi (kaardi üleval paremas nurgas ikoonid: Lingihaldur ja Töövoo haldur). Tegevuse kaardi vaatamisel saate ühendatud Lepingu kiiresti ja lihtsalt avada, ning samuti vastupidi, saate Tegevuse avada Lepingu pealt.

Periood

Määrake siin periood, mille kohta järelaruannete Tegevused koostatakse. Tegevused koostatakse selle perioodi algusest või Lepingu rea alguskuupäevast või viimase tegevuse kuupäevast, olenevalt sellest, kumb neist on hilisem. Tegevused koostatakse kuni selle perioodi lõpuni või Lepingu rea lõppkuupäevani, olenevalt sellest, kumb on varasem.

Kui Lepingust ei koostatud ühtegi Tegevust, on võimalikuks põhjuseks, et varaseim Tegevuse kuupäev (Päevi algusest + algpäev + intervall) on hilisem kui selle perioodi lõpp.

Leping

Määrake Leping, mille kohta tuleb koostada järeltegevused. Leping ei pea olema „Kinnita“ märkega, et sellest saaks koostatud Tegevusi.