Uuendatud 13. veebruar 2025
Kinnitamise reeglite kasutamise näide (ostutellimused)
Moodul “Ettevõtte märguanded” > Registrid > “Kinnitamise reeglid“
Käesolev näide kirjeldab ainult kinnitusringi funktsiooniga seotud kinnitamise protsessi. See ei kehti tavalisele dokumendi kinnitamise tegevusele, millega märgitakse dokumendile (näiteks müügiarvele) märge “Kinnita“. Kui teie ettevõttes ei ole vaja kasutada kinnitusringi protsessi, siis piisab Booksis dokumentidele lihtsalt “Kinnita” linnukese lisamisest.
Kinnituse protsessi aluseks on register Tegevused. Kui töötaja sisestab dokumendi, mis peab läbima kinnitamisprotsessi, salvestab ta selle dokumendi ja valib seejärel Operatsioonide menüüst „Saada kinnitamiseks“. Selle tulemusena luuakse Tegevuse kaart ehk kinnitustaotluse Tegevus nendele isiku(te)le, kes peavad kinnitama dokumendi („Kinnitajad“). Pärast dokumendi kontrollimist sisestab (sisestavad) Kinnitaja(d) oma Tegevuse kaardile vastava tulemuse ja märgib Tegevuse kui „Tehtud“. Üldjuhul, sõltuvalt vajadusest dokument kinnitatakse või lükatakse tagasi kinnitajate poolt.
Käesolevas näites kasutatakse kinnituse protsessi illustreerimiseks Ostutellimusi.
1) Protsessi alustamiseks sisestage “Kinnitamise reegli” kaart. Näide:
Joonisel on kujutatud Kinnitamise reeglite kaart vahelehega „Tegevuse tüübid“. Näites on väljad ja valikuid täidetud järgmiselt:
– Register väljale vali (ctrl+enter) „Ostutellimused“, et see konkreetne Kinnitamise reeglite kaart kehtib Ostutellimuste registri jaoks.
– „Päringu detailid“ osas täida “Tegevuse tüüp” ja “Tegevuse päis“, et määrata mis kuvatakse kõigil kinnitustaotluse Tegevuse kaartidel (Tegevuse kaardid, mis luuakse Kinnitaja(te)le, teavitades neid, et uued Ostutellimused ootavad kinnitamist).
– „Tulemuse tegevusetüübid“ osas saab määrata Tegevuse tüübid, mille kinnitaja peaks(id) sisestama iga kinnitustaotluse Tegevuse kaardile väljale “Tulemus“, sõltuvalt sellest, kas nad kinnitavad konkreetse Ostutellimuse või lükkavad selle tagasi.
Kasutage “Kinnitamise reegli” vahelehte „Reeglid“, et määrata, millal on vaja kinnitust ja kes seda teeb. Näide:
Näidispildil on kaardi maatriksis kolm rida. Iga rida sisaldab eraldi kinnitamise reeglit. Üks nendest reeglitest rakendatakse iga Ostutellimuse suhtes, sõltuvalt Ostutellimuse summast.
Selle näite esimesel real on “Summani“=1000,00 ja “Viis“=Ilma. See rida tähendab, et kuni 1000,00 € väärtusega Ostutellimuste suhtes ei kohaldata kinnitusprotsessi.
Teisel real on “Summani“=5000,00. See tähendab, et seda kohaldatakse Ostutellimuste puhul, mille väärtus jääb vahemikku 1000,01 kuni 5000,00 €. Kuna sellel real ei ole “Viis” valik “Ilma“, siis kohaldatakse nende Ostutellimuste suhtes kinnitusprotsessi menetlust. Täpsemalt öeldes sisaldab väli „Kinnitaja(d)“ kahte isikut (RISTO ja AA) ja „Viis“=„Ühe poolt“. Need valikud koos tähendavad, et iga Ostutellimuse peab kinnitama üks neist kahest isikust (kas üks või teine).
Kolmandal real on “Summani” veerg tühi ja see kehtib seega nende Ostutellimuste puhul, mille väärtus on 5000,00 € või rohkem. Veerus „Kinnitaja(d)“ on jälle kaks isikut (VV ja GRETE), kuid seekord on “Viis“=„Kõigi poolt“. See tähendab, et mõlemad isikud peavad iga Ostutellimuse kinnitama (ainult ühest kinnitajast ei piisa).
