Uuendatud 05. mai 2023

Kuidas saata e-arveid Töötukassale?

Alates 1. juulist 2019 võtavad Eesti riigiasutused arveid vastu vaid e-arvena. Töötukassa on lisanud e-arvetele täiendavad nõuded, mis peavad e-arvel täidetud olema. Standard Books tarkvara võimaldab nendele tingimustele vastavate e-arvete saatmist Töötukassale.

Mõisted:
Klient – teenuse või kauba ostja, Töötukassa.
Tarnija – teenuse või kauba müüja, Standard Booksi kasutaja.

E-arvete saatmiseks tuleb kõigepealt aktiveerida e-arvete saatmine Standard Booksis. E-arvete aktiveerimise toiming on samasugune kõikide e-arve operaatorite puhul. E-arvete aktiveerimiseks kasuta seda juhendit SIIN

TÄIENDAVAD SEADISTUSED TÖÖTUKASSA JAOKS
1. Moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused.
Ava vaheleht “E-arve erinõuded” ja märgi valik “Kasuta Töötukassa spetsiifilisi e-arve välju“.

2. Moodul Üldine > Seadistused > Objektitüübid.
Finants mooduli seadistuses “Objektitüübid” saad koostada erinevad objektitüübid iga e-arve välja jaoks (ContractNumber / InvoiceContentCode).
Näiteks, “ContractNumber” välja jaoks koosta objektitüüp koodiga CONTR. “InvoiceContentCode” välja jaoks koosta objektitüüp CONTE.

3. Moodul Üldine > Seadistused > “E-arve Objektitüübid”.
Selles seadistuses saab siduda objektitüübid ja e-arve väljad.

3.1. “E-arve väli” veerus tuleb eraldi ridadele sisestada täpselt e-arve väljade nimetused:
ContractNumber
InvoiceContentCode

3.2. “Arve objektitüüp” veerus vali(Ctrl+Enter) Objektitüüp (vt punkt 2).

4. Moodul Üldine > Registrid > Objektid.
Koosta objektid iga objektitüübi jaoks.

4.1. Selleks, et alusdokumendi numbrit e-arvega edastada, tuleb koostada eraldi Objekti kaart alusdokumendi numbriga. Objekti kaardil täida lahtrid:
“Objekt” – alusdokumendi number ilma kirjavahemärkideta (näiteks, 1123487774);
“Nimi” – alusdokumendi täispikk originaalnumber (näiteks, 1123487774/12-22).
“Objektitüüp” – vali(Ctrl+Enter) ContractNumber objektitüüp (vt punkt 2).

4.2. Selleks, et arveliigi koodi ja nimetust e-arvega edastada, tuleb koostada eraldi Objekti kaart iga arveliigi koodi kohta. Objekti kaardil täida lahtrid:
“Objekt” – arveliigi kood (näiteks, KOOLITUSKAART);
“Nimi” – arveliigi kirjeldus (näiteks, “Koolituskaardi arve”).
“Objektitüüp” – vali(Ctrl+Enter) InvoiceContentCode objektitüüp (vt punkt 2).
Täpse tabeli koodide ja nimetustega leiad käesoleva juhendi lõpust.

5. Moodul Müügiarved > Rgistrid Kontaktid.
Selleks, et e-arvega läheks kaasa Töötukassa kontakisiku nimi ja e-maili aadress, tuleb Töötukassa kontakti kaardile lisada Kontaktisikud. Kõik kontaktiga seotud kontaktisikud on näha kontaktikaardi alumises osas.
Kontaktisiku lisamiseks ava Töötukassa kontakti kaart ekraanile ja vali Koosta menüüst “Kontaktisik“. Täida isiku nimi ja e-maili aadress.

6. Moodul Müügihaldus > Seadistused > Lähetusaadressid.
Seadistus tuleb täita, et e-arvega saaks edastada Töötukassa osakonna nimetuse. Iga Töötukassa osakonna kohta tuleb teha eraldi Lähetusaadressi kaart. Osakonna nimetus peab olema tarnija(Standard Books kasutaja) ja Töötukassa poolt täpselt kokku lepitud.
Lähetusaadressi kaardi täitmine:
“Klient” – vali(Ctrl+Enter) peamine kontakt (Töötukassa)
“Nimi” – sisesta Töötukassa poolt etteantud osakonna nimetus täpselt.
“Kood” – unikaalne osakonna kood. Numbrid või suurtähed, mille võib ise valida (v.a. kirjavahemärgid).

Maakondlikud Töötukassa osakonnad on:
Tallinna ja Harjumaa
Tartumaa
Hiiumaa
Ida-Virumaa
Jõgevamaa
Järvamaa
Läänemaa
Lääne-Virumaa
Põlvamaa
Pärnumaa
Raplamaa
Saaremaa
Valgamaa
Viljandimaa
Võrumaa

7. TINGIMUSED DOKUMENTIDE SISESTAMISEL

7.1. Töötukassa jaoks tuleb edastada arve alusdokumendi number ehk seotud lepingu, kinnituskirja, kokkuleppe vms number, mille alusel konkreetne e-arve on koostatud (samal kujul kui alusdokumendil number 7-6.7/19/12345).
On kaks võimalust, et see number e-arvega kaasa läheks:
A) Müügiarvel “Tunnused” vahelehel täida käsitsi väli “Ametlik ser. nr. 2“.
B) Müügiarve päises “Objekt” lahtris vali(Ctrl+Enter) nimekirjast objekt, mis on seotud objektitüübiga ContractNumber (vt punkt 2).

7.2. Töötukassa soovib, et Tööturuteenuse arvel oleks edastatud arveliigi kood ja arveliigi nimetus. E-arve failis on nende lahtrite nimetused vastavalt “InvoiceContentCode” ja “InvoiceContentText“.

7.3. Töötukassa osakonna edastamiseks e-arvega tuleb müügiarve peal valida Lähetusaadress. Ava arve, täida klient, mine vahelehele “Lähetusaadress”, lahtris “Aadressi kood” vali (Ctrl+Enter) Lähetusaadressi kood.

7.4. Kontaktisikute andmete edastamiseks e-arvega tuleb müügiarve peale vastav kontaktisik valida(Ctrl+Enter) väljale “Nende esindaja“. Valitud kontaktisiku nimi ja e-mail saadetakse siis e-arvega kaasa.

—–
arveliigi kood / arveliigi nimetus

KOOLITUS_HANGE – Koolitus (hankega)
KOOLITUSKAART – Koolituskaardi arve
KUTSEEKSAM -Kutseeksami arve
TOOHARJUTUS – Tööharjutus
MENTOR – Mentorklubi
TOOKLUBI – Tööklubi
ITR_KOMISJON – ITR komisjon
ITR_HANGITAV – ITR hangitav
PSYH_NOUSTAMINE – Psühholoogiline nõustamine
SOLTUVUSNOUSTAMINE – Sõltuvusnõustamine
VOLANOUSTAMINE – Võlanõustamine
KOGEMUSNOUSTAMINE – Kogemusnõustamine
KAITSTUD_TOO – Kaitstud töö
ABIVAHEND – Abivahend
ABIVAHEND_EKSPERTIIS – Abivahendi ekspertiis
KOHANDAMINE_EKSPERTIIS – Kohandamise ekspertiis
ABIVAHEND_RENT – Abivahendi rent
TUGIISIKUTEENUS – Tugiisikuteenus
TOO_REHA – Tööalane REHA