Ele-Riin Raudsepp Ele-Riin Raudsepp
Kolmapäev, 16 August 2017

Kuidas tunda ära tõeliselt head kliendihaldustarkvara ehk CRMi?

 

Kliendihaldustarkvara on vajalik tööriist igale ettevõttele, kelle kliendisuhete juhtimine vajab järjepidevat tähelepanu, soovides seejuures pakkuda enda klientidele ka rohkemat kui pelgalt arveid e-kirja teel. Äritegevus muutub aina kliendikesksemaks, mistõttu oodatakse müüjatelt ja teenusepakkujatelt kliendi muredega kursisolekut, pakkudes neile kiireid lahendusi ning personaalset lähenemist. Kuidas kliendihaldustarkvara siin aitama peaks, selgitab Excellent Business Solutionsi projektijuht Ele-Riin Raudsepp.

Kuigi äritarkvara Books on Eestis tuntud, teatakse seda enamasti kui raamatupidamistarkvara. Tegelikult pakub Books kasutajale oluliselt rohkem võimalusi, millest raamatupidamine on vaid üks väike, kuid oluline osa. Lisaks ärijuhtimise numbrilisele poolele aitab Books hoida silma peal ka kliendisuhetel, pakkudes ülevaadet kõigist kliendiga seotud toimingutest. Booksi finantsjuhtimiseks ja raamatupidamiseks kasutavatel ettevõtetel ei ole seega vaja kliendihalduseks võtta kasutusele eraldiseisvat tarkvara. Books teeb ka selle töö ettevõtte jaoks ära.

Ei ole ettevõtet, kelle jaoks kliendisuhted ei oleks olulised, mistõttu on kliendihalduseks mõeldud tarkvara kasulik enamusele ettevõtetest. Isegi kui 1–2 töötajaga mikroettevõttes tarkvarast justkui puudust ei tunne, siis tasub ettevõtte tegevusmahtude kasvamisel kaaluda varakult kuhu oma aega investeerida. Mida varem kliendiga seotud toimingud ühte kohta koondada, seda mugavam on hiljem.


"Ettevõtte kliendihaldus on täpselt nii hea, kui kvaliteetsed on tarkvarasse sisestatud andmed.”

Hea kliendihaldustarkvara hõlmab endasse info kõigi klienditoimingute kohta: kontaktandmed, lepingud ja muud dokumendid, tehtud või koostamisel olevad pakkumised, kirjavahetus, telefonikõned ning väljastatud kaubad jpm. Kõik info on ühtmoodi mõistetav ja kiirelt leitav, andes ettevõtte uutele töötajatele või puhkusel olevate inimeste asendajatele võimaluse end kliendiga kiirelt kurssi viia.

Kliendiajalugu hõlmab endas seega kõike kliendiga seonduvat. Kui klient helistab, teab vastas olev inimene, kellega ta räägib. Ühtlasi on tal ülevaade kliendiga seonduvast ning pooleli olevatest asjadest. Nii teab ta näiteks, et kliendile on tulemas homme tehnik, kes eile katkise auto tõttu tulemata jättis. Ja kui kõne tuleb mõnelt muult numbrilt, saab selle hõlpsasti ettevõtte kontaktikaardile lisada. Samuti saab kõne alustada otse programmist, jättes vahele numbrite ükshaaval tüütu sisestamise telefoniekraanile.

Booksi äritarkvara annab kliendist 360kraadise ülevaate. Sealt näeb, millist tüüpi kliendiga on tegu, milliseid tooteid-teenuseid ta kasutab, kelle nimele on saadetud arved ning kas need on makstud, millised lepingud on temaga sõlmitud ja sõlmimisel, kusjuures kõiki dokumente ja arveid saab koheselt sealsamas programmis avada. Olemas on ka otsingu- ja filtreerimissüsteem, kust saab vaadata, kellega on seni suheldud, milliseid teenuseid talle on osutatud või kui palju on kokkupuuteid olnud mingil ajaperioodil. Lisaks saab programmist otsida uue kliendi andmeid ning ühe nupuvajutusega täita kliendikaardi, mis töötaja jaoks tähendab oluliselt aja kokkuhoidu.

Laitmatu kliendihalduse alus on korralik andmebaas

Ettevõtte kliendihaldus on täpselt nii hea, kui kvaliteetsed on tarkvarasse sisestatud andmed. Seejuures kasutajad vastutavad selle eest, et kliendihaldus toimiks ja vajalik info talletuks. Kui kasutajad toiminguid ei talleta, siis see ettevõtte kliendihaldust ei päästa.

Booksis on kliendi müügijuhtimisel oluline roll täita ka müügitorul. See on müügiinimese peamine töövahend, mis koondab endas kõike, mis müügitööks vajalik. Müügitoru jaguneb vastavalt kasutaja soovile ja loogikale veergudeks ehk faasideks. Näiteks võivad esimeses veerus olla kliendid, kellega on esimene kontakt tehtud ja vaja edasi suhelda. Kui pakkumine on tehtud, tõstetakse klient järgmisse, ooteveergu. Kui ettemaksuarve on tehtud, saab kliendi taas edasi tõsta. Seejuures saab müügitorus märkida oma järgmisi tegevusi erinevate värvidega: halli märkega klientidega tuleb ühendust võtta tulevikus, rohelistega täna ning punastega tuli suhelda eile. Müügitoru on kalendripõhine ning kõik kuupäevad muutuvad seal automaatselt.

Kõigist tegevustest, mida kasutaja Booksi müügitoru kliendibaasis teeb, jääb automaatselt jälg ka kliendi ajalukku. Samade andmete alusel toimub ka kliendile arve väljastamine – kui töötajad on kalendrisse pannud kirja, et kliendi tarkvara programmeerimiseks kulus neil ühel päeval viis ja teisel kuus tundi, ei pea nad neid arve enam uuesti kuhugi edastama, sest programm teeb seda nende eest.

Suurim erinevus Booksi kliendihaldustarkvara puhul ongi see, et infot sisestatakse üks kord ning seda saab kuvada erinevates vajalikes kohtades. Kogu programm on integreeritud – kõik muudatused on kohe reaalajas kõigile asjaosalistele nähtavad. Lisaks saab iga programmi kasutaja kohandada seda enda eelistustele vastavalt. Nii kuvatakse ühed ja samad andmed erinevalt näiteks müügimeeste ja müügidirektori arvutiekraanil.

Blogipostitused