2) Moodul Kliendihaldus > Seadistused > “Järgnevad tegevused“. Koosta siia kaks kaarti nagu näites:
https://www.hansamanuals.com/main/english/mailnumber___61223/theconf___1080/manuals/levelzero___61223/version___20240805/hwconvindex.htm
Esimese kirje pealkirjas olevad tüübid ja tulemused on Request Activity Type ja Kinnitatud Result Activity Type kaartidelt Kinnitamise reeglid (Heakskiitmise reeglid). Uus Activity Type (kaardil „Activities“) on samuti Request Activity Type ja Set Isik on „From Originating Record“. Ruut To Do on märgitud. Teine kaart on sarnane, kuid pealkirjas olev „Result“ on „Rejected Result Activity Type“ kirje „Kinnitamise reeglid“ (Kinnitamise reeglid).
Kui Kinnitaja kiidab heaks või lükkab tagasi tehingu (nt Ostutellimuse), tagavad need järgnevad tegevused kaardid, et tehingu algselt loonud isikule luuakse tegevus, mis teavitab teda tehingu heakskiitmisest või tagasilükkamisest. Kui te määrate Alarm üksikasjad Järgnevad tegevused kaardil „Alarm“, saab ka tehingu algselt loonud isik häire (st sõnumi, SMS-sõnumi või posti).
3) Kui sisestate ja salvestate väikese väärtusega Ostutellimuse (st Ostutellimuse, mille kogusumma koos käibemaksuga on 1000,00 või alla selle), kuvatakse kaardil „Ord. aadressi“ kaardil kuvatakse salvestamisel ‚Ei nõutav‘.
Kuna Ostutellimus ei pea läbima kinnituse protsessi, saate selle välja printida, saata e-postiga, märkida selle kui OK ja luua sellest kohe Laosissetuleku.
4) Kui sisestate ja salvestate keskmise väärtusega Ostutellimuse (mille kogusumma koos käibemaksuga on vahemikus 1000,01-5000,00), määratakse kinnituse staatuseks „Ei nõuta“:
Te ei saa teha selliseid operatsioone nagu Ostutellimuse printimine, selle saatmine e-posti teel, selle märkimine OK-ks või selle alusel Laosissetuleku loomine. Iga katse seda teha toob kaasa teate „Ei ole veel kinnitatud“.
5) Kinnituse protsessi alustamiseks valige menüüst Operatsioonid (Windows/macOS) või Tools (iOS/Android) käsk „Request Approval“. Sellel on järgmised tagajärjed:
– Ostutellimuse kinnituse staatuseks määratakse „Ootel“.
– Te ei saa enam Ostutellimuses muudatusi teha. Kui teil on vaja, et teatud kasutajad saaksid muuta ootel olevaid kaardid, kasutage juurdepääsurühmi, et anda neile täielik juurdepääs toimingutele „Muuda kirje päis, kui Kinnituse staatus on ootel“ ja/või „Muuda kirje maatriks, kui Kinnituse staatus on ootel“.
– Iga kinnitaja jaoks (st iga isiku jaoks, kes on loetletud Ostutellimuse väärtuse kinnitamise reeglite kirje vastava rea väljal „Kinnitaja“) luuakse eraldi kinnitamise tegevused. Sellisel juhul luuakse Kinnituse tegevused RISTO ja AA jaoks):
Kui see on määratud Kinnitamise reeglite kirje asjakohase rea väljal Alarm, siis tekitavad tegevused iga kinnitaja jaoks häireid, et juhtida nende tähelepanu uuele Ostutellimusele. Nende alarmide ajastamine sõltub Tegevuse tüübi kaardil Tegevustüübi jaoks esitatud Alarmoptionidest. Selles näites luuakse teateid RISTO-le ja AA-le:
Nende Tegevuste tüübiks on Kinnituse. See on spetsiaalne Kinnituse taotluse tegevuste tüüp ja selle tõttu paigutatakse tegevused RISTO ja AA tööülesannetesse. Ostutellimus lisatakse igale tegevusele, mis võimaldab RISTO-l ja AA-l seda hõlpsasti kontrollida. Tegevused lisatakse ka ostutellimusele.
