HansaWorld
Books&ERP

 

 

 

 

The most powerful business
management software in
Estonia and Scandinavia

New possibilities

  • The new version of VAT change report KMD INF has a possibility of export to the Tax Board.
  • Our customers using cloud hosting will be able to use automaticupdates to server and client programmes.
  • Graphical business analytics reports on contact and article card.

 

Download the newest version

For desktop computers

Hansaworld WindowsHansaworld Maclinux1

For mobile phone / tablet

Hansaworld Windows mobileHansaWorld AndroidHansaWorld iPhone

All the operations of the company on your palm!

Click on an area to see how HansaWorld business management software can help you.

Blog

  • Kristel Tohver
    Kristel Tohver
    4.9.2017 Kinnisvaramoodul jagab elu- ja äripindade kulud hetkega arveteks

    Iga hoone haldamise ja omamisega tekivad erinevad kulud, nagu näiteks prügiveo-, kütte-, haldus- ja hooldus-, elektrienergia- ja veekulud. Enamasti jagatakse need pinna, inimeste arvu, ühikute, näitude või normkulu alusel erinevate maksjate vahel, milleks kasutatakse sageli veel Excelit või lihtsalt paberit-pliiatsit. Mõlemad on arvete väljastamiseks küll toimivad lahendused, mis aga osutuvad sageli keskmisest ajamahukamaks ning kust on ka sisse sattunud vigade märkamine keerukam. Seda eriti, kui elanikke või üürnikke on kinnistul palju.

    Kulude jagamiseks ja paremaks haldamiseks rentnike vahel on Excellent Business Solutionsil olemas oluliselt lihtsam, läbipaistvam ja aega säästvam lahendus, mis on sobilik nii ühistule kui ka erinevate rendipindadega seotud ettevõtetele. Täpsemalt tutvustab kinnisvaramoodulit Excellenti vanemkonsultant Kristel Tohver.

    Excellenti pilvepõhise Booksi äritarkvaras on kinnisvaraomanike ja ühistute jaoks loodud eraldi kinnisvaramoodul just kommunaal- ja üüriarvete automaatseks jagamiseks. Mooduli kasutamisel tuleb selle esmakordsel seadistamisel määrata ära kõik vajalikud parameetrid, mida tarkvara kasutajalt küsib – pinna suurus, selle jagunemine erinevateks ruumideks, elanike/üürnike arv ja erinevad kululiigid. Sealt edasi tegutseb tarkvara juba iseseisvalt, arvutades välja kulu igale elanikule, jättes kasutajale vaid andmete sisestamise vaeva. Kui igakuistele arvetele peaks näiteks talvekuudel lisanduma arve lume­lükkamise eest, jaguneb see sarnaselt teistele kuludele samuti automaatselt kõigi maksjate vahel.

    "Programm vähendab oluliselt kinnisvaraomanike ja ühistu juhatuse igakuist töömahtu.”

    Selline programm vähendab oluliselt kinnisvaraomanike ja ühistu juhatuse igakuist töömahtu, sest lisaks auto­maatsele arvutusmehhanismile on automaatselt koostatud arved juba äritarkvaras, mis omakorda e-arved vajadusel otse kliendi internetipanka saadab. Lisaks võimaldab see ühistu juhatusel või kinnisvaraomanikul saada ühe nupuvajutusega detailne ülevaade kulude jagunemisest ja hetkeseisudest.

    Booksi kinnisvaramooduli efektiivsus on seda suurem, mida rohkem on erinevaid kululiike, kortereid või üüripindu, kuid hoiab aega kokku ka väiksemate tegevusmahtude puhul. Miks kulutada aega igal kuul 10 erineva pinnaga rentniku vahel 10 erineva arve jagamiseks, kui saab kasutada usaldusväärset ja kiiret automaatsüsteemi ning oma elu tunduvalt lihtsamaks ja veavabaks teha?

