Kuidas seadistada tegevuste tüüpide klasse?

Moodul Kliendihaldus > Seadistused > Tegevuste tüüpide klassid

Tegevuste tüüpide klassidega saad grupeerida sarnaseid Tegevusi. Igale Tegevusele tuleb anda Tüüp, mis tähistab teatud tööd või ülesannet (näiteks: müügikõne, müügikohtumine või koosolek). Sarnased Tegevuste Tüübid (näiteks kõik müüki puudutavad Tüübid) saad omakorda grupeerida eraldi Tegevuste Klassidesse ehk tegemist on eraldi grupeerimise tasemega.

Uue klassi loomiseks vali sirvimise aknas Koosta menüüst “Uus tegevuse tüüpide klass” või Ctrl+N Windowsis (Macis cmd+N).

Kood – See on unikaalne kood tegevuste klassi jaoks.

Värv kalendris – Kõik Tegevused, mille Tüübid kuuluvad samasse Klassi, esitatakse Kalendris sama värviga. Vali Ctrl+Enter värv siin.

Kommentaar – Sisesta klassi kirjeldav nimetus.

Nõua sisestamist
Märgi üks või mitu valikut, kui soovid, et Projekt, Klient, Tegevuse tulemus, Aeg ja/või Teenindustellimus kindlasti antud Klassi kuuluvat Tüüpi kandvatele Tegevustele tuleks sisestada. Kui märgid allpool valiku “Nõua valitud kirjet ainult valitud kalendri tüübile“, siis siin tehtud määrang kehtib ainult Tegevustele, mille peal Kalender = Aeg.
Näiteks, märkides  “Projekt” tähendab, et sa pead igal tegevuse kaardil määrama nii projekti koodi kui arve artikli.
Märkides valiku “Tegevuse tulemus” tähendab, et pead “Tulemus” lahtri täitma ainult nendel tegevustel, mis on märgitud “Tehtud“.
Märkides “Aeg” valiku tähendab, et  pead täitma tegevustel “Algusaeg“, “Lõppaeg“, “Ajakulu” väljad igal tegevusel.

Kalender – Nende valikutega määra, kuidas antud Klassi kuuluvat Tüüpi kandvad Tegevused Kalendris esitatakse.

Kui lisad käesoleva Klassiga tegevusetüübi Tegevuse kaardile, siis Tegevuse kaardil saab Kalender valik olema sama, mis siin määrad ehk nö. vaikimisi määrang.

Töötaja ajastatistika  – Nende valikutega saad määrata, kuidas antud Klassiga seotud Tegevusetüüpi kandvad Tegevused esitatakse aruandes
“Töötaja aja statistika”.
Palgaline, Palgata, Töö, Puudumine
Märgi valikud Palgaline ja Töö, kui soovid antud Klassi kuuluvat Tüüpi kandvaid Tegevusi näha Töötaja aja statistika aruande põhiosas ning iga töötaja kogusummades. Ülejäänud kombinatsioonide puhul (Palgaline/Puudumine, Palgata/Puudumine, Palgata/Töö) esitatakse Tegevused samuti aruande põhiosas, kuid igaühe kohta on välja toodud eraldi kogusummad iga töötaja kohta.

Antud valikud ei kehti

Töötaja aja statistika 

aruande kokkuvõtliku versiooni puhul, milles näidatakse vaid kõikide Tegevuste kogusumma.

Jäta ajastatistika aruandest välja – Märgi antud valik, kui soovid antud Klassi kuuluvat Tüüpi kandvad Tegevused Töötaja aja statistika aruandest välja jätta.

Koosta projektikanne – Märgi see valik, kui soovid, et antud Klassi kuuluvat Tüüpi kandvate Tegevuste märkimisel Tehtuks ja salvestamisel koostataks automaatselt Projektikanne.