6) Kui Kinnitajad ei tegele Ostutellimusega kohe, avanevad nende Tööülesanded iga kord, kui nad sisse logivad, et tuletada meelde, et üks tehing ootab kinnitust:
7) Tööülesanded on tavaliselt kõigile avatud. Seetõttu võib olla vaja kasutada Üldise mooduli Tööülesannete juurdepääsu seadistust, et piirata juurdepääsu Kinnitajate tööülesannete juurdepääsu. Allpool kujutatud näites saab ML lugeda RISTO ülesandeid, kuid mitte muuta neid, samas kui JM ei saa neid üldse näha (RISTO Tööülesanded on tühi, kui JM avab selle):
Samuti saab ML avada RISTO ülesandeid, kui need on seotud teiste kaartidega, kuid ei saa neid muuta, samas kui JM ei saa neid avada.
Võib olla kasulik anda lugemisõigust (nagu antud näites ML-le) isikutele, kes tõenäoliselt loovad Ostutellimusi, et nad saaksid jälgida, kuidas Kinnituse tegevused edenevad.
Pange tähele, et Kinnituse Tegevuse eripära on see, et selle ülesande tüüp on Kinnitamine. Paljusid Kinnituse tegevuse välju, sealhulgas isikuid, tulemust ja valikut „Tehtud“ saab muuta ainult tegevuse isik. Seega, kui te ei kasuta Tööülesannete juurdepääsu seadistust, ei ole siiski ohtu, et teised töötajad saavad uuendada Kinnituse tegevusi ja seega ka tehinguid kinnitada.
8) Te saate igal ajal kontrollida konkreetse Ostutellimuse kinnitamise protsessi edenemist, kui avate selle ja valite menüüst Operatsioonide või Tööriistad menüüst käsu „Ostutellimuse staatus“. Ekraanile prinditakse aruanne, milles on kinnituse menetluse käsitlev osa:
9) Kuna kinnitamisprotsess on alanud, ei saa te enam Ostutellimust muuta (vastavalt punktis 5 nimetatud juurdepääsurühma toimingutele „Muuda kirje päistet, kui kinnitamise staatus on ootel“ ja/või „Muuda kirje maatriksit, kui kinnitamise staatus on ootel“). Seega, kui te nüüd märkate, et Ostutellimus sisaldab viga, peate enne vea parandamist kinnituse protsessi tühistama. Selleks avage Ostutellimus ja valige menüüst Operatsioonid või Tööriistad käsk ‘Tühista kinnituse taotlus’. Nüüd saate Ostutellimust muuta ja seejärel alustada kinnituse protsessi uuesti, valides menüüst Operatsioonid või Tööriistad uuesti käsu „Heakskiitmise taotlemine“.
Kinnituse tühistamine ei ole alati võimalik. Kui te soovite seda lubada, peate kasutama valikut Allow Allow Cancelling Kinnitamise reeglid (nagu on näidatud sammus 1) kaart Cancelled Result Activity Type (Tühistatud tulemuse tegevuse tüüp). Samuti ei saa heakskiitmisprotsessi tühistada, kui samm 10 on juba toimunud (st kui vähemalt üks Kinnitaja on oma Kinnituse tegevuse kinnitanud).
10) Kuna näidisostutellimus kuulub keskmise väärtuse vahemikku, võib selle kinnitada või tagasi lükata RISTO või AA. Otsuse peab tegema ainult üks neist. Selleks avab üks neist oma Kinnitamise taotluse tegevuse ja sisestab lahtrisse Tulemus Tegevus Kinnitatud või Tagasilükatud (nagu on määratud Kinnitamise reeglite kaardil) ning märgib selle kui Tehtud:
See eeldab, et RISTO ja AA kui Kinnitajad mäletavad kinnitatud ja tagasilükatud tulemuse tegevuse tüüpe. See võib olla probleemiks, kui RISTO või AA on Kinnitajad mitme tehinguliigi puhul, millest igaühel on erinevad kinnitatud ja tagasilükatud tegevuse tüübid. Lahenduseks on, et RISTO ja AA saavad valida mooduli User Settings (Kasutaja seaded) seadistuses Local Machine (Kohalik masin) valiku Kinnituse tüüpi tegevuseaken (Tegevusaken):
Selle valiku valimisel lisatakse tegevusaknasse täiendav kaart „Kinnituse kaart“, kuid ainult Kinnituse tegevuse vaatamisel:
Selle asemel, et mäletada kinnitatud ja tagasilükatud tulemuse tegevuse tüüpe, saavad RISTO ja AA kasutada kinnitamise või tagasilükkamise kaardil olevaid nuppe [Approve] ja [Reject], et kinnitada või tagasi lükata kaarti. Need nupud toovad kinnituse tegevusele vastava tulemuse tüübi, märgistavad tegevuse kui „Tehtud“ ja salvestavad selle.