    Välistab lunavararünnakud

    Viimastel aastatel on Excellent pööranud oma põhitähelepanu tarkvara standardlahenduste funktsionaalsusele ja kasutajamugavusele, et pakkuda oma klientidele paremat ja lihtsamat kasutajakogemust. Iga programm on tõeliselt hea vaid siis, kui inimesed tahavad seda kasutada ning see tööd lihtsustab ja muudab seda tõhusamaks nii aja kui ka muu ressursi poolest. Lisaks standardlahendustele loob Excellent enda äritarkvara kasutajatele ka vastavalt vajadustele kohandatud tarkvaralahendusi. Nii saab kasutaja koostöös Excellentiga luua täpselt enda vajadustele vastava tarkvaralahenduse, mis võtab arvesse tema äri­spetsiifikat ja tegevusvaldkonda. Tänane nutiajastu ja mõned ekstreemsed näited viirustest ja häkkeritest on teinud inimesed majandustarkvarade suhtes tavapärasest ettevaatlikemaks.

    Kuna pilvepõhine Books töötab kõigis tuntud operatsioonisüsteemides, sh Linux ja Mac, ning ei kasuta ka andmebaasi jaoks kõrvalisi tarkvarasid, välistab see Excellenti klientide jaoks lunavararünnakud. Isegi siis, kui arvutiga midagi juhtub, säilivad tarkvaras olevad andmed ettevõtte andmebaasimootoris ning on kohe kasutusvalmis, kui kasutaja mõnest teisest arvutist sisse logib. Seega on Excellenti kliendid enamiku viiruste vastu kaitstud paremini kui teiste tarkvarade kasutajad.

  • Ele-Riin Raudsepp
    Ele-Riin Raudsepp
    16.8.2017 Kuidas tunda ära tõeliselt head kliendihaldustarkvara ehk CRMi?

    Kliendihaldustarkvara on vajalik tööriist igale ettevõttele, kelle kliendisuhete juhtimine vajab järjepidevat tähelepanu, soovides seejuures pakkuda enda klientidele ka rohkemat kui pelgalt arveid e-kirja teel. Äritegevus muutub aina kliendikesksemaks, mistõttu oodatakse müüjatelt ja teenusepakkujatelt kliendi muredega kursisolekut, pakkudes neile kiireid lahendusi ning personaalset lähenemist. Kuidas kliendihaldustarkvara siin aitama peaks, selgitab Excellent Business Solutionsi projektijuht Ele-Riin Raudsepp.

    Kuigi äritarkvara Books on Eestis tuntud, teatakse seda enamasti kui raamatupidamistarkvara. Tegelikult pakub Books kasutajale oluliselt rohkem võimalusi, millest raamatupidamine on vaid üks väike, kuid oluline osa. Lisaks ärijuhtimise numbrilisele poolele aitab Books hoida silma peal ka kliendisuhetel, pakkudes ülevaadet kõigist kliendiga seotud toimingutest. Booksi finantsjuhtimiseks ja raamatupidamiseks kasutavatel ettevõtetel ei ole seega vaja kliendihalduseks võtta kasutusele eraldiseisvat tarkvara. Books teeb ka selle töö ettevõtte jaoks ära.

    Ei ole ettevõtet, kelle jaoks kliendisuhted ei oleks olulised, mistõttu on kliendihalduseks mõeldud tarkvara kasulik enamusele ettevõtetest. Isegi kui 1–2 töötajaga mikroettevõttes tarkvarast justkui puudust ei tunne, siis tasub ettevõtte tegevusmahtude kasvamisel kaaluda varakult kuhu oma aega investeerida. Mida varem kliendiga seotud toimingud ühte kohta koondada, seda mugavam on hiljem.


    "Ettevõtte kliendihaldus on täpselt nii hea, kui kvaliteetsed on tarkvarasse sisestatud andmed.”