See on vajalik, kui kasutad Ajatabelite alternatiivina aja registreerimiseks Tegevusi (Projektide raames tehtud töö registreerimiseks). Vastavalt Projektikannetele koostatakse projektide eest Arved.
Kui Tegevuse tüübi klassil on see valik märgitud, on soovitav märkida ka Projekti ja Aja sisestamise nõudmise valikud ning märkida Kalender = Aeg. Projektikandeid ei koostata Planeeritud Tegevustest ega Tegevustest, millel on märgitud valik “Ära näita”, küll aga saab Projektikandeid koostada igat Tüüpi Tegevustest.

Koosta töölehekanne – Märgi see valik, kui soovid, et antud Klassi kuuluvat Tüüpi kandvate Tegevuste märkimisel Tehtuks ja salvestamisel koostataks Töölehekanne.
See on vajalik, kui kasutad Töölehtede alternatiivina aja registreerimiseks Tegevusi (Teenindustellimuse või Töökäsu alusel tehtud töö registreerimiseks). Vastavalt Töölehekannetele koostatakse Kliendile Arved.

Kui Tegevuse tüübi klassil on see valik märgitud, on soovitav märkida ka Aja ja Teenindustellimuse sisestamise nõudmise valikud ning Kalender = Aeg. Töölehekandeid ei koostata Planeeritud Tegevustest ega Tegevustest, millel on märgitud valik “Ära näita”, küll aga saab Töölehekandeid koostada igat Tüüpi Tegevustest.

Nõua valitud kirjet ainult valitud kalendri tüübile – Antud valik toimib koos Nõua sisestamist ja Kalender valikutega ülalpool. Kui Tegevusel muuta Kalender valikut, tühistab see märgitud “Nõua sisestamist” valikud.

Näiteks on Tegevuse tüübi klassil märgitud Projekti sisestamise nõudmise valik ning Kalender = Aeg. Kui Tegevusel kasutatakse antud Klassi kuuluvat Tüüpi, saab selle Tegevuse kaardil Kalender=Aeg. Tegevust ei saa enne sellel Projekti määramist salvestada. Tegevuse kalendritüüpi saad muuta: valida kas Aeg või Ära näita, kuid tavaliselt pead ka sellisel juhul määrama Projekti. Kui kasutad seda valikut, ei pea kalendritüübi muutmisel Projekti määrama. See on vajalik, kui tead ette, et hakkad tegema tööd mingi Projekti raames, kuid ei tea veel, millise. Aja planeerimiseks võid sisestada Planeeritud Tegevuse ilma Projekti määramata. Kui töö on tehtud, saad sisestada Aja Tegevuse, millele määrad ka Projekti.

Ära luba tegevusi samas ajavahemikus – Märgi antud valik hoidmaks ära Kalendrisse samale ajale mitme tegevuse planeerimise. Märkima pead ka aja sisestamise nõudmise valiku ülalpool (Nõua sisestamist = Aeg).

Antud tegevuseklassi kuuluvat Tüüpi kandva Aja Tegevuse sisestamisel kontrollitakse, et samale ajale ei oleks juba tegevusi planeeritud. Tegevust ei saa salvestada, kui ükskõik millist Tegevuse tüüpi kandev Aja Tegevus (st Tegevus ei pea kuuluma samasse Klassi) on samale Isikule samale ajale planeeritud. Näiteks oled kella 9:00-12:00 sisestanud Aja Tegevuse. Uut Tegevust, mille Algus- ja/või Lõppaeg jääb antud perioodi, salvestada ei saa. Varasema Tegevuse Lõppaeg ning uue Tegevuse Algusaeg võivad olla samad, nii et antud näite puhul võib teine Tegevus alata 12:00 (kuid mitte 11:59:59)

Lisa PDF tegevuse e-maili manusesse – Sul on võimalik koostada Tegevusest e-mail, avades tegevuse kaardi ja valides Koosta menüüst “E-mail“. Märgi siin valik, kui soovid, et Tegevuse PDF fail lisatakse e-maili külge.
PDF koostamiseks peab olema Tegevustele määratud dokumendimall (moodul Kliendihaldus > Dokumendid > Tegevused > Kirjelda dokument).