Uuendatud 28. november 2024
Kuidas saata e-arveid riiklikele suurhaiglatele?
Alates 1. juulist 2019 võtavad Eesti riigiasutused arveid vastu vaid e-arvena. Riiklikud suurhaiglad on lisanud e-arvetele täiendavad nõuded, mis peavad e-arvel täidetud olema. Standard Books tarkvara võimaldab nendele tingimustele vastavate e-arvete saatmist haiglatele.
Mõisted:
Klient – raviasutus, teenuse või kauba ostja.
Tarnija – teenuse või kauba müüja, Standard Booksi kasutaja.
E-arvete saatmiseks tuleb kõigepealt aktiveerida e-arvete saatmine Standard Booksis. E-arvete aktiveerimise toiming on samasugune kõikide e-arve operaatorite puhul. E-arvete aktiveerimiseks kasuta seda juhendit SIIN
TÄIENDAVAD SEADISTUSED, MIS VAJA TEHA:
1. Moodul Üldine > Seadistused > “E-teenuste seadistused”
Ava vaheleht “E-arve erinõuded” ja märgi valik “Kasuta suurhaiglate spetsiifilisi e-arve välju“.
Kliendiklassifikaator – vali klassifikaatori kood. Kui kliendiklassifikaator on täidetud, siis saab eristada neid Kontakte, kellele saadetavatele e-arvetele ilmuvad XML faili lisaväljad.
Sama koodiga Kliendiklassifikaator peab olema lisatud Kontaktide kaartidele, lahtrisse “Klassifikaatorid“. Kui klassifikaator on lisamata, siis sellele kliendile e-arvet saates ei lisata e-arve faili vajalikke lisaandmeid.
Kui Kliendiklassifikaator ei ole seadistatud, aga suurhaiglate funktsioon on sisse lülitatud, siis lisatakse lisaandmed kõikidele e-arvetele.
2. Moodul Kliendihaldus > Seadistused > “Omakirjeldatud väljad – artiklid”.
Suurhaiglatele ravimite tarnijana tuleb täita seadistuse esimesed kaks rida järgnevalt:
Tekst 1 = Pakendikood
Tekst 2 = ATC
Salvesta seadistus.
Peale seda on kõikidel artiklite kaartidel (vahelehel “Omakirj.“) ilmunud samuti need väljad, mida saad täita.
3. Moodul Müügihaldus > Seadistused > Lähetusaadressid
Standard Booksis peab olema iga raviasutuse lao kohta koostatud Lähetusaadress.
Klient – vali Ctrl+Enter kontakti kood. Iga lähetusaadress olema seotud peamise Kontakti kaardiga (suurhaigla kliendikood).
Kood – unikaalne lühikood, mis iseloomustab lähetusaadressi ning mis peab erinema kliendikoodist. Näiteks, kui “Klient” on 222, siis “Kood” võib panna 2221.
Lähetusaadr. nimetus – sisesta raviasutuse lao nimetus. Nimetus on tarnija ja raviasutuse poolt täpselt kokkulepitud ja vastab nimetusele raviasutuse infosüsteemis.
4. Kohustuslikud lahtrid artikli kaardil:
4.1. Artikli Tüüp = Laoartikkel
4.2. Seerianumbri jälgimine = Partiinumber
4.3. Vahelehel “Omakirj.” täida lahter “Pakendikood”
4.4. Vahelehel “Omakirj.” täida lahter “ATC”
4.5. “EAN kood” (kui tootel eksisteerib EAN number
4.6. “Tootja/Importija” (ctrl+enter valikuga).
Veendu, et eelnevalt oleksid sisestatud tootjad moodulisse Logistika > Seadistused > Tootjad/importijad. Tootja kaardil peavad olema täidetud lahtrid:
“Kood”, “Nimi”, “Tootja” (ctrl+enter valikuga Kontaktide registrist). Kontakti(tootja) kaardil, kelle siia valid, peab olema täidetud lahter “Riik“.
5. TINGIMUSED DOKUMENTIDE SISESTAMISEL
5.1. Haiglatele saadetavad kaubad ehk artiklid tuleb Standard Booksi lattu võtta Laosissetuleku dokumendiga, kus ridadel peab täitma veerud “Partiinumber” ja “Parim enne“.
5.2. Kui müügiarvele on valitud kliendiks haigla, siis vahelehel “Lähetusaadress” vali ka “Aadressi kood” (ctrl+enter).
5.3. Igal müügiarvel peab olema täidetud väli “Kliendi tell. nr.“. See on haigla ametlik tellimuse number.
5.4. Müügiarve ridadel tuleb D.osale valida Partiinumber.
6. LEPINGU NUMBER JA HANKE VIITENUMBER
Need on kaks väärtust, mida saad igale arvele sisestada käsitsi või kasutada Lepingute registrit. Lepingute kasutamine ei ole kohustuslik, kuid lihtsustab tihti korduvate arvete koostamist, kus peab olema märgitud sama lepingunumber ja riigihanke viitenumber.
6.1. Käsitsi sisestades tuleb müügiarvel (vahelehel “Tunnused”) täita lahtrid “Lepingu number” ja “Hanke viitenumber“.
6.2. Lepingute kasutamisel tuleb Lepingu kaart täita järgnevalt:
6.2.1. Vali lepingule klient (haigla)
6.2.2. Väljale “Osakond” sisestage hanke viitenumber (kui see eksisteerib).
6.2.3. Leping peab olema kehtiv perioodis, mille jooksul arveid esitate. Täida “Alguskuupäev” ja “Lõppkuupäev“. Lõpukuupäeva võib ka märkimata jätta, kui ei ole teada.
6.2.4. Lepingu ridadele tuleb sisestada artiklid, mida te haiglale müüte.
6.2.5. Lepingu “Läh.ting.” vahelehele “Kommentaar” väljale sisestage lepingu number.
6.2.6. Märkige linnuke “Aksepteeritud” ja “Kinnita“.
TRÜKKIMINE DOKUMENDILE
Lepingu numbri ja hanke viitenumbri saad lisada ka müügiarve väljatrükile. Selleks lisa samanimelised väljad arve dokumendimallile:
Välja nimi = “Lepingu number”, Välja argument = BK_CONTRACTID
Välja nimi = “Hanke viitenumber”, Välja argument = BK_BKTENDERID
Uute väljade lisamise kohta loe SIIT
(lepingu nr, riigihange, riigihanke nr, suurhaigla)