    Hea kliendihaldustarkvara hõlmab endasse info kõigi klienditoimingute kohta: kontaktandmed, lepingud ja muud dokumendid, tehtud või koostamisel olevad pakkumised, kirjavahetus, telefonikõned ning väljastatud kaubad jpm. Kõik info on ühtmoodi mõistetav ja kiirelt leitav, andes ettevõtte uutele töötajatele või puhkusel olevate inimeste asendajatele võimaluse end kliendiga kiirelt kurssi viia.

    Kliendiajalugu hõlmab endas seega kõike kliendiga seonduvat. Kui klient helistab, teab vastas olev inimene, kellega ta räägib. Ühtlasi on tal ülevaade kliendiga seonduvast ning pooleli olevatest asjadest. Nii teab ta näiteks, et kliendile on tulemas homme tehnik, kes eile katkise auto tõttu tulemata jättis. Ja kui kõne tuleb mõnelt muult numbrilt, saab selle hõlpsasti ettevõtte kontaktikaardile lisada. Samuti saab kõne alustada otse programmist, jättes vahele numbrite ükshaaval tüütu sisestamise telefoniekraanile.

    Booksi äritarkvara annab kliendist 360kraadise ülevaate. Sealt näeb, millist tüüpi kliendiga on tegu, milliseid tooteid-teenuseid ta kasutab, kelle nimele on saadetud arved ning kas need on makstud, millised lepingud on temaga sõlmitud ja sõlmimisel, kusjuures kõiki dokumente ja arveid saab koheselt sealsamas programmis avada. Olemas on ka otsingu- ja filtreerimissüsteem, kust saab vaadata, kellega on seni suheldud, milliseid teenuseid talle on osutatud või kui palju on kokkupuuteid olnud mingil ajaperioodil. Lisaks saab programmist otsida uue kliendi andmeid ning ühe nupuvajutusega täita kliendikaardi, mis töötaja jaoks tähendab oluliselt aja kokkuhoidu.

    Laitmatu kliendihalduse alus on korralik andmebaas

    Ettevõtte kliendihaldus on täpselt nii hea, kui kvaliteetsed on tarkvarasse sisestatud andmed. Seejuures kasutajad vastutavad selle eest, et kliendihaldus toimiks ja vajalik info talletuks. Kui kasutajad toiminguid ei talleta, siis see ettevõtte kliendihaldust ei päästa.

    Booksis on kliendi müügijuhtimisel oluline roll täita ka müügitorul. See on müügiinimese peamine töövahend, mis koondab endas kõike, mis müügitööks vajalik. Müügitoru jaguneb vastavalt kasutaja soovile ja loogikale veergudeks ehk faasideks. Näiteks võivad esimeses veerus olla kliendid, kellega on esimene kontakt tehtud ja vaja edasi suhelda. Kui pakkumine on tehtud, tõstetakse klient järgmisse, ooteveergu. Kui ettemaksuarve on tehtud, saab kliendi taas edasi tõsta. Seejuures saab müügitorus märkida oma järgmisi tegevusi erinevate värvidega: halli märkega klientidega tuleb ühendust võtta tulevikus, rohelistega täna ning punastega tuli suhelda eile. Müügitoru on kalendripõhine ning kõik kuupäevad muutuvad seal automaatselt.

    Kõigist tegevustest, mida kasutaja Booksi müügitoru kliendibaasis teeb, jääb automaatselt jälg ka kliendi ajalukku. Samade andmete alusel toimub ka kliendile arve väljastamine – kui töötajad on kalendrisse pannud kirja, et kliendi tarkvara programmeerimiseks kulus neil ühel päeval viis ja teisel kuus tundi, ei pea nad neid arve enam uuesti kuhugi edastama, sest programm teeb seda nende eest.

    Suurim erinevus Booksi kliendihaldustarkvara puhul ongi see, et infot sisestatakse üks kord ning seda saab kuvada erinevates vajalikes kohtades. Kogu programm on integreeritud – kõik muudatused on kohe reaalajas kõigile asjaosalistele nähtavad. Lisaks saab iga programmi kasutaja kohandada seda enda eelistustele vastavalt. Nii kuvatakse ühed ja samad andmed erinevalt näiteks müügimeeste ja müügidirektori arvutiekraanil.

