Uuendatud 15. juuni 2023

Kuidas palju müügiarveid korraga e-mailiga saata?

Selleks saad kasutada funktsiooni moodulis Müügiarved > Funktsioonid > Hooldus > Koosta e-mailid arvetest.
Et saaksid seda funktsiooni kasutada, pead eelnevalt tegema e-mailide seadistused (loe vajalike seadistuste kohta SIIT).

Sõltuvalt sinu valikutest koostatakse hoolduse käivitamisel 1 e-mail iga arve kohta (1 PDF arve ühes e-mailis) või 1 e-mail iga kliendi kohta (mitu PDF arvet ühes e-mailis). Mõlemal juhul toimub e-mailide koostamine järgnevalt:

• E-maili saatjaks märgitakse kasutaja, kes käesolevat hooldust käivitab. Kui kasutajale pole Postkasti loodud, siis võetakse saatjaks”E-mail ja kaustad” mooduli seadistusest “E-maili ja kaustade seadistused“, väljale “Süsteemist” määratud kasutaja aadress.
• Saaja e-mail leitakse järgnevalt:
  1. Kui arvel määratud kliendile on loodud kaart seadistuses “Täiendavad e-maili saajad” (moodul Kliendihaldus), siis saadetakse e-mail kõikidele kontaktisikutele, kes on sinna seadistusse lisatud, ning “Dok.tüüp” on määratud “Arve“.
  2. Kui eelnev seadistus ei ole kasutusel, siis saadetakse e-mail kontaktisikule, kes on määratud arve peal “Nende esindaja” lahtrisse.
  3. Kui eelnevas punktis määratud kontaktisikule pole e-maili aadressi määratud, saadetakse müügiarve kliendi üld e-maili aadressile, mis on määratud kontakti kaardile.
  4. Kui ükski eelnev tingimus pole täidetud, siis e-maili ei koostata.
• E-maili teema ja sisutekst võetakse moodulist E-mail ja kaustad seadistusest “E-mailide tekstid”, kus Register väljale on valitud “Arved“. Kui arve peal kasutati Keele koodi, siis leitakse teema ja sisu samast seadistusest vastava Keele koodiga realt. Kui keele koodi ei kasutata, siis leitakse teema ja sisu järgnevalt:
  1. E-maili teema võetakse “E-mailide tekstid” seadistuse lahtris “Päis“. Sellele lisatakase automaatselt sõna “Arve” või “Kreeditarve“, millele järgneb arve number. Näiteks, kui seadistuses on “Päis” lahtrisse sisestatud tekst “Käesoleva e-maili juurde on lisatud: ” , siis saadetava e-maili teema reale ilmub ka:
     “Käesoleva e-maili juurde on lisatud: Arve (arvenr)”.
  2. E-maili sisutekst leitakse järgnevalt:
     1. Alguse tekst tuleb E-maili tekstid seadistuse lahtrist “Algustekst” (ctrl+enter).
     2. Sellele järgnevad arve pealt read toodete/teenuste infoga, arve summa ja maksetingimus. Kui märgitakse valik “Jäta välja dokumendi detailne info e-maili sisust“, siis seda infot ei lisata e-maili sisusse.
     3. Lõpu tekst võetakse tuleb E-maili tekstid seadistusest lahtrist “Lõpp-tekst” (ctrl+enter).

  Kui valitud Algusteksti või Lõpp-teksti kaardil on märge “HTML“, siis ka koostatav arve e-maili formaat on HTML, mitte tavaline (“plain” ingl. k) tekst.

• E-mailile lisatakse juurde arve PDF fail.
• Funktsiooni käivitamise käigus lisatakse e-maili kaardi külge link arvele ja vastupidi, et mõlemaid kiiresti ja lihtsalt avada saaks.

