Tänapäeva ettevõtluskeskkonnas on kvaliteetne äritarkvara enam kui lihtsalt mugav töövahend – see on strateegiline tööriist, mis võib otsustavalt mõjutada ettevõtte konkurentsivõimet ja kasvuvõimalusi. Kuidas täpselt äritarkvara ettevõtte igapäevatööd hõlbustab ja milliseid võimalusi see ettevõttele loob, selgitab Excellenti arendusjuht Sven Karuse.
Kuidas hõlbustab kvaliteetne äritarkvara ettevõtte igapäevast tööd?
Hea äritarkvara vähendab käsitööd, annab reaalajas ülevaate praegusest olukorrast ja oskab olemasolevate andmete alusel prognoosida tulevikuvajadusi. Korrektsed andmed aitavad teha kvaliteetsemaid juhtimisotsuseid.
Millist rolli mängib hea äritarkvara ettevõtte rahavoogude liikumise ja finantsülevaate järgimisel?
Äritarkvara peaks oskama arvesse võtta ettevõtte hetkeseisu, aga sellele lisaks ka prognoosida võimalikke muutusi. Enamasti ei piisa heade juhtimisotsuste tegemiseks ainult sellest, et näeme kontode seisu praegusel hetkel, ostjate võlgnevusi meile ja meie võlgnevusi partneritele. Näiteks kui tegemist on hooajaliselt muutuva äriga, peab tarkvara suutma planeerida eelseisvaks perioodiks piisava laovaru, et klientide tellimusi täita. Selleks tuleb arvesse võtta eelmiste sarnaste perioodide müüki, minimaalset laovaru, mida soovitakse hoida jne. Vastavalt sellele on võimalik täpsemalt prognoosida väljaminevaid ja sissetulevaid rahavooge.
Teine pool heast äritarkvarast on andmete esitus. Inimeste eelistused on küll erinevad, aga üldiselt on hea, kui tarkvara suudab n-ö puust ja punaselt ette näidata, kus on midagi väga hästi või väga halvasti. Tihtilugu kasutatakse andmete visualiseerimiseks ka eraldi ärianalüüsi tarkvarasid, mis võimaldavad näha korraga suurt pilti, aga samas liikuda suurest pildist edasi ka detailidele. Lisaks pakutakse tihti ka võimekust teha what-if-analüüse, mille abil saab erinevaid tulevikustsenaariume läbi mängida ja hinnata nende mõju ettevõtte tulemusele.
Kui palju aitab hea äritarkvara ettevõtte töös efektiivsust tõsta?
Lihtne vastus on, et väga palju. Näiteks võib tuua e-arvete vastuvõtmise ja dokumentide digiteerimise või liidestuse pankadega. Kuni ostuar-veid on vähe, ei tekita nende sisestamine raamatupidajale ehk liiga palju tööd, samas kulub iga arve sisestamise peale siiski aega. Tegelikult on see aeg aga tarbetult kulutatud, sest tegelikult saaks arve võtta kas kohe vastu e-arvena või lasta selle masinatel digiteerida.
Kasutades eesrindlikumates äritarkvarades saada olevaid pangaliidestusi, on võimalik oluliselt vähendada laekumiste või pearaamatukannete sisestamisele kuluvat aega. Näiteks on Standard Booksis võimalik pangaväljavõtte rea alusel koostada finantskanne, sisestades kasutatavad kontod ja dimensioonid ning luua selle alusel konteeringu mall. Järgmisel korral, kui pangaväljavõttest leitakse sarnane toiming, koostatakse kanne juba automaatselt. Kui ettevõttes on päevas palju laekuvaid arveid või muid pangatehinguid, on aja kokkuhoid väga suur.
Hea äritarkvara peaks oskama arvesse võtta ettevõtte hetkeseisu, aga sellele lisaks ka prognoosida võimalikke muutusi.
Ettevõtete puhul, kes müüvad kaupu suurematele jaekettidele, võib olla möödapääsmatu kasutada elektroonilisi dokumente alustades tellimusest ja elektroonilisest saatelehest ning lõpetades arvega. EDI ongi jaekettide poolt kasutusele võetud ennekõike protsessi efektiivsust ja täpsust silmas pidades – tellija ja tarnija teavad täpselt, mida ja kui palju tellitakse ning kuna seda vaja on. Samuti kui arve vastab täpselt tellimusele ja saatelehele, ei pea see läbima täiendavat kinnitusringi ja raha liikumine on kiirem.
Kas hea äritarkvara võib kaasa aidata ka finantsriski vähendamisele?
Kindlasti aitab. Ühelt poolt on finantsriskiks õigeaegselt tasumata arved ja nendest tulenevad intressid või leppetrahvid. Kui tarkvara loob tasumisennustused ja tuletab nende tähtaegu meelde, saab selliseid riske minimeerida. Teine risk on kõikvõimalikud pettused. Jääb veidi arusaamatuks, kuidas need n-ö raamatupidajapettusena tuntud skeemid läbimõeldud protsessidega ettevõtetes toimuda saavad. Kui ettevõtte protsess näeb ette ostuarvete kinnitusringi, ei ole sisuliselt võimalik, et keegi saadab raamatupidajale e-kirja, kus palub midagi kellelegi kiiresti üle kanda, ja selle kirja alusel ülekanne ka tehakse.
Millised on peamised omadused, mida ettevõtted peaksid äritarkvara valimisel jälgima?
Ennekõike võiks hinnata äritarkvara sobivust konkreetse ettevõtte protsessidega. Samuti, et tarkvara kataks piisava hulga ettevõtte vajadusi ning soovi korral oleks ülejäänud osas võimalik spetsiaaltarkvarasid liidestada.
Kindlasti on oluline ka lahenduse hind. Mitmed suurtele ettevõtetele mõeldud tarkvarad on väga võimekad, aga samas ka väga kulukad juurutada ja üleval pidada. Samas teises äärmuses on klassikalised raamatupidamistarkvarad, mis on küll odavad, aga samas jäigad ja väga piiratud võimalustega.
Milline äritarkvara mingile ettevõttele sobib, sõltub ennekõike siiski konkreetse ettevõtte spetsiifikast ja protsesside keerukusest. Kui sinu ettevõte vajab äritarkvara, siis tutvu Standard Booksi lahendustega juba täna!
TEKST: Kairi Prints
