Riigi soov oleks juba järgmise aasta algusest kehtestada kohustuslik e-arveldamine kõikidele raamatupidamiskohustuslastele (seni olid e-arved kohustuslik vaid riigiasutustele). Avalik sektor e-arveldab juba aastast 2014, kuid erasektoris toimub digihüpe e-arvetele väga vaevaliselt. Miks see nii on, seda uuris Sisekaitseakadeemias kaitstud lõputöös Crystal Nugis.
Miks e-arveid ei saadeta?
Põhjuseid, miks erasektor nii visalt e-arveldamisest hoidub, tuli välja mitmeid. Ühe takistusena oli välja toodud finantsilised tegurid. Ettevõtja võib leida, et e-arvete kasutuselevõtuga seotud kulud on liiga suured, kuna iga e-arve väljastamise ja vastuvõtmise eest tuleb tasuda operaatorile teenustasu, mis võib tunduda liiga kõrge.
Kõige enam pärsib e-arvete laialdasemat kasutuselevõttu aga digikartlikkus ja digipädevuse puudumine. Vanemad juhid ja/või raamatupidajad on tihtid konservatiivsed ja eelistavad teha asju vanamoodsalt. Isegi kui raamatupidajad sooviksid e-arved kasutusele võtta, siis ei kinnita konservatiivne juhtkond ettevõtet äriregistris e-arvete vastuvõtjana.
Takistusena toodi välja ka asjaolu, et lisaks e-arvele saadetakse ka PDF arve e-postile, mis tekitab lisatööd ja segadust raamatupidajatele. Rõhuti ka sellele, et kliendid ei saa e-arvete kasulikkusest aru. Paraku jäädakse pidama arvete saatmise ja vastuvõtmise juurde ning muude süsteemide sealjuures automatiseerimine jäetakse tahaplaanile.
Vähem haldamist ja käsitsitööd
Nugise lõputööst tuli välja, et paberipõhiste arvete kasutamisest automatiseeritud arveldamisele liikumisega kaasneb ettevõtte jaoks terve rida kasusid. Näiteks vähem haldustegevusi, mis omakorda vähendab ka kulutusi ja pakub ajasäästu. Elektrooniliste arvete automatiseerimisega saavad kasu kõik osapooled. Tulemuseks on säästetud aeg ning arvete heakskiitmise palju sujuvam protsess. Lisaks eelmainitule likvideeruvad nn “kadunud” arved. Paberkandjatele koostatud arved võivad kergesti heakskiidu protsesside käigus kaduma minna, mis omakorda mõjutavad tarnijatele tehtavaid makseid.
E-arveldamine võib kardetud kulukuse asemel tuua ettevõttele hoopis kulusäästu. Paberarve printimine, foto kopeerimine, arvete postitamine ning nende edasine hoiustamine ja arhiveerimine võib osutuda hoopis kulukamaks, kui kõik need toimingud teha ära automaatselt ja digitaliseeritult.
Tarkvara pakkujad on valmis ja loomulikult ka Standard Books!
Töös uuriti tarkvarapakkujatelt, kas nad on valmis plahvatuslikult suurenevaks töömahuks, kui riigi plaan juba uuest aastast e-arvetele üle minna teoks saab. Kõik intervjueeritud e-arveoperaatorid ja majandustarkvarade pakkujad kinnitasid oma valmisolekut töömahu suurenemiseks.
Excellenti raamatupidaja Marianne Reinsoo jagab enda kogemusel põhinevaid soovitusi, miks peaksime e-arveid kasutama ning kuidas see lihtsustab raamatupidajate tööd.
- Mugavus ja aja kokkuhoid: E-arvete digiteerimine lihtsustab ostuarvete sisestamist, kuna programm koostab uue kontakti, mida saab siduda nii konto kui objektiga. See vähendab käsitsi tehtavate toimingute hulka.
- Automaatne info uuendamine: Ostuarvelt saadakse vajalik info arve tasumiseks, isegi kui tarnija pangarekvisiidid on muutunud. See on eriti mugav püsikulude puhul, mis lähevad igakuiselt samale kontole ja/või objektile.
- Lihtne müügiarvete saatmine: Müügiarveid saab programmist välja saata arve kaardi kinnitamisega, ilma et oleks vaja eraldi e-kirju manustega saata. See võimaldab märkimisväärset aja kokkuhoidu.
- Mitmekesised saatmisvõimalused: Erinevad teenusepakkujad võimaldavad saata e-arveid lisaks e-arvetele ka internetipanka ja e-posti aadressile, pakkudes paindlikke lahendusi.
Excellent on igatahes valmis e-arvete kasutuse hüppeliseks tõusuks ning kinnitab, et Standard Booksis on operaatorite valik lai ja ei ole mingit põhjust, miks kliendid ei võiks juba täna e-arveid kasutada.
Kui oled hetkel raamatupidamistarkvara otsingul, siis võta meiega ühendust ning proovi Standard Booksi tasuta!
