Digitaalne raamatupidamine on paberivaba raamatupidamine. See tähendab, et ostuarved, müügiarved, kuludokumendid, aga ka lepingud, aktid, kliendiinfo ja vajadusel muud dokumendid ei liigu ega säili mitte paberil, vaid asuvad digitaalselt äritarkvaras või mõnes muus pilves olevas keskkonnas. Jääb ära igasugune dokumentide väljaprintimine ja käest-kätte toimetamine. Elektroonilises keskkonnas asuvatele andmetele saavad kõik ligi täpselt oma ametikohale vajalikus ulatuses.
Oluline on mõista, et digitaalne dokument on täpselt sama õigusliku jõuga, kui allkirjaga paber. See nõuab kindlasti ümberharjumist ning mõtteviisi muutust. Arvetel ja eriti ostutšekkidel võib tekst ajaga tuhmuda – digitaalse dokumendiga seda muret ei ole.
Elu sunnib muutuma
Eestis astuti suur samm digitaalse raamatupidamise suunas 1. juulil 2019. Sel kuupäeval läksid kõik avaliku sektori asutused üle elektroonilisele raamatupidamisele ning hakkasid vastu võtma arveid vaid e-arve kujul. Siinkohal on hea meenutada, et e-arve ei ole mitte meili teel saadetud pdf-fail, vaid xml-formaadis fail, mis liigub infosüsteemide vahel. Selline riigi samm pani paljud ettevõtted tegutsema. Valik oli lihtne – kui soovid avaliku sektori asutusele arvet saata, tuleb luua võimekus e-arvete saatmiseks.
2020. aasta kevad on kogu maailmas pöördeline. Koroonaviiruse kontrolli alla saamisest tingitud meetmed nõuavad kõigilt inimestelt varasemaga võrreldes teistsugust käitumist. Varem võis ettevõtete tööprotsessis tihti kohata järgmist jada – prindid arve välja, viid selle juhi kätte allkirjastamiseks, seejärel viid arve raamatupidaja lauale. Vajadus sotsiaalsed kontakte vähendada ja vältida toob kaasa kindlad muutused ning arvete ja muude dokumentide digitaalne käsitlemine muutub praktiliselt vältimatuks.
Tehniliselt on suurem osa raamatupidajatele mõeldud tarkvarasid e-lahendusteks valmis ning liidestused e-arve teenusepakkujatega ning pankadega olemas.
E-arvete saatmine
E-arvete saatmiseks on vaja sõlmida leping e-arvete operaatoriga. Neid on Eestis mitmeid, näiteks Omniva, Fitek, Telema, Envoice jt. Mõned tarkvarad on seotud konkreetse operaatoriga, kuid näiteks Standard Booksi äritarkvara kasutades saad ise e-arve operaatorit valida.
Põhimõtteliselt ei ole e-arve saatjal vaja muud teha, kui oma äritarkvaras arve koostada. Operaatori vahendusel jõuab see teise ettevõtte äritarkvarasse ning arve saaja võib ühe nupuvajutusega suunata arve panka maksmisele. E-arvete operaatorite infosüsteemid on omavahel ühenduses. Kui ettevõtte klient või koostööpartner on seotud mõne teise operaatoriga, siis jõuab e-arve ühelt operaatorilt otse teisele ja sealt edasi kliendini. Mõne operaatori puhul saab valida, kas arve tuleb kliendile e-arvena infosüsteemi või internetipanka, pdf-failina e-posti aadressile või paberil postkasti.
Lähitulevikus hakkab näiteks Excellenti äritarkvara Standard Books kuvama iga ettevõtte arve ja kontaktkaardi juures ka seda infot, kas ettevõte võtab e-arveid vastu või mitte.
Kui sinu klient ei võta veel e-arveid vastu, siis tuleb arve siiski pdf-i kujul välja saata. Suurem osa raamatupidamistarkvarasid teeb sedagi liigutust automaatselt. Näiteks Standard Booksi äritarkvaras saad sellisel juhul kõik päeva müügiarved ühe korraga päeva lõpus teele saata.
Teavitamine on tähtis
Anna oma koostööpartneritele ja klientidele teada, et soovid saada ja saata e-arveid. Kui sinu ettevõttes on juba toimiv e-arvete saatmise ja vastuvõtmise süsteem olemas, siis on väga mõistlik sellest selgesõnaliselt teavitada. Näiteks võib lisada e-arvete info müügiarvele või informeerida oma koostööpartnerid otsepostiga.
Mõnikord võib juhtuda nii, et uus tehniline lahendus on valmis, kuid inimesed toimivad harjumusest ikka vanamoodi. Praegusel ajal, kus väga palju töötatakse kodukontorites, on siiski mitmeid põhjusi, et uutmoodi asjaajamisega harjuda.
E-arvetele üleminekul ei ole vähetähtis ka keskkonna aspekt. Paberi kokkuhoid saab olema märkimisväärne ning seda on paljud ettevõtted turundussõnumina tööle pannud.
Millest alustada raamatupidamise digitaliseerimist?