Tegevuse akna „Kinnituse tüüp“ valik on kohaliku masina seadistuses, nii et see on spetsiifiline andmebaasile kliendimasinates, mida RISTO ja AA kasutavad. tegevuse salvestamisel on järgmised tagajärjed:
– Ostutellimuse Kinnituse staatuseks määratakse „Kinnitatud“ või „Tagasilükatud“.
– Asjaomase Kinnitamise reeglite kaardi Tegevuse tüüp „Ei vaja tulemust“ kopeeritakse kõikidele teistele Ostutellimusega seotud heakskiitmistaotluse tegevustele ja need tegevused märgistatakse samuti kui „Tehtud“.
– Kui olete loonud Järgnevad tegevused kaardid, nagu on kirjeldatud punktis 2, luuakse teie kui Ostutellimuse looja nimele Tegevus, mis teavitab teid sellest, et see on kinnitatud või tagasi lükatud. Ostutellimus lisatakse Tegevusele, nii et saate selle juurde hõlpsasti tagasi pöörduda. Kui see on Järgnevad tegevused kaardil nii määratud, saate ka Alarmi.
Kuna selle Tegevuse tegevuse tüübiks on tegevuse taotluse tegevuse tüüp kinnitamise reeglite kaardilt ja kuna järgnevad tegevused määravad tegevuse tegevuse tüübiks Tegevus, siis selle tegevuse puhul avaneb teie Tööülesanded iga kord, kui te sisenete, kuni te sisestate Tulemuse ja märkite selle Tegevuseks Tehtud. Soovitatav on sisestada tulemuseks Tegevus „Mittevajalik tulemus“ (Not Needed Result) vastavast Kinnitamise reeglite kaardilt. Kui sisestate Kinnitatud või tagasilükatud tegevustüübid, käivitub taas Järgnevad tegevused, mis põhjustab uue tegevuse loomise.
11) Kui Ostutellimuse Kinnituse staatuseks oli määratud „Kinnitatud“, saate nüüd Ostutellimuse välja trükkida, saata selle e-posti teel, märkida selle kui „OK“ ja luua sellest Laosissetuleku.
12) Kui ostutellimuse kinnituse staatuseks oli määratud „Tagasilükatud“, ei ole ostutellimuse muutmine enam võimalik. Kui teil on vaja Ostutellimust uuesti kinnitamiseks esitada, dubleerige see, tehke uues Ostutellimuses vajalikud muudatused ja kasutage seejärel funktsiooni „Kinnituse taotlemine“, et esitada see kinnitamiseks.
13) Kui sisestate ja salvestate suure väärtusega Ostutellimuse (mille kogusumma koos käibemaksuga on 5000,01 või rohkem), toimub kinnituse protsess üldjoontes nii, nagu on kirjeldatud eespool punktides 4-10. Ainus erinevus seisneb selles, et sellised Ostutellimused peavad olema kinnitatud mõlema kinnitaja poolt (näites VV ja GRETE). Ostutellimuse kinnituse staatus muutub kinnitatud staatuseks, kui viimane isik kiidab heaks oma kinnituse tegevuse. Kui üks Isik lükkab oma Kinnituse taotluse tagasi, ei ole teiste isikute tegevust vaja teha.