Kui selle hooldusega e-mailid koostada, siis neid automaatselt välja veel ei saadeta. See annab võimaluse e-mailid üle vaadata enne saatmist ja vajadusel parandada. Kui sa siiski tahad, et e-mailid automaatselt ka välja läheksid, siis märgi hoolduse määramisaknas valik “Saada e-mailid automaatselt“.
______________

KASUTAMINE

Hooldusfunktsiooni määramisakna valikud:
Periood – E-mailid koostatakse müügiarvetest, mille Kande kp. langeb siin määratud vahemikku.
Klient – Kui tahad ainult ühele kliendile arved saata, siis määra kliendi kood siin.
Klass – Kui tahad ainult kindlasse klassi kuuluvatele klientidele arved saata, siis vali siia klass.
Klassifikaator – Kui tahad ainult kindla klassifikaatoriga märgistatud klientidele arved saata, siis vali siia klassifikaator.
Arve – Kui tahad e-maili koostada ainult ühest arvest, siis määra siin arve number.
Kliendi ametikirj. – Sisesta ametinimetus, kui soovid e-maili saata ainult klientidele, kelle kontakti kaardil “Kommentaar” lehele on see amet täidetud.
Ainult tasumata arved – Vali see, kui tahad saata ainult arved, mis on täielikult või osaliselt tasumata.
K.a. kinnitamata arved – E-mailid koostatakse vaikimisi ainult kinnitatud arvetest. Märgi see valik, kui tahad, et ka kinnitamata arvetest koostatakse e-mailid.
Saada e-mailid automaatselt – Vali see märge, kui tahad, et e-mailid automaatselt välja saadetakse hoolduse käivitamisel.
E-mail kliendi kaupa – Vaikimisi koostatakse 1 e-mail 1 arve kohta. Mitme arve puhul saab klient mitu eraldi e-maili. Märkides siin selle valiku saadetakse ühele kliendile ühe e-mailiga kõik tema arved.
Jäta vahele e-arve vastuvõtja arved – valiku märkimisel ei koostata e-maile klientidele, kellele saadad arveid e-arvena. Programm otsib müügiarvetelt need kliendid, kelle Kontakti kaardile (vahelehel E-arved) on määratud Kanali eelistus.
Kui Kanali eelistus=Ei saada e-arveid, siis käesoleva hooldusega koostatakse emailid.
Arve tüüp – Määra nende valikutega, mis tüüpi müügiarved e-mailiga saadetakse.

Kui käivitad hoolduse, koostatakse e-mailid saatja postkasti.
Vaata hoolduse käivitamise kohta ka VIDEOT

• Kui valisid määramisaknas Saada e-mailid automaatselt ja seadistuses “E-maili ja kaustade seadistused” (moodulis E-mail ja kaustad) on märgitud valik Lukusta ja saada e-mailid automaatselt, siis saadetakse e-mailid ja lisa samme pole vaja teha.
• Kui valisid määramisaknas “Saada e-mailid automaatselt” , aga valik “Lukusta ja saada e-mailid automaatselt” pole märgitud, siis pead postkastis iga e-maili eraldi avama ja operatsioonide(“rattakese”) menüüst valima “Saada e-mail“.
• Kui sa ei valinud määramisaknas “Saada e-mailid automaatselt”, aga valik “Lukusta ja saada e-mailid automaatselt” on märgitud, siis pead postkastis iga e-maili avama, märkima linnukese “Saadetud” ja salvestama.
• Kui sa ei valinud määramisaknas “Saada e-mailid automaatselt” ja ei teinud valikut “Lukusta ja saada e-mailid automaatselt“, siis pead postkastis iga e-maili eraldi avama ja operatsioonide(“rattakese”) menüüst valima “Saada e-mail“.

Kui tahad ainult ühest müügiarvest e-maili koostada, siis saad seda teha arve peal, valides Koosta menüüst “E-mail“.

Kui hoolduse käivitamisel ei ole programmi andmebaasivõti aktiivne, siis ilmub ekraanile teade:
“Andmebaas piiratud kasutusega seisus. E-mailidele manuste lisamine piiratud. Uuendage andmebaasivõtit“.
E-maili sellise teate järel ei teki. Lahendamiseks toimi selle juhise järgi SIIT