- Vali e-arvete operaator
- Sõlmi operaatoriga leping
- Tee tarkvaras vajalikud seadustused
- Teavita oma koostööpartnereid
- Hakka e-arveid kasutama
Arvete ja tšekkide digitaliseerimine
Paberil arveid ja tšekke on üsna hõlpsalt võimalik digitaliseerida. Pdf-failide digitaliseerimise teenust pakuvad mitmed e-arve operaatorid. Näiteks saadetakse sinu ettevõttele pdf-formaadis arve. E-arve operaatori digitaliseerib selle ning sinu programmi jõuab xml-fail nagu e-arve puhulgi.
Pabertšekkidega on vaja astuda kaks sammu – tšeki ülespildistamine ja digitaliseerimine. Sedagi teenust pakuvad mitmed ettevõtted ning on loodud ka vastavaid telefoniäppe. Tulemus on igal juhul sama – vajalik info jõuab digitaalsel kujul otse ettevõtte tarkvarasse.
Millist infot saab veel digitaliseerida?
Sõltuvalt ettevõtte tegevusvaldkonnast ja tööprotsessidest võib äritarkvara sisaldada suurt hulka eri tüüpi dokumente ja andmeid. Digitaalsele raamatupidamisele üle minnes tuleb vaadata oma äri terviklikult ning teha vajalikud otsused mida ja kuidas digitaliseerida. Näiteks saad digitaalselt säilitada kõiki lepinguid ja akte ning siduda need vajadusel konkreetsete arvetega. Samuti võib äritarkvara sisaldada kogu kliendiinfot alates kontaktandmetest ja saadetud pakkumisest kuni viimase telefonisuhtluse detailideni. Kui keegi ettevõtte töötajatest näiteks haigestub, siis saab töö jätkuda ning ükski oluline dokument või infokild ei ole selle töötaja arvutis „peidus“. Kogu töötamiseks vajalik info on äritarkvaras nähtav just nendele inimestele, kes seda infot vajavad.
Selliseid lahendusi võimaldavad paljud programmid ning Standard Booksis saab seda valdkonda eriti detailselt lahendada. Sa lihtsalt ehitad kogu oma raamatupidamise digitaalselt üles koos kõigi vajalike dokumentide ja kaustadega. Nii hakkab ka raamatupidamise arhiiv säilima elektrooniliselt. Lõpuks juhtub see, et printerit läheb ettevõttes tarvis üsna harvadel juhtudel.
Mõned äritarkvarad pakuvad lisamugavusi
Äritarkvara valik sõltub kindlasti sinu ettevõtte suurusest ja tegevusalast. Mõnel juhul saad koondada ühte tarkvarasse kokku enam funktsioone ning sa ei vaja mitut erinevat keskkonda. Näiteks on Standard Booksi äritarkvarasse võimalik üle viia kogu ettevõttesisene meilisuhtlus. Kõik tööks vajalikud dokumendid ning sisekommunikatsioon on hõlpsalt leitav ja asub ühes kohas koos. Sellised lahendused toetavad kontaktivabalt töötamist ning samas on vajalik ja oluline info kõigile kogu aeg kättesaadav.
Töötades näiteks aruannetega, toimub info muutmine ja saatmine ühe ja sama programmi sees. Ei ole vaja töös olevat aruannet eraldiseisvaks kinniseks failiks muuta. Üks inimene alustab programmis aruandega tööd, teine saab vajadusel muuta parameetreid ja jätkata sama aruande kallal tegutsemist.
Digitaalse raamatupidamise plussid
1) Aja kokkuhoid. Raamatupidaja ei pea enam tegema andmesisestaja tööd, kuna info jõuab otse programmi õigetele väljadele.
2) Vähem vigu. Käsitsi andmete sisestamisel tekib alati rohkem vigu. Kui dokument liigub digitaalselt, siis neid ei teki.
3)Info kättesaadavus. Raamatupidaja, finantsjuht, ettevõtte juht, aga ka müügitöötajad, portfellihaldurid, klienditoe üksuse töötajad jt – kõik on endale vajaliku teabega kogu aeg kursis. Kasu tekib sellest, et info koondub ühte keskkonda kokku ning on kiiresti leitav.
4)Turvalisus. Paber võib koltuda ning vees või tules hävida. Digitaalselt säilitatud infoga seda ei juhtu. Sul on valida, kas kasutada tarkvara pilves või laadida programm oma arvutitesse. 99% Standard Booksi kasutajaid laeb programmi oma arvutisse ning meie hinnangul on see viis ka kõige turvalisem.
Kuidas minna üle digitaalsele raamatupidamisele?
Digitaalsele raamatupidamisele üleminekuks on esmalt vaja konkreetset plaani. Tuleb läbi mõelda, millist infot täpselt on vaja ettevõttes digitaliseerida – müügiarved, ostuarved, aktid, lepingud, kulutšekid jne. Samuti tuleb paika panna, mis kuupäevast alates soovitakse raamatupidamisega digitaalseks minna. Keskmise suurusega ettevõttes on mõistlik määrata projektijuht, kes suhtleb erinevate osapooltega ning lahendab digitaalsele raamatupidamisele ülemineku käigus ettetulevad küsimused.
Artikkel on leitav raamatupidaja.ee keskkonnast.
Kokkuvõttev video samal teemal raamatupidamisbüroode konverentsil: Kasumlik Kasv 2020 on leitav siit