14) Et rakendada kaheetasandilist kinnitamise protsessi, muutke kinnitamise reeglite kaarti, nagu allpool näidatud:
Selles näites määrab kolmas rida, et Ostutellimused, mille väärtus on suurem kui 5000,00, peavad olema kinnitatud RISTO ja AA poolt. Selle rea järgmine tase on „Required“, mis tähendab, et pärast seda kinnitust viiakse sellised Ostutellimused kinnitamisprotsessi teise etappi. Seda teist etappi kirjeldatakse tabeli neljandas reas: käesoleval juhul peavad selle kinnitama VV ja GRETE.
15) Kui te ei teinud seda 2. etapis, siis peaksite nüüd looma Kliendihalduse mooduli seadistuses „Järgnevad tegevused“ järgmiselt:
16) Kui sisestate ja salvestate suure väärtusega Ostutellimuse (mille kogusumma koos käibemaksuga on 5000,01 või rohkem), toimub kinnituse protsess taas laias laastus nagu eespool sammudes 4-10 kirjeldatud.
Kui valite „Request Approval“, luuakse RISTO ja AA jaoks Kinnituse tegevused. Selles näites on Kinnituse toiming „Kõigi poolt“, seega peavad nii RISTO kui ka AA oma Kinnituse taotluse tegevused kinnitama. Kui teine isik seda teeb, ühendatakse järgmine tase „Nõutav“ ja Järgnevad tegevused, et luua veel kaks kinnituse tegevust VV ja GRETE jaoks. Jällegi on Kinnituse tegevus „Kõigi poolt“, seega peavad nad mõlemad kinnitama oma heakskiitmistaotluse tegevused, et Ostutellimuse heakskiitmise staatus muutuks kinnitatud staatuseks.
17) Siiani on näites loodud eraldi Kinnituse tegevused iga kinnitaja jaoks. Te saate seda muuta nii, et te valite Kinnitaja isikud iga kord, kui kasutate funktsiooni „Kinnituse taotlus“. Selle muudatuse tegemiseks avage kaart „Kinnitamise reeglid“ ja minge kaardil „Reeglid“ vahelehele B:
Selles näites on teises reas „Kinnituse“ muudetud „Manual“ (Käsitsi). A-vahelehe „Kinnitajad“ (Isikud) on endiselt RISTO ja AA.
Kui nüüd sisestate Ostutellimuse kuni 5000,00 väärtuses ja valite „Request Kinnituse“, avaneb aken „Select Approver“:
Siin saate valida Kinnitajad, avades ‘Asetamise aken’:
Nimekiri ‘Asetamise aken’ sisaldab ainult isikuid, mis on loetletud Kinnitamise reeglite vahelehel A-klapi väljal Approval By. Valige nii palju kui vaja ja eraldage need komadega:
Te ei saa jätkata, kui püüate sisestada kellegi allkirja, kes ei ole märgitud väljale Kinnituse. Kui vajutate [OK], luuakse valitud isikute jaoks eraldi Kinnitaja tegevused.
Kui üks neist isikutest ei saa oma kinnitamise ülesannet täita, saab ta avada oma kinnitamise tegevuse, sisestada kinnitamise reeglite kaardil määratud edastatud tegevuse tüübi, märkida tegevuse kui „Tehtud“ ja salvestada selle. Salvestamisel avaneb aken „Select Approver“, mis võimaldab neil määrata Isiku, kes peaks ülesande täitma. „Asetamise aken“ loetleb taas Kinnitamise reeglite vahelehe A-vahelehel ‚Kinnituse by‘ loetletud isikud, kuid Kinnitaja on välja jäetud.
Kui mitmeastmelise heakskiitmisprotsessi puhul on järgmine tase „Käsitsi“, palutakse igal praeguse taseme kinnitajal oma tegevuse kinnitamisel valida järgmise taseme isikud. Kinnituse tegevused luuakse valitud isikute jaoks.
18) Niipea kui sisestate Kinnitamise reeglite kirje konkreetse registri jaoks, nagu on kirjeldatud sammus 1, lisatakse selle registri sirvimise aknasse täiendav veerg, mis näitab iga kaardi heakskiitmise staatust.
See veerg võib sisaldada järgmisi sümboleid:
(tühi)
Ei ole nõutav
Ei nõuta
Ootel
Kinnitatud
Tagasilükatud