Tulevikus on raamatupidamine tõenäoliselt 100% digitaalne. Digilahendustega on aga võimalik juba täna olla oma raamatupidamisega tulevikus, sest nende abil saab digiteerida kõik etapid raamatupidamises. Digiteerimine ja masinloetavad e-arved ei ole enam midagi uut, kuid endiselt on palju teadmatust ja kõhklusi, mis pidurdab arengut ja hoiab ettevõtteid minevikus.
Raamatupidaja.ee peatoimetaja küsimustele digiarengutest ja raamatupidamise digiteerimisest vastavad Tanel Pappel Excellentist ning Joonas Sernjuk, kes on CostPocketi asutaja.
Miks te julgustate ettevõtete juhte ja raamatupidajaid digiteerima raamatupidamist?
Eelkõige sellepärast, et kaotada ei ole midagi, aga võita on palju! Iga uue asja proovimine on ebamugav tegevus ja seetõttu inimestele ei meeldi seda teha. Rääkides ajast, siis tuleb võtta see hetk ning valida endale välja e-arve operaator ja seadistada e-arvete saatmine ja vastuvõtmine oma äritarkvaras. See on ajaline investeering.
Valik on tegelikult väga lihtne: kas kulutada mõned hetked oma ühest päevast e-arvete aktiveerimisele või kulutada igast päevast tunde arvetelt info sisestamisele tarkvarasse?
Miks ettevõtjad ja raamatupidajad sellele vaatamata ei ole varmad võtma kasutusele digitaalseid lahendusi raamatupidamises?
Nad ei ole neid uusi lahendusi proovinud ja need võivad tunduda liiga keerulised, need on tundmatud ning seetõttu ka hirmutavad. Sellest tuleb aru saada.
Mis asi see e-arve ikkagi tegelikult on?
Ütleme kohe ära, et e-arve ei ole kõigile tuttav PDF arve, mida saadetakse e-kirjaga. E-arve on masinloetav arve, kus inimene ei pea enam käsitsis arvetelt numbreid ja andmeid ümber toksima raamatupidamisprogrammi nagu seda tuleb teha PDF arvete puhul. Masinloetavate e-arve puhul vahetavad masinad omavahel arvel olevat infot – inimene ei pea enam tegema ajamahukat käsitööd.
Mis on see reaalne ja praktiline kasu, mida ettevõtjad ja raamatupidajad raamatupidamise digiteerimisest võidavad?
Digiteerimisel on mitmeid kasusid. Esiteks võidab ettevõtja aega, mis tähendab, et jääb ära näiteks paberdokumentide lõputu kogumine ja üleandmine, kuna paberi asemel liiguvad dokumendid digitaalselt reaalajas. Majandustarkvara ja digiteerimise eesmärk on tööd lihtsamaks teha ning andmete sisestus ehk bürokraatia anda teha masinatele. Säästetud aega saab kasutada sisulisteks tegevuseks.
Teine oluline kasu on raha, sest väheneb andmete sisestamisega seotud vigade arv ja aeg, mis seni on kulunud vigade otsimisele ja kõrvaldamisele. Võidetud aega saab mõõta rahas ehk ettevõtja kasu on reaalne.
Kolmandaks on ettevõtja raamatupidamisandmed korrektsed ja jälgitavad. Pean silmas seda, et e-arve teenuse kasutajal on kogu aeg aktuaalne ja korrektne infovoog ja ülevaatlik pilt olukorrast.
Kui hästi on vastu võetud e-teenused Standard Booksi kasutajate seas?
Excellent võttis oma esimese masinloetava e-arve vastu juba 2006 aastal. E-arvetele hakati rohkem tähelepanu pöörama 2014. aastal, kuid peale riigipoolse nõude kehtestamist 2019. aastal kasvas see trend hüppeliselt. Kogu Excellenti kliendibaasist ca 15% kasutavad täna e-teenuseid. Meie roll on pakkuda kliendile paindlikku tarkvara koos rohkete võimalustega. Kui räägime e-arvetest, siis Standard Booksi puhul saab klient ise valida oma ettevõttele sobiva e-arvete operaatori. See on kliendi enda valik ja otsus, meie poolt piiranguid ei ole.
Me tõesti julgustame klienti olla avatud ja e-teenuseid proovida. Ega enne ei tea, kui ise pole veendunud. Tagasi saab alati minna, kuid üldjuhul ei ole selleks põhjust, sest veendutakse üsna kiiresti e-teenuste kasulikkuses ja küsitakse pigem, et miks ma seda küll juba varem ei ole teinud. Julgustame kasutama ära tarkvara kõiki võimalusi ja alati on olemas ka kasutajatugi, kui klient jääb hätta.