  • Kristiina Nurmsalu
    Kristiina Nurmsalu
    12.7.2017 Kas Sinu tarkvara on parooliga kaitstud?

    Töötame pidevalt selle nimel, et meie klientide andmed ja informatsioon oleksid pilves hästi kaitstud. Turvalise keskkonna loomisel on aga oluline panus anda ka klientidel endil. Selleks tuleks luua tugev paroolikaitse nii tarkvarale kui ka seadmele, kust seda kasutatakse.

    Loo parool enda tarkvarale

    Meie klientide seas on mitmeid, kes ei ole enda tarkvara parooliga kaitsnud. Juhime tähelepanu, et see ei ole turvaline. Parooli loomine on oluline esimene samm, mida igaüks ise oma tarkvara ja andmete kaitsmiseks teha saab. Seejuures ei ole vahet, kas tegemist on arvutis või pilves paikneva tarkvaraga. 

    Lisaks tarkvarale kaitse ka seadet

    Pilve üheks mugavuseks ja eeliseks on mitmekülgne ligipääs tarkvarale – sisse saab logida mitmest seadmest, mida võivad kasutada mitu erinevat inimest. Olgu see siis kodus või kontoris kasutatav arvuti või nutiseade. Tegemist on üsna tavapärase praktikaga. See aga võib viia olukorrani, kus ettevõtte majandusandmetele, infole ja tundlikule keskkonnale võivad kergemini ligi pääseda kolmandad isikud.
    Sellise olukorra vältimiseks soovitame kõigil meie klientidel luua lisaks tarkvarale paroolikaitse ka enda arvutile või nutiseadmele, milles tarkvara kasutatakse. See vähendab oluliselt riski, et tarkvarale pääseks ligi keegi soovimatu. Excellenti konsultantide kogemus näitab, et tihti ei ole kasutajatel programmi sisenemiseks parooli loodud või on parool väga nõrk. Üks halb näide on, kui kasutajanimi ja parool on identsed.

    Selleks soovime anda mõned nõuanded, millest parooli valimisel ja tarkvara kaitsmisel lähtuda:

    • Arvutile ja tarkvarale ei tohi luua ühesugust parooli. Sama või sarnane parool vähendab turvalisust ja topeltkaitse mõttekust.
    • Head parooli iseloomustab tähtede, numbrite ja sümbolite kombinatsioon. Alati ei ole tugeva parooli eelduseks selle pikkus, vaid selle keerukus. Kasutada tuleks võimalikult keerukat märkide kombinatsiooni, mida on raske ära arvata.
    • Kasutajatunnust ei tohi kasutada paroolina. Üks levinumaid vigasid on kasutajatunnuse ja parooli liigne sarnasus või hoopis sama kombinatsiooni kasutamine. Neid kaht tuleks hoida võimalikult erinevatena.
    • Parooli ei tohi jagada. Hea ja tugeva parooli loomise mõte seisneb selles, et see loob ligipääsu vaid valitud osapooltele. Ära jaga seda inimestega, kellele parooli taga olev info vajalik ei ole.
    • Parooli tuleb uuendada regulaarselt. Parooli ei pea vahetama tihti, kuid selle tugevust ja eesmärki silmas pidades võiks aeg-ajalt mõelda, kas tegemist on parima võimaliku parooliga.

    Turvalise keskkonna pilves asuvale infole saame luua vaid koostöös. Julgustame kõiki meie kliente kontrollima, kuidas on kasutatavas arvutis tarkvara paroolidega kaitstud. Lisaks soovitame üle vaadata, kuidas on kaitstud seade, milles tarkvara kasutatakse.

    Juhised programmis parooli muutmiseks leiad siit.