Uuendatud 08. mai 2024

KUIDAS KOOSTADA ETTEMAKSUARVET KLIENDILE?

Ettemaksuarvet saab koostada Müügihalduse moodulis kahel viisil:
A – ettemaksuarve printimine tellimuse alusel.
Selle variandi puhul trükitakse tellimus ettemaksuarve blanketile, mille saab saata kliendile. Eraldi dokumenti ei koostata.
B – ettemaksuarve koostamine.
Tellimuse alusel koostatakse Arvete registrisse arve (ettemaksuarve). See variant sobib siis, kui soovid ettemaksuarvest ka finantskannet ning info peab jõudma KMD INF aruandesse. Näiteks siis, kui tellimuse ja lõpparve vahele jääb rohkem kui kalendrikuu.

A) ETTEMAKSU DOKUMENDI PRINTIMINE TELLIMUSE PÕHJALE 

Eelseadistused:
1) Kujunda ettemaksu dokumendi jaoks eraldi dokumendimall moodulis Üldine > Dokumendimallid.
Võid teha tavalisest arvest koopia ja muuta dokumendi nimetuseks “Ettemaksuarve” vms. Koopia tegemisest loe SIIT

2) Seo ettemaksu dokumendimall moodulis Müügihaldus > Dokumendid > Ettemaksuarved.
Tee rida aktiivseks (ära ava!). Kui rida on aktiivne, siis vali operatsioonide (“rattakese“) menüüst > “Kirjelda dokument”. Täida veerg Dokumendimall, vali siia mall, mida soovid kasutada ettemaksuarve blanketina.
Salvesta.

Ettemaksuarve printimine:
Ava müügitellimus ekraanile ja vali operatsioonide menüüst “Trüki ettemaksuarve”.

Ettemaksu laekumine:
Kui selle dokumendi alusel tasub klient ettemaksu, siis koosta Laekumise kaart, kus arve nr väli jätta tühjaks, D vahelehel täida väli “Tellimuse nr.” (vali ctrl+enter). Automaatselt täitub ka väli “Ettemaksu nr“. Kui nüüd sellelt Tellimuse pealt koostad arve (Koosta menüüst “Arve”), siis ettemaksu info ilmub samuti lõpparvele ja kliendi saldo tasaarveldub.

B) ETTEMAKSUARVE KOOSTAMINE ARVETE REGISTRISSE

Vali tellimuse peal Koosta menüü nupu alt ‘Koosta ettemaksuarve‘.
Kui lähetad kauba ja teed hiljem sama tellimuse pealt tavalise arve, märgitakse koostatud ettemaksuarve summa viimasele reale miinusmärgiga.

Eelseadistused:
1) Täida seadistus “Ettemaks” moodulis Müügihaldus. Loe seadistusest täpsemalt SIIT

2) Kujunda ettemaksuarve jaoks eraldi dokumendimall:
Üldine moodul > Dokumendimallid. Võid teha tavalisest arvest koopia ja muuta dokumendi nimetuseks “Ettemaksuarve“. Koopia tegemisest loe SIIT

2) Lisa uus Keele kood moodulis Üldine > Seadistused > Keeled.
Lisa järgmisele vabale reale, näiteks: ETTE
Salvesta.

3) Kirjelda ettemaksuarve dokumendimall moodulis Müügiarved > Dokumendid > tee aktiivseks rida “Arved” (ära ava!).
Kui rida aktiivne, siis vali Operatsioonide(“hammasratta“) menüüst > “Kirjelda dokument”.
3.1.) Kui soovid ettemaksuarve dokumendipõhja siduda Keele koodiga, siis vali vabale reale (Ctrl+Enter klahviga) Keele kood, mille lisasid punktis 2 (näiteks “ETTE”) ning vali ettemaksuarve dokumendimall. Salvesta.
3.2.) Kui seadistasid 1.punkti seadistuses ettemaksuarvete jaoks eraldi numbriseeria, siis sisesta sama numbriseeria algus siia vabale reale ning vali ettemaksuarve dokumendimall. Salvesta.
Seadistuse esimest rida ära muuda, kui see oli enne täidetud.

Ettemaksuarve koostamine:
4) Ettemaksu arve koosta müügitellimuse pealt, vali Koosta menüüst > “Ettemaksuarve”. Ekraanile avaneb ettemaksuarve.
4.1.) Kui oled seadistanud ettemaksuarvete jaoks eraldi numbriseeria (vt punkt 1), siis trükitakse ettemaksuarve automaatselt dokumendimallile, mille seadistasid punktis 3.2.
4.2.) Kui eraldi numbriseeriat ei kasuta, vaid Keele koodi, siis kui soovid ettemaksuarvet trükkida, vali ettemaksuarve peal (“Tunnused” vahelehel) Keel = “ETTE”. Salvesta arve.
Nüüd prinditakse ettemaksuarve mallile, mille seadistasid punktis 3.1.

NB! Pane tähele, et ettemaksuarveid (mis on koostatud Müügitellimuse pealt) ei ole võimalik saata e-arvena. Selliselt koostatud ettemaksuarvetel ilmub Arve kaardile (‘Tunnused‘ vahelehele) märge “Ära saada e-arvena“.

Ettemaksuarve laekumine:
5) Kui klient maksab ettemaksuarve ära, tuleb sisestada laekumine tavapäraselt moodulis Müügiarved > register Laekumised. Loo uus laekumise kaart. Vali esimesele reale Ettemaksuarve number.

6) Lõpparve koostamiseks mine uuesti Müügitellimuse peale ja vali Koosta menüüst “Arve“.

Vaata ka ettemaksuarve koostamise VIDEOT

Ettemaksuarvete kohta saad veel lugeda SIIT (hansamanuals.com)