Mis on muutunud enne ja pärast CostPocketit?
Raamatupidaja tööpäevad olid väga pikad enne 18., 19. ja 20ndat kuupäeva. Ettevõtte omanikud sõitsid selleks kuupäevaks raamatupidaja juurde, kaasas kõik eelmise kuu paberarved ja -tšekid. Peale seda hakkas raamatupidajal väga kiire, et hiljemalt 20. kuupäeval käibemaksudeklaratsiooniga valmis jõuda.
Pärast CostPocketi kasutuselevõttu jõuavad dokumendid raamatupidajale jooksvalt ja väga tihti saab juba uue kuu alguses deklaratsioonidega alustada. Isegi, kui kõiki dokumente ei ole, saab pangast väljavõtte raamatupidamisse tõmmata ja sealt on uue kuu alguses kohe näha, millised dokumendid veel puudu on. Nii saab ennetada deklaratsiooni eelset dokumentide tagaajamist inimeste käest.
Lisaks saab raamatupidaja rohkem aega pühendada klientide nõustamisele, mis loob kliendile lisandväärtust.
Kas Excellenti ja Costpocketi tänased kliendid on kuidagi keskmiselt IT- või tehnoloogiateadlikumad?
Võib küll öelda, et osad olemasolevad kliendid on IT-teadlikumad ja on endale teadvustanud IT võimalusi ettevõtlusega seotud protsesside tõhustamiseks. Ettevõtja edukus on seotud IT-teadlikkusega, kuna uusi lahendusi tuleb pidevalt peale. Siiski on olemas väga suur hulk kasutajaid, kellel ei ole IT tuge ning siinkohal on meie kui teenuspakkujate roll neid aidata.
Millised on olnud teie klientide senised kõige suuremad väljakutsed raamatupidamise digiteerimisel?
Uute asjadega alustamiseks on vaja tahet, julgust ja pealehakkamist. Aga ka hirmude ületamist, mis on seotud teadmatusega ja ka sellega, et inimesed kardavad eksida. Samuti on vaja teha otsus, millist e-arve operaatorit valida ja kuna neid on päris mitmeid, siis valiku tegemine nõuab aega ja süvenemist. Samas võib öelda, et vanasti oli operaatori valik keerulisem, täna see enam nii ei ole. Tuleb valida oma ettevõtte vajadustest lähtuvalt.
Millised on esimesed sammud, mida ettevõtja peaks nüüd tegema, et teha algust raamatupidamise digiteerimisega?
Oluline on algust teha ja teha ära otsus digiteerida ära ettevõtte raamatupidamine ja hakata selles suunas tegutsema. Räägi ka nende ettevõtjatega ja küsi kogemusi neilt, kellel digiteerimine juba tehtud. Heaks alguseks annab inspiratsiooni, ideid ja praktilisi nõuandeid ka 23. novembril toimuv tasuta veebiseminar. Pane ennast kirja ja kasuta ära teiste kogemused!
23.11.2021 toimub tasuta veebiseminar
“Endiselt ei digiteeri?! Kes on pidur?”
Lisainfo ja registreerimine SIIN.
Tanel Pappel – Taneli teekond algas Excellentis ligi 6 aastat tagasi. Tanel alustas tugiliini konsultandina aidates kliente igapäeva soovidega, mis puudutas Standard Booksi programmi kasutamist. Huvi tarkvara kohta aina kasvas ning tänaseks on temast saanud arenduse analüütik. See tähendab, et tänaseks kuulub ta arenduse meeskonda ning igapäeva tööks on tarkvara disainimine arendamine. Tema eesmärk on pakkuda tarkvara ja teenuseid, mis ettevõtteid ja nende töötajaid päriselt aitab ning nende töökorraldust lihtsustab.
Joonas Sernjuk on CostPocketi asutaja. Kui veel aasta tagasi suutis Joonas kõikide klientide lood peast ära rääkida, sest oli iga kliendi isiklikult onboardinud. Tänaseks on CostPocketil juba nii palju kliente, et kõiki enam ei jõua ükshaaval läbi helistada. Nüüdseks seisab Joonas hea selle eest, et suuremate klientide erisoovidest tulenevad arendusprojektid saaksid tehtud. Lisaks on ta endiselt vastutav kõikide riikide klienditoe kvaliteedi eest. Enne CostPocketit käis Joonas USAs raamatuid müümas ja lõpetasin TalTechi bakalaureuse kraadi. Eestis oleme kasvanud nullist kliendist 4000 kliendini.
Loe pikemalt raamatupidaja.ee veebist
